3、排序和筛选的高级用法

       你是否被纷繁复杂的数据搞得眼花缭乱,不知所述?那么怎样才能让数据一目了然,让你实现看你所需,一眼锁定目标信息呢。今天我们通过学习排序和筛选的用法,快速实现你的愿望哦。

       本节内容主要分八大模块:基本用法、进阶用法、自定义排序、数据透视表筛选、辅助列的应用、高级筛选、动态筛选。

一、基本用法

1、排序的基本用法

首先来一张排序前后的对比图,看下效果


排序前后对比

有没有发现:排序前市场份额占比数据没有规律,而排序后,数据按由大到小排列,可使我们一眼捕捉到最大值和最小值,以及各个竞品的占比位置。这是怎么是实现的呢,操作如下:


排序操作步骤

选中要排序的单元格,如图“市场份额”—点击开始或者数据—找到排序和筛选,点击下拉箭头—按升降序排列即可得到想要的结果。

2、筛选的基本用法

按照找排序按钮的方法找到筛选点击,按下面方式筛选不同的内容:

①筛选包含1的数字:很简单,在搜索框中输入1即可。

②筛选以1开始的数字:在搜索框中输入1*,这里*是通配符,可以是任意多个字符

③筛选以1结尾的数字:在搜索框中输入*1

④筛选4位的数字:在搜索框中输入????,四个?占4个位置。这里?表示单个占位符,占1个字符位置(?要在英文状态下输入)

⑤筛选以1开始和以8开始的数字:在搜索框中输入1*,点确定;再打开搜索窗口,在搜索框中输入8*,选取“将当前所选内容添加到筛选器"

⑥精准筛选数字7:在搜索框中输入"7",添加双引号后可以精确筛选(""在英文状态下输入)

⑦筛选*:在搜索框中输入~*


筛选下的搜索框

二、进阶用法

基本用法都是单条件的筛选和排序,那么多条件的筛选和排序以及按颜色该如何进行操作:

▲选中任意数据区域的单元格(记得数据区域需要连续,没有空行,否则下一步点击筛选时无法选中全部数据)—点击开始或者数据下的排序和筛选中的自定义排序—根据弹出的对话框添加多个条件进行排序


多条件排序图解

▲根据需要可点击鼠标右键选择筛选,然后点击按所选单元格的值或者颜色等条件进行筛选


筛选图解

三、自定义排序

一般排序都是按默认的某种规则来排列的,若我们需要的排列顺序不在默认规则中,怎么操作呢?这将由我们的自定义排序来实现,具体操作如下:

▲先将排序规则设置好(例如我要部门按照总办、财务部、人事部、销售部来排序,一般规则是按首字母的顺序进行排序的,那么我们现在单元格中按总办、财务部、人事部、销售部的顺序录好)

▲点击文件—选项—高级—找到编辑自定义列表点击—在从单元格导入序列的选项中选中设置规则的列表—点击导入—点击添加—确定—确定


添加自定义规则

▲按设置好的自定义规则进行自定义排序


自定义排序

四、横向筛选

Excel只设置了纵向筛选,若我们想进行横向筛选,该如何操作呢?有两种方法可实现:

1、复制需要进行横向筛选的区域—复制—选择性粘贴—转置(此方式下,若原区域数据变动,转置后的区域无法实现联动)

2、利用函数转置,transpose函数可以把一个区域进行行列转换。即然是公式,原表变化,公式结果当然也会跟着变化。

选取转置后的区域,在编辑栏中输入=TRANSPOSE(原需要转置的区域),光标放在公式结尾处,按ctrl+shift同时再按 回车键,再同时松开三键结束公式输入。

五、数据透视表筛选

数据透视表本身不支持筛选,若想对数据透视表数据区域进行筛选,如何操作:

鼠标放置在数据透视表旁边的单元格—找到开始下面的筛选点击—可以进行数据透视表区域筛选了


数据透视表筛选

六、辅助列的应用—工资条的制作

工资条每张都需要一个带有部门、姓名、职位、工资等信息的表头,以及每个人员的具体工资金额,如果一个公司人员较多,一个一个添加,将会非常的浪费时间,如快速的制作出工资条呢,添加辅助列帮我们快速实现:

在工资条表头右边建一个辅助列,下面按数字序列填充到表尾(最后一名员工处)—辅助粘贴数字序列—复制表头粘贴到下方数字序列对应的空白区域—将辅助列按升序排列


工资表的制作

七、高级筛选

简单用法:在数据下点击筛选工具栏中的高级—自动选中数据区域—选择条件区域—原数据区域出现筛选后的结果


高级筛选简单用法

复杂用法:若需要将表中储君老师的销售明细都列出来,则新建一个工作表,将条件列好,找到数据下面的筛选工具栏的高级,选择将筛选结果复制到其他位置,列表区域选择原数据区域,条件区域选择新建工作表中的条件设置区域,复制到需要数据的区域,确定则可实现(若想实现变换条件明细,数据进行联动,则需要录制宏)


高级筛选的复杂用法

八、动态筛选

当我们的数据很多时,想通过某一个字段进行筛选,这就需要用动态筛选来实现

首先按CTRL+T选中工作表生成超级表—找到插入下面的切片器—选择进行筛选的字段

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