文/朱朱哥弟
闲暇时,林森总会陷入一段沉思,北方寒冷的冬季,确实没有让林森留下多么美好的记忆。
每当冬季来临,人们褪去艳丽多姿的秋服,换上厚实臃肿的冬装,就连整个容颜也藏进一个个暖兜里,走起路来也没有了那一份秋季里从容绽放的心智,路上总是步履挤挤、来去匆匆。
然而,林森却喜欢北方冬季飘雪的日子。
林森认为,下雪天才是一年中最浪漫的时节,许多难忘的事、难忘的人,就发生在那个从天而降洁白的精灵世界里。
郑先生就是林森在一个飘雪的日子里相遇的一位先生,之所以称谓其先生,是因为郑先生曾经点亮了林森职业生涯中的人生梦想。
01、初识郑先生
郑先生是林森进入新公司的第一任老总,林森有幸在郑先生身边做了近5年秘书工作。
因为林森所在单位参与石油物探行业重组,郑先生受上级公司总部委派,担任林森所在重组单位的一把手。
郑先生除了抓好生产经营工作之外,重中之重的一项任务,就是尽快理顺参与重组的职工情绪,实现企业文化大融合。
林森初识郑先生,是在2003年春节后一天的一个暖雪飘散的上午。
只见一位中等身材、浓眉大眼,年近40岁的中年汉子,他面带微笑,一身西装革履,笔直挺拔,站立在办公楼大厅中间。
周围是一群离退休的老同志,还有部分职工的女家属。大家围起个半圆,对着郑先生指指点点,口中不时吐露出不雅语言,大概意思就是说:老同志们对重组有意见,你们过来抢占市场、抢占资源,抢占孩子们的工作岗位,你们从哪里来,就赶紧回到那里去!
郑先生明白,通过市场和政策引导,发展具有国际竞争力的大公司大企业集团是国家的大政方针。
郑先生也清楚,把同类企业合并,做大做强,形成竞争优势,这是国有企业深化改革的必经之路,但是要做好参与重组单位职工的思想工作,尤其是理顺离退休老同志的情绪还要经过艰苦细致的工作。
对此,郑先生在走马上任前就有了充分的思想准备。
职工家属围攻郑先生的消息在办公区和家属区传开,一时间有看热闹的、有趁机发泄个人情绪的,五花八门,人们陆续涌向办公大楼。
保安人员开始劝说围攻人员,甚至还与现场的职工家属发生了肢体对抗。
郑先生立刻予以制止,并对保安人员说:“都是自己的父老乡亲,要让大家充分发表意见。”
郑先生示意保安人员撤离。
一位离退休老同志说着说着情绪高涨起来,拿着手中的雨伞抽打在郑先生肩膀上,郑先生没有躲开,还一味地陪着笑脸。
人群中有人看不惯了。就听有人高喊:“有事说事,不能动手打人。”
就这样,郑先生一动不动,认真倾听着大家的意见和诉求,甚至雨伞打在身上也没有生气的样子,对大家的各种意见和诉求,还拿出了小本本记录下来。
围攻的离退休老同志们也感到所作所为有点过分,在工作人员劝说下,大概持续了将近两个多小时,人们才开始慢慢散去。
郑先生遇事沉着冷静、君子般的风度以及亲民的形象,给林森留下了深刻印象。
02、第一次承担任务
林森是2004年4月份由宣传岗位正式调到办公室,主要负责行政和文字秘书工作。
2003年11月份,林森接到组织部通知,提前介入办公室工作,其中一项任务就是起草2004年工作报告。
林森工作完成的很顺利,处班子会一次通过,还得到了时任党委书记段书记的表扬。
段书记说:“真没看出来,你小子既能写宣传稿,又能写报告,水平还一下子提到了那么高。”
之前,在不到5个月时间,先后因各种原因,已有4位秘书离开办公室到其它部门任职,林森应该算是第5位秘书吧。
郑先生是办公室主任出身,先后历经几个地区经理部,担任过处级一、二把手多年,对下属要求严格也是出了名,尤其是郑先生写得一手好材料,一般的秘书还真的不入他的法眼。
这么说,林森也是幸运者之一。
林森第一次独立完成秘书工作任务是制作多媒体材料,向离退休老同志汇报重组以来单位的主要工作,理顺情绪,化解矛盾,赢得离退休老同志的理解、信任和支持。
林森想,在单位重组的初期,的确有一些存在对重组持有不同意见的同志,完成这种任务可谓十分艰巨。
郑先生要到油田,向油田领导汇报单位重组以来有关情况,还顺带肩负市场开拓的艰巨任务。
临行时,郑先生对汇报材料定了基调,那就是“讲好五个方面的优势”,即一是长期与油田公司形成的亲情关系和血缘关系;二是长期形成的对盆地的认识和解决盆地难题的技术系列;三是长期形成的、富有创新精神的可让甲方接受的服务形式,包括独具特色的质量监控体系和HSE管理体系;四是员工“爱厂如家、爱岗敬业”的品质和与企业深厚感情以及为油田发展的历史责任;五是长期形成的与地方的兄弟关系等。
一天加上一个通宵,林森认真收集相关材料,用心琢磨郑先生的意图,考虑到大部分到场的均是上了一定岁数的离退休老同志,做了30几张幻灯片,就把汇报控制在15分钟以内。
汇报工作安排在公司基地办公楼一楼的大会议室,汇报时间是下午4点钟。
下午3时30分左右,林森请示郑先生,问是否能够按时到会。郑先生没有准确回答,只讲了一句,人和车还在由油田返回公司基地的路途中。
下午4点,郑先生风风火火来到会议室,利用不到30秒的时间,快速浏览了一下多媒体汇报材料。
林森谨慎地站立在郑先生身旁,唯恐有哪些疏漏和不妥。
郑先生表情严肃,只给林森说了一句话:“汇报成功是应该的,汇报不成功责任就是你的责任。”
林森显得十分局促和紧张。
只见郑先生镇定自如,口若悬河,一开讲来就开始了脱稿,一口气汇报完毕,充分展示出对了解掌握情况烂熟于心的信心。
在场的老同志不断拍着巴掌,连连叫好。
事后,林森小心翼翼地问郑先生:“汇报材料是否成功?”
郑先生微笑着对林森说:“看看老同志们的掌声就知道了。”
在这以后,每次完成汇报材料,除了明白郑先生的意图外,更要在听众对象上下功夫,这也成了林森的工作方法之一。
03、会中自有黄金屋
相信大多数人是不喜欢开会的,尤其是连续地参加会议。
而秘书的两项主要工作,一是办文,二是办会。
或筹备组织会议或参加会议,是秘书职业生涯的半个生命。
因为单位参与重组,公司总部下派了几位领导干部,这些领导家室都在内地。由于他们大都是单身一人,除了吃饭、睡觉和出差公干以外,这些领导干部绝大部分时间均在办公室办公。
郑先生也不例外,就是周六、周日,他也会让林森询问一下,看看有哪些一线基层的领导在家,就通知他们到郑先生办公室,说是聊聊天,其实就是谈工作。
时间一长,办公室也就成了林森的家。
2004年特别的忙。公司总部董事长、总经理下来指导工作,或公司总部有关部门下来进行工作调研,都是一竿子插到基层,会议室就成了这些领导们座谈会、汇报会和总结会的场所。
据林森回忆说:“记得2004年一年,光有记录的会议就超过300多个。”
有一天下午已经下班了,郑先生让林森通知班子成员,晚上八点开会。
杨总是分管财务的总监。
林森通知杨总说:“杨总,晚上8点继续开会。”
杨总扭头瞟了林森一眼回应道:“小林,你是不是通知错了。”
事后,杨总用电话请示郑先生,郑先生带着风趣调侃的口吻说:“晚上你不开会,干啥!”一句话把杨总噎得够呛。
郑先生做事干练,思路清晰。尤其是每周召开安全生产工作例会,先由副总们逐一发言,然后是分管副处长发言。
只见郑先生用笔仔细记录,中间也会插几句话,确定发言者的中心意思,等大家发言完毕,一二三四五,近期计划干那些工作,由谁牵头负责,由谁协助,当场拍板,绝无拖泥带水。
郑先生组织控制会议的能力极强,十个手指弹钢琴的工作方法,给林森留下深刻印象。
04、秘书工作不能先入为主
起草工作报告是秘书工作的基本能力之一。
公司总部工作会议召开后,作为公司二级单位就要贯彻公司的会议精神,总结上个年度各项工作,结合当前形势目标任务和本单位工作实际,安排部署下一个年度工作。
一般情况下,工作报告由郑先生召集班子成员一起商议,先定个基调,然后由林森执笔拿出初稿,交班子成员讨论,提出修改意见。初稿修改完毕,再在班子成员中个别征求意见,最后提交职工代表审议。
有一天上午10点召开班子会,初审工作报告。
大家对工作报告初稿讨论了一个上午,与会的副总和副处级领导对工作报告提出了很多意见,基本是不满意。
会上,林森对起草的工作报告还自鸣得意,找出许多论据,做出了很多解释。结果,郑先生对林森的自以为是很是生气,严肃地批评说:“秘书工作决不能先入为主,怎么痛快就怎么写,那是要误人子弟,耽误大事。”郑先生要求林森按照与会领导提出的意见,下来认真修改。
因为第二天早上10点钟召开全处职工代表大会,审议工作报告,给林森留下来的时间不多了。
林森回到办公室,关闭门窗,从中午12点写到晚上12点,一屁股写了12个小时,一直修改到郑先生满意通过为止。
林森晚上连夜将工作报告材料送印刷厂,排版、校对、印刷、装订,装资料袋,总算没有耽误第二天的会议。
这次起草工作报告,给林森的触动很大,也让林森吸取了深刻教训,以致于后来的工作报告在班子会上都是一次通过。
林森总结出了一套撰写工作报告大概思路,第一步,先学习中央经济会议精神,其次领会集团公司工作会议精神,再次学习和贯彻公司工作报告要求;第二步,整理当年处务会主要领导讲话,熟悉各位分管领导年终述职报告内容;第三步,工作报告总结部分基本都是主要领导和各分管领导业务业绩总结,工作安排按照公司的要求,结合主要领导和各位分管领导述职报告中的下一步工作打算来撰写,基本可以圈定工作报告文稿的内容。
05:做事严谨追求细节完美
郑先生是一位做事十分严谨、对细节追求完美的人。
2007年8月份,公司总部与油田分公司共同决定,成立油田公司采集方法研究所、公司物探方法研究所。也就是两块牌子、一套人马。
这一天要举行挂牌仪式。
时任公司董事长和油田总经理等主要领导到会并表示祝贺。
郑先生对领导迎来送往的每一个环节都亲自把关。
人员到位情况、领导行进路线、客人临时休息、领导主席台站位,合影留念、客人参观视察工作,是否用餐,等等,郑先生都一一过问,进行详细部署,并组织现场演练,确保各个环节的通畅和无缝衔接。
林森当时的任务主要有两项,一是负责与新成立单位领导之间的协调、督促和检查各项预定计划安排和落实情况;二是负责挂牌仪式上主持词的撰写。
主持词已经精确到分和秒,修改了几处。
林森通读了两遍,感觉良好。
郑先生又对主持词逐句、逐字,甚至是标点符号,过了一遍筛子。
挂牌仪式这一天,早上下了一阵毛毛雨,整个上午老天一直阴沉着脸,预示着有一场暴雨的来临,好像有意给挂牌仪式开个玩笑。
仪式能否正常举行,林森和现场工作人员的心也一直在悬着。
中午12点到13点,天空慢慢放晴,太阳慢悠悠从云层中露出个笑脸,挂牌仪式就在这个档期紧锣密鼓进行。
主持挂牌仪式的是时任公司总部的副总经理苗总。因苗总在国外留过学、吃过洋面包,在主持词开场白处加了6个字:女士们、先生们,这是林森起草主持词时所没有想到的,其它的地方没有任何变动。
对此,事后郑先生对林森半开玩笑地说:“还是见识的少,考虑的不够周到。”其实,这是郑先生婉转对林森提出批评。
仪式结束,一场疾风暴雨从天而降,与会各位领导专家纷纷乘车离去。
午餐预定的几桌美味佳肴,变成了工作人员的慰问餐。
06、亲和力换来凝聚力
郑先生深谙企业发展之道,对内关怀职工及家属,尊重离退休老同志,尊师重教解除员工子女教育后顾之忧,营造内部和谐关系;对外加强一体化单位协调,凝聚共识,营造企业良好发展环境。
郑先生认为,离退休老同志是企业的宝贵财富,对企业发展和稳定至关重要。为此,每年十一和中秋节日期间,都会专门组织一次座谈会,向离退休老同志代表通报工作情况,征求意见和建议。
每年教师节期间,都会专门组织一次座谈会,向子女学校教师代表通报工作,征求意见和建议,支持子女学校建设,鼓励老师教书育人,解除员工子女教育后顾之忧。
无论是技术骨干、基层领导,甚至身边的普通员工,每当其家庭遇到困难,或家属住院治疗、或子女上学遇到问题,只要郑先生知道后,都会挤出时间、或委托办公室的同志们代表组织亲自上门虚寒微暖,帮助解决问题。
郑先生有一个观点,员工和家属个人的事是大事,放在组织层面就是小事。
林森所在的单位是个老企业,一直在地方政府和周边社区具有良好口碑。单位重组后,郑先生所在领导班子继承和发扬企业优良传统,继续延续加强与地方政府沟通协调的好的做法,成为公司总部在西部处理地方关系等一系列棘手问题的前沿哨兵。
郑先生的亲和力换来的是企业的凝聚力,成为企业发展的向心力、战斗力。