管理|滴答清单的标签四象限管理法

使用滴答清单至今,使用的习惯也在发生变化。

以前主要按照优先级来给任务排序,今年滴答清单更新了【标签】机制,从内容中独立出来,在添加上也支持快速点击选择。于是我有了新的处理方式——用标签来分类四象限。


一、四象限之清单分类、优先级、标签

官方有提供一份参考说明:用四象限管理任务

四象限划分任务

我的初衷是:在保持原有的分类情况下,使用系统提供的其他设置来完成任务区分,比如优先级、标签。

在用了一段时间优先级后,始终不够方便,自由度不够,只能1、2、3、4的排布,但没有更直观的区分。

而标签的更新,让我得以建立一套新的使用规则。既可以自定义筛分内容标题,结合到智能清单,又可以一键选择,快速选择筛分,不需输入内容。


二、如何建立一套标签化的四象限管理法则?

以下是我目前在用的一套标签体系,每个都有存在的需求与价值。

目前我的标签体系

1. 按照四象限的法则建立核心的四标签

1)日程 - 注意:即重要且紧急的事情,需要当天完成。

在划分上,我更强调这些事情今天不完成的话,产生后果相对较大,当天必须注意完成,以免延误。
比如,写日记、我想培养的每日仪式、比较重要的习惯等。

2)重要 - 核心:即重要不紧急的事情,值得规划去做。

现在我一般放在学习、职业上,只要对我有重要价值、半衰期长的事情都可以归为此类。该类事务可能因为拖延而变得紧急,这时在此基础上添加多一个“日程”标签。

层层递进的标签关系

3)次要 - 留意:即不重要但紧急的事情,视情况去做。

这里的任务我没怎么关注,一般可以拖延,延期的后果很小,做了也没有前面的事情价值大。

4)杂事 - 无为:即不重要不紧急的任务,一般为消遣的任务。

目前基本没有输入该类任务,因为自己不希望清单里任务太多,但假若输入的话,如看漫画书、要阅读一篇文章等,都可以放在这里,等闲下来可以考虑去做。

在此,我会把【今日】清单排序设置为根据标签,效果如下:

今日清单按标签排列

划分清晰明了,这也是我选择标签的原因之一。

2. 专注当下标签,找出你的下一步行动

细心的可能会注意到,我在最开始加了一个标签。

0)当下 - 专注:安排接下来的几小时内要做的事情。

这里要说明的是,我很少用到滴答的时间轴安排功能。主要考虑到任务本身消耗的时间控制得没那么好。

我更喜欢从今日任务中,比如优先从【日程】中选出接下来要赶紧完成的任务,再争取从【重要】中选出我值得去做的任务,中间可以插入一些【次要】的事情。

在给这些任务都添加上标签“当下”后,我得到一个立即行动的新清单。

由于标签排序模式不能自由移动,所以我建立了一个智能清单,再对接下来几小时的任务进行优先级排序,先做什么,后做什么,一目了然:

下步行动智能清单
自由拖拽,给任务排序

核心基本就是这几个标签。我们依靠软件工具,可以尽快给我们的任务归类,确定自己接下来要做什么,还快速地排列好清单,明白先做什么,后做什么。


三、使用注意事项

1、这套管理法则,需要自己不断的磨合、修改,主要困难在给我们平时的任务进行分类,以及坚持早上/中午/傍晚都更新下一步任务安排,找到自己做事的节奏。

2、要注意当下任务不要安排过多,确保这个时段能够完成,在挑选任务、排序任务时要动用理性脑,精力足够就做紧急的、重要的(第一二类事情),中间可以穿插一两个第三四类的小任务(一般不建议)。

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