在世界经济相对低迷的今天，企业的生存环境越来越恶劣。生产成本的增加，客户多样化的要求都在严重挤压企业的利润，精细化管理就不可避免的成为企业追逐的目标。
特别是处于成长阶段的中小企业，既要制定出合理的标准流程并保证完整的执行下去，提高企业管理效率。又要在成本上进行合理的细化，为企业的核心竞争力提供依据，并且还要能快速的满足客户的要求，提高企业的反应速度等等。
而在传统的企业管理模式下，企业要实现这样高标准、高效率、高速度的管理要求是非常困难的。因此，有效的信息化管理工具不可避免的就成为企业的迫切需要。
质量管理体系文件的重要性和作用
在ISO9000体系推进的过程中，编写体系文件是很重要的一个环节。体系文件作为建立健全管理体系的重要组成部分，在沟通意图，统一协调地开展活动和过程，以及证实活动和过程的结果起着十分重要的作用。
①各类ISO质量体系规范，都对质量体系文件和记录的标识、收集、审核、归档、存储、保管和使用等工作提出明确的要求；
②有利于了解相互间的关系，提供信息，加强全面的沟通；
③有利于明确组织内职责、权限、分工，增强工作责任感和对工作重要性的认识；
④为开展质量管理工作及期望的工作业绩提供了明确的依据和要求；
⑤明确了质量管理体系运作和实施的框架，确保作业的一致性，提供满足规定要求的客观证据；
⑥可以作为最高管理者对质量的承诺传达给员工，使管理者和员工达成共识，作为开展培训教育的基础和依据；
⑦可以证明组织质量管理能力，为顾客提供信任，向相关方证实其能力；
⑧为质量审核、评价体系的有效性、持续的适宜性和持续改进提供依据。
体系文件管理现状
随着时代的发展，为了更好地贯彻ISO9001、ISO14001和OHSAS18001的标准，如今越来越多的企业都开始建设将质量、环境、职业健康安全体系整合为三标合一的综合管理体系，以便促进企业管理不断优化、高效运转、增强核心竞争力。
于是大部分企业在体系建设的重要过程对管理活动进行了策划，并制定了相应的控制办法，并据此建立了一整套的质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录。
传统的体系文件管理都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布公司重要的程序文件及作业指导书。
但在信息时代的今天，体系运行靠传统的手工流程和打印纸张体系文件来完成和体系文件的建立、审核、修改、发放、执行等过程，已经远不能够满足现代企业体系管理和飞速发展的要求。
传统体系文件管理方式的弊端
传统的体系文件管理方式主要有以下几个方面的问题：
1、无法有效管制文件的进出。
企业对于发放的文件，无法掌握此文件是否经由有权限人之手转给没有权限的人阅读，文管中心也无法确定公司到底有多少复印本在全公司流通。
2、版本无法做到一致性。
每次发行新修订之文件版本前，无法确实把握是否将旧版本全部回收，造成企业内有些人依照新版文件执行，有些人却依然只看到旧版文件，造成作业程序的不协调。各文件各版本文件，由于数量日益增多，各版本历史文件保留越来越不易。
3、文件查阅困难。
传统纸质体系文件管理下，要查询一份文件必须从头查起，而且也无法掌握部门内，哪些文件在哪些人手上，导致文件管理耗费大量精力，效率低下。
4、无法了解文件的审核状况和进度。
各类型文件有各类型不同的审批的流程及权限，申请人无法及时了解审批状况，并且造成审批时间的大量浪费，也无法追踪文件的审批进度。
5、文件保密和安全性无法保障。
纸上版本大家都可以复印，无法有效管制机密文件流到竞争对手的手上，对公司造成重大的损失。在传统的文件共享的手段中，用户可以随意修改、打印、甚至删除体系文件，甚至于核心文件资源离开组织，势必将对企业造成巨大冲击。
除此之外，在文件管理方面，企业中的管理层、质量或文控部门、文件使用者等不同角色所面临的管理需求及问题也值得探讨。
体系文件也能用信息化工具来管理
目前随着信息技术的高速发展和企业对信息化建设的不断深入，用信息化工具来管理体系文件，已然变成了一种潮流趋势。
针对企业体系文件管理的痛点问题，艾思欧IMS体系文件控制系统以以ISO9001体系文件标准为核心，以提高体系文件管理水平、固化体系文件审批流程、实现体系文件在线编审批和满足企业体系文件一体化管理的要求而开发了一套体系文件全生命周期在线信息化管理系统。
文件编制、审批、分发、修订、销毁、外来文件登记在线管理
这套文件控制系统具有以下特点：
1、协同化——文件全生命周期流程管理，协同高效
2、安全化——文件管理分权限，自动配置水印，文件可追溯，安全可控
3、便捷化——可一键发布、分发新版体系文件，自动生成文控记录
4、标准化——分类管理各ISO管理体系的管理手册、程序文件、作业指导书、表单
5、自动化——根据自定义文件编号规则自动编号、修改后自动更新版本号
操作简单，拖拽式的操作可轻松搭建在线表单
系统以体系文件的管理为主线，对管理体系文件实现电子化管理、生命周期管理，按照体系文件的层级（管理手册、程序文件、作业文件）实现文件的编、审、批的流程化管理，实现了文件从编写、审批、发布、改版、废弃等生命周期的全程管理；
同时对国家相关法律法规清单进行定时自动更新，保证法律法规作为管理依据的实时性与有效性。
文件、流程和记录紧密关联，解决文件与流程脱节问题
当然，艾思欧IMS能做的远不止这些，除了体系文控管理，它还拥有体系贯标、体系审核、体系证书管理、体系融合、组织架构管理、外来文件库、不符合项库、OA场景应用、会议管理、培训管理、统计分析等功能，是提升企业管理水平的不二之选。
在信息化时代，有的公司不仅通过信息化改变了自己，也通过信息化改变了世界。
