不管是生活中还是工作中，我们总免不了要给朋友或者同事寄封邮件或者发个文件什么的。很多人发文件、寄邮件都非常的随意。比如一起出去玩的朋友，拍了照片要传给对方。由于现在微信、QQ特别方便，于是很多人就顺手把选中的文件往对话框里一拉，随后无数照片刷屏出现。如果你是接收方，要一张一张保存大量图片，会不会有点吐血呢？

其实发邮件和文件也是件需要技巧的事。通常来说，一个人收到邮件或者文件的时候可能会做3件事：1、查看，2、保存，3、修改。所以，我们的注意事项就是从这3个方面的需求入手。

首先说说查看吧。查看可以分为查看名字和查看内容，这里有3点需要注意。

1、注意优化你的文件名

不管你是收到邮件或者文件，第一眼我们看到的肯定是邮件名或文件名。所以，一个能让对方看到就知道大概内容的名字很重要。

我们经常会收到很多垃圾邮件，于是有些人看到莫名其妙的邮件名字可能是不会点开的。比如你填了个【日期】作为邮件名，或者命名为【你好】之类的，谁能猜到是什么呀。

而如果是发文件的话，有些人保存就直接是文档1、新建文件2，这类的名字。对方是需要打开才能知道具体内容的，所以保存的时候也不方便改名字。如果对方没空马上看，很可能等忙完回来已经找不到文件了。

也许你会说，你给对方发文件前肯定是沟通过的呀。但是我们一般接收文件的习惯，就是直接保存而不会去改名字，而且你并不能确保对方是即时查看的。如果你给对方发的不止一个文件，没有及时整理的话，很可能就会造成混乱，很难找到想要的文件。

所以，一个让人一目了然的好名字，既能让人一眼知道大概内容，及时查看，也能避免接收到的文件淹没在电脑大量的文件中不知所踪。

2、注意你的文件格式

看完名字，你可能就会查看内容了，这里你可能还需要注意下你的文件格式。如果对方是电脑接收，自然一般格式都能打开。但是如果对方是手机接收的话，有些文件格式没有下载相应的APP是打不开的，这样就会给接收人的阅读带来麻烦。

所以，事先要考虑下对方可能的查看环境。文字内容最好用TXT格式，手机基本都是能打开的。如果是发送PPT的话，手机接收打开可能会变形，所以最好转成图片PPT的形式。

3、注意你的文件内容展现方式

表格的保存通常是你最后点在哪里，下次打开就是哪里。所以保存文件前，鼠标点击回到左上角最开始的位置，让打开的人阅读体验会更好。

如果是发邮件的话，一封邮件尽量只讲一个内容，这样主题明确，看的人不容易晕。如果确实需要讲很多内容，请一个一个讲，并且要有明显的分段。相关的内容放在一起讲，不要东一个西一个，不然看的人容易混乱，不知道自己该做些什么。

然后，句子尽量不要太长，多打几个标点符号，方便对方理解。内容上一定要清楚的说明对方需要做什么？以及原因。为了避免不知道对方看到与否，最后可以加上一句“收到请回复”。以免对方因为太忙，没有看到邮件，耽误事情 ，还造成误会。

有附件需要下载的话，在正文部分注明下附件的内容，方便对方下载。

说完查看再来看下保存这个点。

其实最开始说的优化文件名也是与保存相关的。文件名明确，对方可以直接保存，不必要修改，可以减少麻烦。另外一个需要注意的就是，如果文件超过3个最好打包发送。打包前最好先统一把文件放到一个文件夹，命名好，这样方便接收者管理文件。一个一个保存一来费事，二来找起来麻烦。

最后说说修改。

如果你发给对方的文件是可能需要修改的，请注意你的文件格式，对方是否方便修改。对于某些对版本有要求的文件，发文件时需要注明一下你的文件版本，或者事先沟通，是否需要转存为低版本的文件格式，以免对方打不开。

修改文件后对方通常可能需要把文件再发回给你。这时，你需要注明，修改后的文件要注意什么，避免对方保存的文件格式你不能用。

最最后再说个邮件小知识吧。最近我正好有收到一封看不太明白的邮件，所以小荻老师这个解惑简直太及时了。

工作中我们发送的邮件可能并非一对一的，还需要有相关抄送人。发这样的邮件你需要注意：
收件人：就是收到邮件后需要基于邮件内容做点什么的人，一般是项目的直接负责人。

抄送人：是需要知道这件事的人，通常是领导、或者是与项目相关的人。如果对方觉得有必要，可能也是会回复你的。

收件人一般按照：职位顺序、工作年限、与项目的相关度来排序填写

抄送人一般按照：职位顺序、工作年限，或者是与收件人一一对应的领导来排序填写

如果你还没有写过这样的邮件，以后需要写的时候别忘了这个小知识哦。

说了这么多，你注意了这么多细节，也许并不会让对方瞬间有种“哇，好贴心啊”的感叹，但是绝对不会让对方接收文件时心情不愉快。所以，还是值得注意的，对吧？