现在的快节奏与高压力的生活,每天都感觉在忙,一会忘了这事,一会忘了那件事情,在做这件事情时通常又会想起来另外一件事情没有做,这样的事情越来越高发,一直很羡慕那些做事多,有那么有规划的人,优秀的人难道脑子好使一些吗?
今天的晨读给出GTD工作方法,教大家如何横向、纵向地高效处理工作任务,成为效率达人,这个技能好棒,我喜欢帮我提升工作效率的方法。
一、横向整理任务
横向整理任务要求我们把所有需要处理的事项,不管任务大小,需要时间多长,难度多高,都可以用一张任务清单罗列出来。早上用随身携带的笔记本罗列出来一份清单,做一件事花掉一笔,慢慢清单上都被划了,感觉是一个蛮有成就感的事情。
整理好清单后,决定一下是否是2分钟以内可以处理完的事情,如果是的选择立即执行, 马上动手解决事情;如果不是2分钟以内可以完成的任务,就要选择区分一下,001指派他人完成,比如看需要查询一下客户15年的销售明细,这个事情可以安排给助理完成;002对于有部分事情要选择延迟处理,这类事务加入”下一步行动“清单内。
二、纵向管理项目
这个主要是用于一个个项目前期的计划阶段,比如可以安排一个时间来开会讨论一个方案出来,再来决定下一步计划,001确定项目目标和原则 002展望结果 003头脑风暴 004组织整理资料005明确下一步行动方案 006按步骤实施。
三、三个关键原则
001养成收集的习惯,这点非常重要,一旦出现新的事情要时刻及时记录添加到清单内,不要占用脑空间;
002确定下一步计划,意思是对于不去明确的行动计划,直接添加好子菜单,把要做的事情直接记录到位,如果只记第一步,那么就会有很多事情的行动方案留在脑袋里,也会严重增加脑负担,所以要用清单帮忙减压。
003学会关注结果 ,对于一件事情不论是领导安排给自己做的,还是自己安排给下属做的事情,在安排事情的初期,就沟通好做这件事的 结果是如何?直接了当的沟通好要达到的目标是什么,期望的结果是什么等等,这样的话,节省双面的时间,直接提高达成的效率。
通过这三个方面又可以大大提升自己的效率空间,对于记录方式,有一款奇妙清单APP比较合适列清单,简洁大方;当然也可以随身携带一本纸质笔记本,可以方便清单的罗列和下一步计划的建立;当然最最重要的是要自己去尝试,去锻炼自己的大脑,提升大脑内存,提高工作效率。