项目章程,是一个项目正式立项的标志,是制定项目管理计划,及其各项子计划如范围计划、进度计划、成本预算等的基础。作为项目最高指导文件,项目章程对整个项目的有效开展及成功至关重要。
项目章程一般由项目经理准备,由项目发起人签发。可实际工作中,我遇到的情况是,大部分项目并没有由发起人签发正式的项目章程。一方面有可能是大家对项目管理知识体系不够了解,不知道如何制作或者根本不知道项目章程的存在。另一方面,则可能是大家图省事,觉得自己项目小,与其花时间项目章程、项目计划,不如直接开始做事。
直接开始做事,运气好,事情顺利做完了是好,大家皆大欢喜。可要是遇到事情不顺利,中途遇到需要调整、需要调动资源,甚至最后需要取消项目,如果没有项目章程保护,项目经理就注定要自己煎熬了。实际上,大部分事情都比初期预想的要复杂。
项目章程都包括哪些内容呢?
项目章程记录了关于项目和项目预期交付的产品、服务或成果的高层级信息。按PMBOK 6.0版建议,项目章程一般包括如下内容:
- 项目目的;
- 可测量的项目目标和相关的成功标准;
- 高层级需求;
- 高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果;
- 整体项目风险;
- 总体里程碑进度计划;
- 预先批准的财务资源;
- 关键相关方名单;
- 项目审批要求;
- 项目退出标准;
- 委派的项目经理及其职责和职权;
- 发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权;
案例
下面以一个实际案例说明。假设有这么一个项目:
为了提高公司的市占率,公司以低于常规要求的标准(税前毛利率大于15%)承接了客户信康威力公司的【X产品测试设备定制开发项目】,双方签署了正式的合同,合同金额为350万。
公司将项目委托给AB事业部牵头负责,合同执行过程中,若税前毛利率低于3%,事业部总经理有权将项目中止。
客户约定的合同工期为6个自然月(2020年9月1号至2021年2月28日),里程碑按客户要求分3次:设计定稿并与硬件设备的分包商签订合同(分包商必须得到客户认可)、第一台样机设备安装调试并完成验证;正式设备安装调试并完成验证。第一台样机设备到正式设备之间可能需要2-3轮优化调整。事业部初步拟让机械工程师李小强担任项目经理。
项目章程内容如下:
项目目的
在成本可控的前提下,提升公司产品市场占有率。
可测量的项目目标和相关的成功标准
在6个月内,完成客户信康威力公司X产品测试设备的定制开发,并将税前毛利控制在3%以上。
高层级需求
- 分包商必须经过客户的认可
- 项目成本必须控制,使税前毛利在3%以上。
高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果
项目为信康威力公司X产品测试设备的定制开发,要求在6个自然月内完成(2020年9月1号至2021年2月28日),并分三次交付,分别是设计定稿并与硬件设备的分包商签订合同(分包商必须得到客户认可)、第一台样机设备安装调试并完成验证;正式设备安装调试并完成验证。
主要可交付成果包括:
- 设计稿;
- 调试好的样机;
- 调试好的正式设备;
整体项目风险
- 成本超预算
- 没有找到合格的分包商
- 定制设备不符合客户规格要求
- 没能在客户要求的时间内完成设备调试验证
总体里程碑进度计划
2020.10.31 设计定稿并与硬件设备的分包商签订合同(分包商必须得到客户认可)
2020.12.31 第一台样机设备安装调试并完成验证
2021.2.28 正式设备安装调试并完成验证
预先批准的财务资源
项目预算300万人民币。
关键相关方清单
信康威力公司领导:客户方领导,负责签署合同,并安排验收
信康威力公司采购负责人:客户方采购负责人,代表客户方负责设备采购及验收管理
信康威力公司项目经理:负责客户发包项目管理
信康威力公司设备使用单位负责人:最终实际使用设备的单位负责人
公司负责人:代表公司签订合同
公司AB事业部总经理:项目牵头人,有权将项目中止
公司项目经理:李小强,负责项目管理
公司PMO负责人:负责项目支持与监督管理
公司设备安装调试技术负责人:分包商负责设备安装调试及验证的技术负责人
分包商公司负责人:负责签订分包合同
分包商项目负责人:负责落实完成合同分包任务
分包商设备安装调试技术负责人:分包商负责设备安装调试及验证的技术负责人
假设和约束
- 假设税前毛利将高于3%,如果低于3%,AB事业部总经理有权将项目中止。
- 假设分包商将如期得到客户的认可。
- 假设客户方测试设备定制规格要求已经明确,且在项目实施过程中不会发生大的改变。
- 假设第一台样机设备到经过2-3轮优化调整后可以符合正式设备生产要求。
- 项目必须在6个自然月(2020年9月1号至2021年2月28日)内完成,并按3个里程碑交付。
项目审批要求
由AB事业部总经理负责项目的终止审批。
项目退出标准
项目税前毛利如果低于3%,则项目终止。
委派的项目经理及其职责和职权
项目经理:机械工程师李小强
负责公司内项目的整体管理,及与客户和分包商沟通协调。
发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权
项目发起人:AB事业部总经理