在参加部门复盘例会的时候,经常出现几种常见的低效的情况,一种是台上的人讲的天昏地暗,底下的人没有一个主动提问或发言,复盘会成了一个人的总结宣讲会;一种是总有某些喜欢问问题的同学打断别人的讲解和思路,话题重复或被发散,主讲人失控情绪急躁,难以听取其他人的意见,其实在一个团队中每个人都有自己独特的经验,很多意见是非常有价值的,但是不管以上哪种情况都限制了其他成员的发挥,可能使整合团队丢失了某些重要的经验,错过某些机会,长此下去也会导致员工的积极性受挫,负面情绪在团队中传播,无法及时提出自己的见解,团队中总是那个别的牛人撑场子,其他人得不到发展。
那如何在能在团队沟通中有效帮助捕获重要的经验教训持续提升团队的能力,促进团队的成长,围绕聚焦目标,帮助成员高效形成一致的观点和理解,帮助团队成员建立坦诚开放的沟通氛围呢?下面就介绍一个复盘的方法AAR(After Action Review),帮助团队成员通过快速复盘聚焦目标,聚焦如何才能做得更好并主动贡献,最终高效达成协调一致的行动计划。
最初这个方法来源于美军陆战队,流传这样一个小故事,在一次海地解除当地武装的战斗中美军多次采用AAR的方法,当地民风彪悍,武装力量比较隐蔽,美军虽然装备精良但一开始并不占优势,第一次战斗后AAR,有士兵提说发现当地人好像比较怕狗,尤其是德国的牧羊犬,于是第二次他们出战派出了所有的牧羊犬警犬带路,果然战斗深入敌方顺利了不少;第二次AAR有人提到在当地人家里比在街道上更容易让他们缴械投降,于是第三次战斗他们又变换了策略;回来又做了一次AAR,他们发现当地人特别尊重女警官,所以下次行动把长官都换成了女性,果然最终大获全胜…经过多场战后AAR,共收割三十多条经验,有二十多条有效建议被采纳使用,成为战斗快速完成非常关键的因素。
那如何做AAR呢?研讨复盘的过程中主要分四步,原先期望的是什么?实际发生了什么?有何差异?从中学到了什么?以及下一步计划。
step1我们原先期望发生什么?
目标回顾很重要,更聚焦,有的放矢,对目标的理解达成一致,才能讨论出实际与目标的差异
1.我们要达成什么?
2.有具体的明确的目标吗?这个目标具体是什么意思?大家同意吗?
3.我们预计到哪些阻碍?
step2:实际发生了什么?
对目标的达成情况进行回顾,每个人对发生的事情有自己的认识,可能有一些差异,通过讨论对已经发生的事情达成共识
1.我们看看达到了什么?有哪些没有达成?结果是什么?
2.可衡量吗?比原计划少了几天?
3.真实的情况是怎样的?中间过程中有什么偏差吗?和原计划比有哪些不一样的地方?
step3为什么有差异?我们从中学到了什么?
找到根因挖掘团队的经验教训
1.为什么出现实际与期望的差异呢?我们看一下原因是什么?
2.成功的原因是什么?什么导致失败?
3.我们从成功或失败中学到了什么?如果有人要进行同样的行动我会给他什么建议?
step4下次我们将怎么做?
回顾是为了下一次做得更好,相似情况下经验知识可以复用并提高目标完成的效率
1.对于失败的因素我们在下次可以做哪些改进?要采取什么行动?
2.对于成功的因素,我们在下次该如何保持,要采取什么行动?
有效执行AAR的关键因素
1.明确AAR的目标和规则重点是学习、公开、坦诚
2.强有力的引导员,中立、发问、不带任何偏见的引导
3.聚焦团队的表现,不是为个人表现而进行,审视团队表现,不指责
4.鼓励积极参与,多样化观点,多角度分析,互相补充完善,不要一面倒
5.聚焦讨论和隐性经验的挖掘,聚焦少数关键性议题上,抓重点,结构化引导使过程和结论描述清晰有条理
6.尽快执行AAR并迅速行动
趁热打铁立即行动产生变化才是真正学习到经验教训,知识经验是有保鲜期的,不用就忘了
这个方法我教会身边的团队leader在团队中多次使用,团队的氛围得到很大的改善,也帮助真正打造了一支快速行动学习的团队!每个人都在其中感受到共同成长的力量!