今年的年三十比去年整整提早了11天,导致很多工作时间都被压缩了,公司的每个人都在喊事情来不及做,恩,确实很来不及。
但是再忙,有一件事还是要做~那就是:工作资料整理。
自从把工作资料倒腾倒腾地都整理了一遍,发现很多工作以前是知道怎么做,不知道为什么这么做,现在会换个角度,想想为什么要这么做了。
工作资料的整理不仅仅是对工作中产生的资料进行整理,更是对过往工作的一次总结呐~
所以,年底了,你的工作资料是不是也该整理下了喂?
下面我来讲讲,我的工作资料都是怎么整理的~
在《工作入手法则》里,我将每一项工作都分成了八块内容,分别是联络人、计划及开展、预算及使用、工作指引、日常工作、存档资料、参考资料和团队建设。
工作资料的整理,主要是针对其中的日常工作部分。
而日常工作从性质上区分,可以分为项目性任务、常规性任务、突发性任务;从工作服务对象上区分,可以分为部门工作和协助工作。
掌握了以上分类,我们就能按照资料内容,逐一去对应整理工作资料了。
在整理时,有以下四个方法可以帮助我们在以后查找时更快地找到当初的资料:
1.电子化
拍照、扫描、打字、格式转存…用你能想到的任何方式去把纸质材料变成电子文件,如果涉密就加密,如果不想给别人看就隐藏。
电子化最大的好处就是以后查找不需要再去翻一堆纸,一些软件甚至能直接读取电子化的文字,以后一键查找,多方便。
2.存在一起
存在一起的意思是…把电子资料放在一个地方。
可以是同一台电脑、可以是一个移动硬盘、可以是一个云盘,介质可以自己决定,但请务必放在一起,因为放在一起以后才能统一地查找,而不至于东找找西找找,找完每个介质才找到想要的资料。
3.定一些简单易记的存放基本规则
我的存放规则包括:
按服务对象建立大类
一个文件一件事情
文件夹按日期+项目名命名
常规性任务命名保持一致
有时候我们总是想把很多要素都体现在文件名上,搞得一个文件名长达十几个字,这样其实很不利于后期查找,因为一旦超过15个字,文件夹名称就会显示”…”,反而看不清。
所以千万不要想得很复杂,简单些就好。
4.多做几步让查找更轻松
我的多做几步是:
已完成的工作建立单独文件夹
修改多次的文件,在定稿文件名后标注“终稿”
跨越时间长的项目性文件标注截止时间,如“2014.2-2017.1***项目”
这样做的好处时,会发现自己还有哪些事情是做了一半的,能更快找到最终材料,能复盘知道自己的项目推进情况。
还记得今天我讲了哪些工作资料整理的方法吗?
电子化
存在一起
定一些简单易记的存放基本规则
多做几步让查找更轻松
动动手,让我们一起把2016年的工作资料整理起来吧~