0 引言
曾经参与过这么一个项目,作为一个技术和咨询公司的项目经理,主要是给对方开发一个自动化的系统,这个项目的客户是我们最大的客户之一。
通过这个项目能够给我们的客户省去很多成本,同时这个项目完成后,能够带来更多的潜在客户,看起来是一个令双方都非常满意且非常兴奋的项目。
然而......
项目实施几个月后,客户的兴趣逐步下降,项目也开始陷入窝工状态,停滞不前。项目并没有取消,也不是进度落后,只是陷入一种停止的状态。
**当你对一个项目的工作感到非常兴奋,然后项目突然陷入停滞的时候,就像是心脏突然中了一枪,被打了一个洞。******
你很难知道当客户或者组织失去了对项目的兴趣和动力,你要采取什么样的行动,你要做些什么呢?
一个项目的停滞并不意味着你要放弃它,或者说去结束它。你只需要知道如何让它回到正常轨道,并且避免这个项目真正的陷入绝境。
下面7个策略可能会让你成为挽救项目的超人。
1 去问问为什么
解决你问题的第一步是要理解这个项目为什么会出现停滞。这可能有很多原因,但是只有当你知道停滞背后的真正原因时,你才能知道下一步要做什么。
你可以尝试从下面几方面来考虑下:
领导层是否发生了变化?
是不是缺少资源进行交付,或者存在了另一个优先级更高的项目?
是不是对最终目标没有达成一致,存在分歧?
没有人关注这个项目了么?
有没有人意识到项目已经停下来了么?
多问几个为什么,能够让你找到如何去遏制这种情况的恶化。通过沟通,能够提现一个新的项目负责人的价值,能够提供对一个具体问题的解决方案。
而且你可能会意识到,你与其尝试推动这个项目继续前进,可能还不如放弃它,或者继续保持现状。
2 检查利益相关者的参与程度
我发现一个项目停滞的根本原因,往往可以追溯到利益相关者参与水平度低,换句话说,客户、管理层或其他利益相关者可能不够关心这个特殊的项目。
这里面有很多原因,可能是这个项目的专业性超出了他们的领域,或者这个项目是强加给他们的,所以他们并不感兴趣。
作为一个项目经理就需要保证项目向前推进,这是项目经理的责任和利益所在。要去确保所有的利益相关者来做出决定,并且按照当初制定的里程碑逐步完成目标。
如果你看到他们缺乏热情,如果你的老板原意给你控制权,那就要立刻采取行动,让项目走上正规或者跳出低谷。
3 看项目范围是不是变化了
如果项目范围变动太大,那么可能会让项目组感觉有心无力。
大规模的项目范围变化会让你有势不可挡的感觉,不断增加的新功能却没有实时的调整预算和时间表,最终会使得团队觉得工作越来越多,觉得离目标越来越远。
如果你的项目团队正在应对多个项目,一定要避免项目范围的变更,避免项目进展缓慢甚至停滞。
处理范围变更最好的方法就是沟通。当利益相关者增加新功能或者其它需求时,项目经理要清楚这对项目产生哪些影响,这些影响包括从资源到交付日期等等。
你需要解释清楚,为保证项目进度和预算,可能需要放弃另一个功能或其它功能来满足新的要求,如果没有其它功能或需求被放弃,那么就需要讨论下你需要完成项目的新的时间进度。
如果最后的时间节点已经确定,那就需要坚持项目的预算必须增加,否则无法满足项目的目标达成。
4 考虑另一种管理方法
采用新的项目管理方法论是一个可怕的想法,特别是在项目的执行过程中,如果突然采取另一种思路,带来的影响是必然的。
但如果你的项目拖延下去,或者交付中发现不符合项目的里程碑和交付成果的要求,那么新方法可能会让你的项目环境带来新鲜空气。这也是有例可循的,有无数的案例可以证明这一点,一般都是通过更换项目经理来达到这个效果。
如果你不想被更换,那么可以尝试下新的项目管理方法,如从瀑布流到敏捷方法的转变,具有非常积极的效果。
有的时候,同一个项目采取不同的方法,可以帮助停滞的项目继续前进。
5 重新点燃利益相关者的成功欲望
项目的发起常常是因为一些利益相关者的远大目标和大力支持,他们对这个项目感到兴奋,并有较大的影响力,他们一开始就倾向于项目要获得成功。
但是也有很多原因的出现,随着时间的推移,这些期望项目成功的利益相关者可能会失去兴趣。大多数情况下,一旦你的项目失去这些关键人物的关注,也就意味着,你没有了推动项目的燃料。
和这个项目重要的利益相关者进行沟通,看能否重新点燃他们成功的欲望来推动项目的进展,看你需要采取哪些行动来让他们再次感到兴奋。
如果你不这样做的话,你永远也不知道是什么让他们拖延这个项目,如果能够找到关键点,那么这个项目就从停滞中回复过来并继续前进。
6 重新进行风险管理
风险管理不善在项目中是一个很常见的现象,这会导致你的项目受到极大的困扰。没有什么能像无穷无尽的问题那样来不断降低你团队的士气,并加入让你的项目陷入停滞之中。
风险管理是项目中常常被忽视的地方,你要做的是,和你的团队一起创建一个简单的风险清单,这些风险是重要且紧急的,并且有可能会在项目中发生的。
这样做的目,是确保每一个风险都有一个责任人或者任命一个人去寻找原因,并在风险成为问题前解决掉它。
通过实施这个日常规定动作,将会把因为意外情况导致项目陷入停滞的可能性大大减少。
7 重新进行监控
最后,许多项目陷入停滞是因为没有一个真正负责的人。作为项目经理要持续对项目的实施过程进行监视和控制,通过走动式管理,确保项目按照里程碑逐步达成目标。
通过这个动作表明,你关心这个项目,你关注项目的进展,你要让项目按照当初制定的计划前进。
实际上,我一开始提到的项目被放弃了。当我们尝试了一些这样的方法,我们意识到这个项目并不符合组织的核心业务,并且需要提供的时间和资源都不足以支撑到项目的完成。
要知道,即使是放弃一个项目来当作最终的结果也是很重要的,如果是必须的,那就让它结束吧。
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