写这篇文章之前想先感谢一下立玮教练,我之前申请了易效能线上小组会的主持人工作,得到了他的定向指导和帮助,也学习到了很多。现在我将立玮教练给我的指导以及我自己担任主持后的一些经验教训总结一下,希望能给接下来担任主持人和各位大臣工作的小伙伴们一些参考信息。
我不知道其他线上小组会的情况是怎样的,不过易效能的线上小组会给我的感觉是分工明确、守时有效。会议设置主持人、时间大臣、排麦大臣和记录大臣四个角色,既分工明确又相互合作;会议一定还有教练的支持、分享和解惑,以及参与小伙伴们的积极参与和分享,因而整个会议能得以高效成功地开展。
在最近几次线上小组会里,我分别申请了主持人、时间大臣和排麦大臣的工作,完成后也有了些自己的感受,再加上立玮教练的指导,现用思维导图总结如下:
接下来举例说明一下经验教训:
主持人
1、跟教练沟通需要明确:会议前我有跟添翼教练联系并了解到他会分享的环节,但由于理解错误,在本该教练分享的环节我先安排了学员的分享(我以为教练是在下一个环节分享),幸亏添翼教练及时在文字栏中打字给我:主持人,我申请分享。于是我立即发现自己理解有误赶紧调整。
2、掌握全局:会议中有突发状况时,比如需要做顺序调整、需要提醒小伙伴赶紧上麦或及时下麦,我的最初考虑是不要影响大家倾听所以只在文字栏里提醒,文字输入较慢且不能引起大家注意,结果反而不能达成很好的效果,所以立玮教练提醒:主持人要及时站出来掌控全局。
3、上、下麦提前练习:本来以为上下麦是个很容易的事情,会议中突然发现不能及时上麦、说完之后又发现一着急不知如何下麦,试了几次都不行,越着急越慢……所以要提前入场进行练习。
排麦大臣
我是提前入场,并在备忘录里把到场人名先输好,这样排麦时久提前有了准备。需要注意的是:
1、如果有小伙伴提出把他/她的麦序调前或调后,要及时做出调整并在文字栏里发布出去。
2、需要随时关注在线人数的增减及在线状态:新增人员放入后面麦序;下线人员要及时删除或推迟。上周日小组会上我任排麦大臣,虽然已经提前把人名填好并随时添加了新进人员,但却未及时发现有些排好的童鞋在轮到他/她分享时已经又下线了,导致了一些不必要的等待时间。
时间大臣
个人感觉时间大臣相对简单一些,需要注意的是:了解每个环节的时间长度及每人分享的时间,这样可以算出每个环节有几个人可以进行分享;时间长的分享环节要对分享者有倒数计时提醒,分享超时时也应进行即刻提醒以便分享者能更好的把控时间。
记录大臣
记录大臣这个角色我还尚未尝试过,因为担心自己记得慢、记不全,但有根据大家的经验做了以上思维导图的总结,之后还是希望要再试一试有个个人体验的。
希望以上内容能对后面申请线上会议角色的小伙伴有些参考价值。最后,我想用立玮教练教给我的话做结尾:“先去做,在做的过程中再成长。你在那个位置了,就会有人来帮助你支持你......”尝试是个很不错的选择,小伙伴们,你们也来试试吧~