老J公司年会组织的实战经验

一年一度的年会又要开始了,老J已经组织过N年的上百人年会,在这儿也可以简单的做个实战经验的总结,愿与大家共享。这个内容不但细致,还能少花钱,多办事。如何组织年会?不要挠头,其实很简单。从大块上说就是人、物、流程安排。

一、人员安排

因为我们是在组织公司的年会,参与会务的人越多,能在现场娱乐的人就越少,为了更多的让更多人尽兴,原则上会务组人员要越少越好。需要确定的人员如下:

1、年会资源总协调1人,通常为公司级主管,有一定协调能力。

2、年会总导演1人,必须有激情,有创意。

3、主持人,根据人员多少,建议100人以下2名主持人,100人以上4名主持人。

4、灯光、音响2人。

5、摄像、照相,3、4人,可根据设备情况安排。

6、会务礼品统计、兑奖及物品管理1人。

二、物

包括最大的物品,即年会场地,这是总导演最先要确定的,因为场地也是年会成败的关键因素。年会主要物品清单:

1、场地:需要确定的有活动和用餐地点,场地的进出口,是否可能会拥挤,是否安全。演员的出入通道是否顺畅。

2、条幅,拉花,气球,用于布置会场,这个不用细说吧?

3、电脑、投影仪、投影幕布。

4、灯光,音响设备。

5、相机、摄像机。

6、荧光棒、室内爆喷彩花、掌声小塑料手、喇叭。这都是用于烘托现场气氛的。

7、游戏道具,根据需要而定,通常没啥太贵的东西,因为年会也是有成本的。

8、奖品、奖券、礼品、证书、抽奖箱、鲜花等,用于抽奖、颁奖等环节。

9、饮料、糖果、水果、干果等。有多少人头买多少份,这个不能省,要不然大家看你的节目心里也不舒服,少买带壳的。

10、节目道具应提醒演出人员自备,因为毕竟不是专业的策划剧组。

11、其它小物品,包括剪、刀、胶带、桌签、签到薄、签字笔、纸箱。

三、流程

这是最复杂的内容了,因为好多细节和技巧都在流程这一步。

1、确定整个年会的基调与创意,先确定晚会的参与者是谁,比如打造团队?溶合?答谢?这都是基调。那么什么是年会的创意呢?是根据年会的基调来设计整个晚会从开始到结束的内容,比如创意可以是“寻宝”、“冒险”、“解密”等等,可以围绕主题来展开创意。

2、需要确定的文本清单:

《年会策划案》把刚才那两项用填空和问答写满。

《分房与分桌》如果是为了融合,要重新混分,如果是为了答谢,按自愿分桌。

《主持人台词》开场与收尾。

《年会游戏文本》注意,不是拓展游戏,一会再详述。

《年会费用预算案》原则:有多少钱办多少事。

《奖品、礼品清单》

《优秀员工名单》

《参加人员名单》要有性别,民族和职务,身份证号和联系电话。

《节目清单》在年会开始前,打印好,每个节目的负责人一份。

《场地、设备租用方联系方式清单》包括租车的使用与安排,是否参会人员需要接送等。

《奖券》

以上文档除相关人员掌握外,总导演至少要有一张纸版备用。

3、年会的开始时间,月日不需要说,时间需要说说,上午?下午?晚上?下午开年会最难,因为下午人都不是最兴奋的状态。所以通常首选都是晚上。但有答谢宴的话,晚上容易喝多,别怪我没提醒你。

4、主持人安排:主持人选择的标准最好是外形与智慧兼备的,心理素质要好,最重要的是对幽默有认知,收发自如。100人以上都是考虑两男两女,这样便于安排节目和互补。主持人需要准备的只有开场白和结束语,中间的串场词要见机行事。

5、节目安排:主要包括节目、游戏、抽奖、颁奖这几大块内容。

提前收集节目报名,节目报名表有如下几项需要填写,即“顺序、节目名称、节目性质、参加人员、所属部门、时长、主持人备注、时间控制”。顺序是最后有年会总导演确定的,名称到时长都是用来安排节目顺序的,时长和时间控制是控制时间的。

说下节目确定顺序的原则和方法。

原则:通常先激情开场,然后平稳过度到第一个游戏节目,再安排平稳的节目,再反复,总体控制要像波浪一样,不要长期维持观众兴奋的心态,最后安排比较抒情的节目,收尾。通常根据节目数量2、3个加一个游戏或颁奖,这样便于控制气氛。

安排节目的技巧:用EXCEL按节目类别排序,把不同的类别标上不同的颜色,然后在顺序这列写上编号,再重新排序,看一下是不是所有的颜色都是分开的,如果不是,重新编号。原则还是以刚才说的“波浪式”为主。

通常顺序是:开场、主持人上台开场,请领导讲话,表演节目,串插游戏与颁奖,抽奖,结束,开吃……

6、收集各节目素材,二次编辑与开发。要多与表演节目的人沟通,给予适合的建议。

7、PPT安排。PPT现在做为晚会的主要道具,是非常重要的内容,一方面可以帮助导演、主持理清头绪,另一方面可以让观众了解当前进程。通常开始可以做花絮,如观众拜年。然后主持人入场音乐,音效。节结音乐等。

技巧:把所有节目清单列在同一屏,标上用投影仪显示不清楚,但在笔记本上能看清的字体。可以用超级链接来控制整个PPT目录与节目的安排。还有,把桌面背景换成公司年会的主题画面,在切换程序的时候不会太突兀。

8、关于游戏,这是最让人头痛的部分,通常会让人想破头。但是,我告诉大家,这个其实不需要完全创新,只需要对已经有的游戏上进行二次开发就足够用一辈子的了。以简单的踩气球来说,早期的是单人的,我们可以二次开发为双人的,双人的不行可以多人的,多人的也玩过可以玩“盲人”的,“盲人”的也玩过了,那“盲人背瘸子”的。游戏是玩不完的。

特别注意,主持人在主持游戏的时候,不要长篇论述游戏规则,只需要发布简单的口令即可。这样才能让参与者最快的明白游戏的意思。

还有,注意游戏与场地安排的关系,如果场地太小,那么只能一组安排一个人员,或者分组比赛。

年会游戏的类型通常有3种,竞技,对抗,表演类,可以根据情况来安排,不要重复。

年会游戏的几大原则:安全!这是第一原则,不要使用任何危险的道具!然后是有趣和互动,最好是台下台上全场人一起互动,全员开心,那才叫设计的好的游戏。

9、抽奖,抽奖的形式也是不拘一格,有积分式得奖,随机式抽奖,破密式得奖,寻宝式得奖,这个在电视上都看过,也可以按“二次开发”进行安排就可以了。

10、处理现场情况,这是我最要说的,年会相对复杂,现场可能出现的情况比较多,如果刚才准备的足够,也可能会出现问题。原则上,每个电子设备都要有一到二个的备份,包括年会的PPT也要复制在另一台电脑上,如果你想死,就只放在一台笔记上,就算ThinkPad有时也可以让你死的很难看。如果人员和节目发生变化,一定要提前通知和安排,要不然,就只能你自己上台去串场现演了!

11、结束后,物品清点与回收。查好了,没用完的东西别丢了,省钱,明年还能用。

如果你正在做年会,把这个内容从头到尾核对一下,如果比这做的还细致,那你的年会就肯定没问题了!

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