论时间管理

赫胥黎曾经说过:“时间最不偏私,给任何人都是二十四小时,时间也最偏私,给任何人都不是二十四小时”。时间是我们所拥有的最好的资源,也是最平等的资源。有的人可以利用时间达成意义非凡的成就,而有的人只能碌碌无为,白白浪费光阴。这天壤之别的结局的关键原因不是我们意识不到时间的重要性,而是你还不会真正管理时间。正所谓,你管理时间的能力,决定了你的人生高度。

管理大师彼德.德鲁克曾经说过:“时间是最珍贵的资源,不能管理时间,便什么也无法管理。柳比歇夫21岁起就开始通过他的时间统计法对自己进行研究和试验;康德,富兰克林一生都秉承着严格的时间计划做事......无数实例告诉我们,伟大的人一般都是懂得时间管理的人。只有真正懂得如何管理自己的时间后,才能合理有效的利用自己的时间,不虚度此生,才能实现自己的理想价值。那什么叫做时间管理呢?简单来说,时间管理是指通过事先规划,并运用一定的方法,技巧和工具实现对时间的灵活和有效利用,从而实现个人和组织的既定目标。从古至今,学术界研究时间管理的大师源源不断,但凡对时间管理有过研究的,一提到时间管理,一般都会想到从19世纪末的八二定律和ABC管理法到现在的GTD(Get everything moving)。

在论述如何进行时间管理和提高效率前,我先对时间进行详细的分类,有以下:黄金时间,大块时间,固定时间,零碎时间(交通时间等),安静时间,弹性时间。只有自己真正意识到时间有哪些分类并懂得在不同的时间做合理的正确的事情,才能继续深入地进行时间管理。比如,一天中的黄金时间断有:记忆的黄金时间是清晨起床后,8:00—10:00am,6:00—8:00pm,睡前一小时。具体到不同工作任务,清晨一般适合快速记忆数据,符号,单词等,上午8点开始,大脑推理能力较强适合从事严谨和周密的思考性工作,下午2点—3点,大脑得推理能力最强,适合做快速决断,下午6点—8点,适合做一些长时记忆。此外,一周中的最佳工作日是周二至周四。同时,在中午1点的午睡有助于学习收到事半功倍的效果。只有掌握了黄金时间的普遍规律,才能根据自己的情况做出合理的安排。一般来说,在黄金时间里最好做最难和最重要的事情。至于其他时间,由于每个人的目标不一样,工作不一样等,所以需要自己合理安排时间来高效率工作,最后Get everything done 。最后,我想说的是,正所谓这句名句:时间是挤出来的。时间就像海绵里的水,越挤越多。所以,时间有这么多的分类,以后不要再说我没有时间,我时间不够等等这样的言语。

我认为时间管理可以从宏观和微观两方面来进行探讨。宏观方面主要是从理论意识方面强化大脑对时间进行管理,微观方面是在宏观的基础上,进而提出具体的方法达到高效率工作学习。

首先,宏观方面从三方面来阐述:

一:时间运筹管理统计

时间的运筹管理不仅是当今知识爆炸时代对每个人提出的要求,而且是掌握时间节约规律的要求。首先,要做得是时间消耗的记录分析。通过对时间的记录分析,了解自己的时间都消耗在哪些方面,就可以找出浪费时间的原因,并有针对性得拟定改进措施。值得一提的是,切勿自己凭记忆的估计。从心理学的角度看,人的记忆是最不可靠的,即使一个人的记忆再强,其对时间的记忆也会出差错,如果靠记忆,永远也不会明白自己的时间究竟是怎么度过的。所以,要选择好自己的记录方法和时间。要按照自己所处的学习环境工作环境,工作学习目的等来选择适当的记录工具和方法。而且,记录过程最好详细清楚,详细地记录每段时间,并且要有代表性。

二:基本流程:列单-组织-删除-行动

这个基本流程可用工作流程图来具体展现。虽然还是有所区别,但我认为两者本质一样。其中,”工作任务“,”等待处理“,”将来某时/也许“,这些清单应该根据你的具体需要经常查阅,避免它们给你造成工作学习上的困扰。

不仅仅只是意识到这些流程步骤,还要应用到生活当中,学以致用,养成一种习惯,达到一种境界;做任何事情之前就有了条件反射,形成一种惯性。形成这种好的习惯后,办事效率变高,对时间的掌握和管理运用自如,这样就不会觉得工作压力大,进而生活压力大,人的内心就会有一种成就感,生活也变得更轻松。

三:五大方法

(1)并列运筹法:在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。

(2)遇事三问法:能不能取消它;能不能于其他的事合并;能不能替代它。

(3)一箭双雕法:即一举两得,一石二鸟,最终起到事半功倍的效果。

(4)按质用能法。在学习和工作生活中,每个人都有高效,低效的时候,要怎样利用和度过它们?清楚时间的分类,找出每天的黄金时间,合理组织时间的利用过程,不仅能够提高单位时间利用效率,而且又最大限度地开发时间能源。

(5)欲得必失法。桥梁专家茅以升说过:“我看,业余教育是这样,8并不如2 6,如果每天有两个小时学习,来改变不懂科学、生产效率低的状况,企业领导者就会很快发现,这正是一种投资,决不是浪费。”在这个问题,茅以升是有发言权的。一九一六年,他考上清华大学后到美国康奈尔大学学习,一年后获硕士学位。然后他到匹兹堡桥梁公司做工人,工作了一年半,但同时天天晚上去加利基理工学院上夜校。一九一九年,他从夜校毕业,成为这个学校历史上第一个工学博士。茅老关于“8并不如2 6”的公式告诉我们运筹时间的这样一个哲理:学习没忘工作实践,工作实践是提高学习效率的风帆;工作实践中没忘学习,学习又是提高工作效率的翅膀。(源于百度摘抄)

最后,4种不同的方法工具来论述微观方面。主要是通过提高工作效率来掌握节约时间规律。

(1)四象限时间管理法。

第一象限是紧急又重要的事情,第二象限为不紧急但重要,第三象限为紧急但不重要,第四象限为不紧急不重要。我觉得第一和第三象限的本质实则就是列清单-组织-删除-行动,或者说具备一个”工作任务”清单(可提取一个简易清单)—”下一步行动“清单—“待处理"清单。第二象限的本质实则就是职业规划,人生规划,制定自己的短中长期目标。我们很多人都只看到第一和第三象限的任务工作,认为它们最重要,每天最多的时间也是被它们所占据。殊不知,影响我们的人生最重要的是第二象限的事项。我们不仅要处理好第一和第三象限的事情,每天也要为第二象限预留合理的时间。

由于每个人的情况都不同,所以四象限的具体内容因人而异。

(2)思维导图

举一个简单的例子,写作文时是不思考直接下笔,想到什么再写什么?还是先花几分钟理清一下思路,构建一个框架再动笔?你觉得哪个更省时间,效率更高,效果更好?我想大家都会选择后者。这就是思维导图的其中一方面运用和优点。在这里就不详细研究思维导图了,思维导图和时间管理一样,都值得我们去探索研究并应用于生活中(深刻理解研究思维导图后,有机会再写一篇总结)·。

此外,要清楚都有哪些思维导图工具。Xmind,MindManager,百度脑图等都是当今比较火热的思维导图工具。

(3)S便笺模板

此种方法主要锻炼个人的思考能力和假设能力,有助于在工作学习生活中遇到问题才更得心应手,办事效率才更高,不至于遇到难题无从下手,心有余力而不足。

模板如下:

(4)Mapping123

当你在开会时,可以利用此种方法快速记录笔记。当然,与此同时也可以录音,以防某些重要信息遗漏。

模板如下:

最后,由于之前做过一个时间管理测验并有摘抄记录下来,所以分享一下,感兴趣的可以测测。有30道题目,若符合你的情况,则回答“是”,反之则“否”。

1.每天都留出一点时间,以供做计划和思考工作的开展。

2.做有书面的明确的远期,中期,近期和计划,并经常检察计划的执行情况。

3.把每天要办的事情按重要程度排序,并尽量先完成重要的事情。

4.在一天工作开始前,已经编好当天的工作次序,拟定了每日计划。

5.每天都在向人生的远期,中期,目标迈进。

6.习惯以小时工资来计算你的时间,浪费时间你会后悔。

7.合理利用上下班途中的时间。

8.留出足够的时间以处理危机和意外事件。

9.采取某些措施以减少无用资料和刊物占用你的时间。

10.只有在不可避免的情况下才用书面形式处理事情,而一般则选择沟通形式。

11.采取某些措施以减少不速之客占用你的时间。

12.经常给自己规定工作期限。

13.你认为时间很宝贵,所以从来不在对失败的懊悔和气馁上浪费时间。

14.尽可能早得终止那些毫无意义的活动。

15.随身携带一些书籍和空白卡片,以便排队等待时间里随时阅读或记录心得。

16.经常运用八二定律和ABC法则。

17.养成了凡是马上行动,立即处理的习惯。

18.尽量对每一种工作只做一次处理。

19.善于应用节约时间的各种管理工具。

20.当天工作结束时,总要检查一下哪些工作没有按原计划进行,并分析原因,寻求补救。

21.将重要的工作安排在你工作效能最佳的时候做。

22.将时间分段,找出自己一天中的最佳时段。

23.定期检查自己的时间支配方式,以确定有无各种时间浪费的情形。

24.经常或定期进行时间统计。

25.根据工作需要有选择性地参加各种聚会,而不是凭兴趣参加。

26.热爱所做的工作,并保持积极的心态。

27.把工作注意力集中在目标上,而不是集中在过程中。

28.用工作成绩和效果来评价自己,而不是单纯以工作量来评价自己。

29.注意午饭的食量,避免下午打瞌睡。

30.你的行动是否取决于自己,而不是取决于环境或他人的影响。

测验结果评价:

以上各题,回答“是”得1分,回答“否”得0分。

总分24-30分,说明你的时间管理能力很强。

总分18-23分,说明你的时间管理能力一般,有待进一步提高。

总分18分以下,说明你的时间管理能力很弱,有待大力提高。


注:文章参考资料:《搞定-无压工作艺术》《GTD:尽管去做》《番茄工作法》等等以及各种有关文献

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