最近接到一个“作业”，要想想公司的会务管理有什么可以提升的地方。
0.每次接到这种定义模糊的任务，第一反应都是先用2W1H做个基础整理。
What：是什么？
会务管理是什么呢？百度说：会务管理是指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。《会务管理工作初探》一文中说：通常认为，会务工作是指会议临近召开到会议结束时这一阶段。
所以我初步定义领导口中的“会务管理”是指我们公司召开的全部会议相关的管理工作。
Why：为什么？
领导为什么突然会提到这个问题？一般来说，只有发生了什么事，才会让领导放下手上的其他项目，把这项任务提早来处理。而这个“什么事”，正是我们要去思考清楚的。
How：怎么样？
搞清楚了是什么和为什么，我们才能去思考用什么样的方法才能达到领导的要求。
1.请注意（敲黑板），2W1H的三个步骤是逐一进行的，很多职场新人最容易犯的错误就是直接跳到第三步，通常是想了几天几夜的办法，整理出了一套方案，开心地拿到领导面前，结果方案一下子就被毙了，还完全不知道自己错在哪里。
所以在想方案以前，请先认真思考一下，领导说的是什么。
通常来说，公司级的大型会议都是由我们部门牵头组织的，其他会议都是由部门自行组织的，所以会务管理牵涉到公司几乎所有部门。这种情况下，不能用“会务管理是什么”这个大的问题去定义。可以选择小一点的切入口去思考，比如：“会议管理过程中，我们部门都管理了些什么？”
所以就延伸出以下两个内容需要定义的：
——公司有哪些会议？
按开会的成员分：外部会议、三会、经办会、（半）年会、运营会、专题会、部门会...
不同类型的会议好像是挺多的，但并不是每个会议都由我们部门主办，所以这是第一点需要明确的：我们部门管理的会议范围是什么？
——开一次会，关联到哪些工作？
这是一次独立的会议还是系列工作之一？
参会人员是否需要其他接待工作？
这次会议是否需要进行相关宣传？
一次会，可大可小、可繁可简，所以，第二点需要明确的是：相关的事宜是由我们部门继续跟踪了解吗？
2.想好了是什么这个问题，又有一些职场新人兴冲冲去找领导汇报了，情况巴拉巴拉说了一堆，然后领导反问一句，你觉得呢？瞬间把你前面的成绩抹成负数了。
所以，在问领导之前，请认真思考一下，领导可能要的是什么。
最近接连发生了两次会务组织失调事件，虽然都不是大事，但是从整体来看就是供应商太少导致需要临时去联系、会议信息传递有脱节导致准备不充分。因为这两件事只是表象，领导一般要的都是整体解决方案，所以，现在领导想要的是把会务管理做得更好，需要我们来看看现在公司里的会务管理做得怎么样。
我们公司的会务管理要说没管吧，查查相关的制度也有几个，要说管得挺好吧，也时不时地有点岔子。且不论其他部门做的如何，每次我们部门筹备大型会议的时候、平时做一些会务服务工作的时候、看部门做会务准备工作的时候，一些准备工作和服务动作确实有可以提升的地方。
那既然可以提升，就要去看看我们现在工作中做得相对模糊的地方，这一找就找出了两个问题：
——开会都有哪些标准？
开会预算标准多少？
会议规格多大？
要租多大的会场？
会场的标准如何？
参会人员住宿标准多少？
参会人员吃饭标准多少？
......
每个问题直接关系到费用支出，而每个问题的答案似乎有又似乎没有，所以，这就是可以提升明确的地方，但关键问题是：需要我们部门制定或修订相关标准吗？
——开会需要的资源有哪些？
就信息而言：宾馆、酒店、会议室...
就实物而言：钥匙、电脑、投影仪、视频、话筒、桌椅、空调（电扇）、黑板、茶杯、茶叶、矿泉水...
就服务而言：会议通知、会场调试、会议签到、会场服务、会议记录、会后清理...
需要的资源还挺多，涉及的部门也不少，但关键问题是：需要我们部门统管的资源有哪些？
3.现在，你对于是什么和为什么两点都有了自己的想法，也发现了一些需要明确的地方和关键的问题，这些地方和问题就是需要你去找领导时需要好好沟通的部分。也只有明确了这些，你才能去思考用什么样的方法去满足领导的要求。
对界定模糊的任务，搞清楚是什么、想清楚为什么，再去想怎么样，解决问题，就是这样三步~
今天的方法，你get了吗？
