团队协同的痛点

以下场景相信大家都经常遇到：

灵光乍现

• 你是一位设计师，苦思冥想，绞尽脑汁刚找到一点灵感正要画下来时，一位同事拿着一个u盘临时找你要一份文件，花时间来回翻找拷贝给他，你又要花两倍的时间将注意力集中，刚才的创意早已烟消云散。

程序猿的日常

• 你是一位程序猿，戴着降噪耳机行云流水敲着没有刻字的机械键盘，眼看渐入佳境，即将改变世界。突然产品经理推门进来要改一大堆需求。思路被严重干扰的你，恨不得抄起键盘把产品先给改变了。
• 每天，总要接到几个陌生号码的电话。不接吧，担心是重要客户来电；接吧，由于个人资料的泄露，大概率会接到推销或骚扰电话，经常打断当前工作思路。

在团队日常工作中，很大的一个成本就是内部沟通。无论是为了获得项目资料、探讨技术问题，还是介绍项目背景、了解当前工作进度，在团队成员之间都频繁发生着一对一、一对多、多对多等沟通。

每逢重要任务或时间节点，还要召开会议，所有与会者都被迫停下当前工作，造成机会成本是相当高的，这也是多数人不喜欢开会的根本原因。

如今，团队内部频繁发生的低效沟通导致当前工作被中断、思路受干扰、专注状态被破坏、工作进程被拖慢等，使得我们越来越重视由此造成的巨大时间成本。

用各种聊天软件的群聊能解决问题吗？

既然现在手机聊天软件这么流行，建一个项目群，把成员都拉进去，听上去是个好主意，不是吗？

可过了不久，大家发现群聊非但不能提高效率，相反还使低效率沟通的情况更加恶化了。

原因是：

• 各种聊天软件天生不是为提高生产力而开发的，天生不具备生产力工具的基因。聊天软件定位就是休闲耗时间，其信息流组织方式是一维线性的。如果你想从浩如烟海的聊天历史中找一条信息，即使爪子把屏幕上下划出深坑，也不能保证一定扒拉出来。
• 加入的群太多，手机上群消息此起彼伏，造成信息过载，反而使很多成员不胜其烦。典型的大单位工作群，动不动就300-500人。里面有大BOSS，他一说话，后面立马蹦出来一串争先恐后献花、点赞的；每天群里大多是发加班照片、新闻表功的，想找一条有价值的信息几乎不可能。但又不能退出，因为可能一千条信息里面，会有一条对你有价值。
• 很多人不会正确使用群聊，在群里产生了大量的噪音，淹没了有价值的信息。找不到通知的通知群，属于那种群主需要低频率发通知的类型，比如逢年过节让退休员工来领福利品什么的。结果里面天天充斥着朋友圈的鸡汤鸡血文，还有位不知是大伯还是大妈的：日复一日、年复一年，每天坚持发一张早上好图片，而且非常执念地从来没换过！朋友圈能拉黑，这群里咋拉黑？

隆重推荐团队生产力工具----Trello

针对上述团队协同中的低效率沟通痛点，本文向诸位倾力推荐最优秀的团队生产力工具----Trello。官网首页自述：Trello助你协同工作、高效产出。

专为团队协同工作而开发

Trello的看板、列表和卡片，让你以有趣、灵活和有益的方式，来组织和优先化你的项目。

• Trello以二维平面的形式来组织信息，所有团队的资料和文档井井有条，访问效率高。

• 能很好地将团队、成员、项目、动态等各方面的重要信息进行关联，便于追踪和管理。

• 专门为团队协同、高效工作而设计，定位于为团队搭建高效生产力环境。

• 不会产生噪音，也不易造成信息过载，让你排除干扰，专注工作。

• 确保功能强大的同时，构成元素少而简单，学习成本低，容易入门，操作方便，让人乐于使用。

• 支持PC、iOS、Android等主流系统平台，不限制同时安装、登录的终端数量，能够方便地跨平台使用。

介绍1：Trello对人的组织与管理----成员、团队

Trello对人的组织很简单，只有两层：团队-->成员。

一、成员（Member）

当你注册了一个账户，这个账户既是Trello的一个用户，也可以视为一个成员。问题来了：到底是谁的成员呢？

此时，刚加入Trello的你是独立的，没有归属于任何团队。当然，并不影响你以个人身份来使用Trello，只是无法让它为提升团队生产力做贡献罢了。

个人怎样使用Trello呢？应用场景太多了，可以当备忘录、购物清单、学习手册、日记、个人博客。还是那句话：用途只受想象力限制。

等积累一定经验后，就可以加入或者创建团队。

二、团队（Team）

团队是由成员和看板构成的。

一个用户可以创建多个团队，一个成员也可以属于多个团队。Trello对创建和从属的数量均无限制。

介绍2：Trello对信息的组织与管理----看板、列表、卡片

看板其实大家并不陌生

看板（Boards）是从日本学来的流程管理工具，可以简单地理解成一块横向分成三栏或多栏的黑板，用来对团队和项目的要素、属性和进程进行可视化动态管理。

在Trello中，看板是一个可视化的信息组织集合，也是主要的交互场所。每一个团队可以有多个看板。

列表（Lists）：是看板的组成元素，视觉上是垂直分布的一列卡片的集合。一个看板可以有多个列表。

卡片（Cards）：是列表的组成元素，也是组成看板的最小单元。一个列表中可以有多张卡片。

看板、列表、卡片，就构成了Trello描述、表达、处理、组织信息的三个基本工具。这三个工具的名称、内容和排列位置，均可由用户创建、修改、移动、归档、删除。而这些操作，即是对团队内部项目管理和协同工作的可视化管理与实现。

使用Trello管理团队

1.创建你的第一个看板

团队后台管理页面

可以在Boards（看板标签页）中新建看板。

新建看板对话框

在弹出的对话框中需要填写看板名称（中英文均可），并可以为这个看板选择所属的团队。

新建的看板，暂时空荡荡的

进入刚创建的看板，这里暂时空无一物，如上图。

点击左上角的Add a list（添加一个列表），开始为看板添砖加瓦。

创建列表

为第一个列表起名To do（将要做的）；重复以上过程，为第二、三个列表依次起名为Doing（正在做的）、Done（已完成的）。为列表起名字中英文均可。

深呼吸，放松一下，下面就该进行最令人期待的操作了----创建你的第一张卡片。

年轻人的第一张Trello卡片

点击To do列表中的Add a card（新建卡片），在对话框中填写第一张卡片的标题，然后按回车【6】。

编写卡片内容

刚才创建的卡片，只有标题。点击该卡片，进入卡片详情对话框，可以填写内容。这样就完成了第一张卡片。

创建多个卡片

重复以上步骤，创建更多的卡片。此时，可以看到第一个To do列表中已经创建了四张卡片

年轻人的第一块看板

2.用Trello管理团队日常运作

在建立好团队的看板后，便可以用看板来管理团队的日常工作了。下面先从Boss的日常做起。

水平移动卡片代表什么？

水平拖放卡片

水平移动卡片：是指将卡片在列表间移动。

问题：作为项目负责人的你，在列表间拖动卡片，这个操作代表什么？

答案：将一个卡片从To do拖放到Doing，说明该任务状态变成了正在进行；如果从Doing拖放到Done，则说明该任务已完成。

讨论：拖放卡片是Trello中常用的微操作，其含义是由你的团队来赋予的。在本例中，意为任务状态的切换。

思考：其他成员能否拖放卡片？

垂直移动卡片代表什么？

垂直拖放卡片

垂直拖放卡片

垂直移动卡片：是指将卡片在同一列表中变换高低位置。

问题：项目负责人垂直移动卡片，意味着什么？

答案：在某一列表中，上下拖动以调整卡片的位置，实际上就是改变卡片所代表任务的优先级。位置越高，优先级越高，这个符合人们的心理认知习惯。

思考：垂直拖放卡片是Trello中常用的微操作，其含义是由你的团队来赋予的。在本例中，意为任务优先级的升降。另一种含义：位置越高，表示任务发布日期越新；越低，说明日期越早。

讨论：其他成员能否垂直拖放卡片？

成员对卡片投票

除了移动卡片之外，团队的成员还可以对卡片进行投票。

对卡片投票

当点击卡片标题进入卡片详情页面，阅读卡片内容后，若觉得要对发布者有所反馈，可以：

1. 在卡片右侧的动作（Actions）区域；

2. 找到Vote（投票）按钮，点击一下。

Trello很贴心地提供了各种投票状态的显示。显然评论要比投票传达更多更详细的信息了。当成员要评论时，先点击卡片标题，进入卡片详情页。

投票后的卡片详情页

上面是投票后，在当前卡片的详情页看到的投票状态：

1. 出现了VOTES（已投票）；

2. 1 vote（已有1票）：点击还能看到投票人列表；投票者还能在这里撤回投票。

卡片外面能看到的

对其他成员来说，进入看板，直接就能看到：

1. 被投票的卡片标题

2. 当前票数

这样的好处就是，不必再点击进入卡片详情页，就能看到投票情况，节约了时间。

投票功能还是非常实用的，比如你发了一个卡片“今天1400开会”，团队成员只需都点一下Vote，你在看板主界面看到卡片下方的投票数，就知道大家看过这个卡片了。同时，整个看板、列表的界面依然清清爽爽，这也体现了Trello在内部沟通方面的高效率。试想一下，若换成某聊天群，会怎样？一定是在你的通知后面，一大群人都回复“收到、+1”，团队成员敢有个二三十人，这群立刻就被噪音淹没了。

对卡片评论

评论是另一种成员互动的手段。显然评论比投票能传达更多更详细的信息。当需要评论时，点击卡片标题，进入卡片详情页。

对卡片进行评论

在卡片详情页，成员可以操作的地方是很多的。下面一一解释：

1. 卡片标题：点击可以修改标题；

2. Description（卡片详情）：这是卡片的正文，点击也可以修改卡片的内容；

3. Add Comments（添加评论）：这才是发布评论的地方；

4. 评论框：此处输入你的评论内容，右下角四个按钮可以探索一下；

5. Save（保存评论）：点击绿色按钮发布评论；

6. vote

   (投票）：这里说明刚才投过票了；

7. Activity（活动）：该卡片的活动历史，此条说明作者是四个小时以前将该卡片发布在Doing（正在做）列表中。

详情页中的评论

若想看详细的评论内容，可点击卡片标题，进入卡片详情页。在这里：

1. 刚才发表的评论内容及时间；

2. Edit（编辑）：可以编辑自己的评论；

3. Delete（删除）：可以删除自己的评论；

4. 对此评论用表情来互动；

5. 以表情来回复别人的表情。

简单查看评论状态

若只想概括了解卡片的评论状态，可以在看板、列表中大致观察：

1. 该卡片目前有1次投票、1条评论；

2. 右侧活动列表中，能看到最新的若干条评论及作者。

这依然是不必点击进入卡片详情页，就能快速了解卡片的反馈情况。这就体现了Trello对信息的分层组织和管理，避免了成员被过多的细节和噪音淹没。

当然，上面提到的仅是Trello中的一小部分功能，它还有很多更加强大的功能等待你去发现，但是仅从这几项功能中，我们就能够明显的感觉到Trello对团队工作效率的提升。

如果你的团队正在耗费大量的沟通协调成本，那么不妨试试Trello了。