记录⾃⼰时间耗⽤的实际情况。
这可通过提前制定计划,并在计划表上随⼿记录,然后总结(总结需要当天完成)的⽅式来完成。管理时间必须持之以恒,才能避免回到浪费时间的状态上来。
要做有系统的时间管理。
要将⾮⽤于本职⼯作和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这⼀步,可以试问⾃⼰下列⼏个诊断性的问题:
(1)将时间记录或者⼯作计划拿出来,逐项地问:“这件事如果不做会是什么后果?”,如果认为“不会有任何后果”,那么这件事便该⽴即取消。
任何⼀个管理者⽆论他的级别和地位怎样,在没有别⼈注意到的时候,他都可以把占⽤其1/4时间的事情“扔到垃圾箱”⽽置之不理。
(2)接下来再问:“哪些事情可以由别⼈代为处理,即使不能做到更好,也不会影响其效果?”
授权的意义是“把可以由别⼈做的事情,交付别⼈,这样才能做真正应由⾃⼰做的事情”。这是有效性的⼀⼤进步。
(3)再问:“我有没有浪费别⼈的时间?”
这可通过系统⽽诚恳地问他的下属“我常做哪些浪费你的时间⽽⼜没有效果的事情?”来获得,⽽且问得对⽅敢说真话。这才是真正的有效管理者的特质。
如何管理好⾃⼰的时间,以提⾼⾃⼰⼯作的有效性?
1、努⼒消除⾃⼰浪费时间的现象
(1)提前书⾯制定年度、⽉度、周、⽇⼯作计划,剔除可以不做的事情,并明确什么是⾮要⾃⼰亲⾃处理的事情;
(2)将“那些由别⼈代为处理,即使不能做到更好,也不会影响其效果”的事情,交给别⼈处理;
(3)避免浪费别⼈的时间:浪费别⼈的时间,做得就是⽆⽤的事情,也就是在浪费⾃⼰的时间。
2、努⼒消除其他浪费时间的因素
(1)是不是由于缺乏制度或远见⽽产⽣了时间的浪费?
⼀个管理上了轨道的组织,常是⼀个令⼈觉得兴趣索然的组织。
(2)是不是⼈员过多造成了时间的浪费?
判断⼈数是否过多,有⼀个靠得住的标准:如果⼀个⾼级管理⼈员,尤其是总经理,不得不将他⼯作时间的1/10花在处理所谓“⼈际关系”、纠纷与摩擦、争执和合作等问题上,那么这个单位的⼈数就过多了。
(3)是不是组织不健全造成了时间的浪费?
其表现就是会议太多。会议(集会来商议)是组织缺陷的⼀种补救措施。
两种会议是有意义的:⼀是因为各有各的⼯作,⽽某⼀特定任务需要彼此合作才能完成;⼆是某项任务需要更多的知识和经验,需要将具有不同知识和经验的⼈聚集起来,即需要集思⼴益。
如果开会时间占总时间的1/4以上,那么这个组织⼀定是⼀个浪费时间的组织。
会议太多,说明职位结构不合理,说明单位设置不当;会议太多,说明本应由⼀个职位或⼀个单位做的⼯作,分散到⼏个职位或⼏个单位去了;会议太多,表明职责混乱以及未能将信息传送给需要信息的⼈员。
(4)是不是信息功能不健全?
内部信息功能不健全的主要表现是,信息不能及时传递到需要者⼿⾥,从⽽导致许多事情出现意外,不得不靠管理者出⾯协调。
3、统⼀安排可以⾃⼰⾃由⽀配的时间
管理时间的最后⼀步,是将管理者⾃⾏⽀配的零碎时间集中起来,以便于管理者有效处理自己该做的事情。