一个小技巧,让你在职场不再做无用功,发挥事半功倍的效果

一个好久不见的同学要请我喝酒,见面之后就觉得她心情沉郁。果然,几杯酒下肚之后,她开启了抱怨模式:“最近太累了,想离职了,有什么好的工作推荐吗?”

“能说一下想离职的原因吗?”

“老板客户太奇葩了,吩咐工作,你做完了才说做得不对,他要的不是这个,一次又一次返工,弄得精疲力尽,还不落好。”

“你做之前先问一下他要的到底是什么啊?”

“问了,问题是他自己都说不清楚要什么,都是他妈的废话。”

“呃……”同学气的直爆粗口,我竟无言以对。

缓和了一会气氛,我看她平静了一点,继续说:“你给我说一个具体的事例,我帮你来分析一下。”

“上一周,客户发来邮件,需要我整理一份产品资料,我就把产品资料给他发了一份,结果第二天发来邮件说他要的不是这个。我就问他需要什么,结果来了一句‘你看着办吧!’我以为他还需要竞品的资料,整理了大半天发过去了,结果还不是,折腾了几次,原来他需要的是各个品类的市场占有率,以及财务报表分析。他奶奶的,这不是折腾人吗?早点说清楚不就好了吗?”

同学说着火气又上来了,可见她是气的不轻。

说到这里,我已经明白了大概,要说客户的问题吧,他确实有很大的问题。但是我那个暴躁的同学吧,也不能说是完全没问题,她错就错在没有提出好的问题,不能引导客户说出好的答案。

正所谓,没有正确的问题,就不能找到正确的答案。在《学会提问 麦肯锡工作法》的前两章,大岛祥誉告诉了我们提问的六大好处以及提问的四个方向。在随后的章节中,大岛祥誉通过具体应用,告诉我们通过提问,可以减少很多无用功,达到事半功倍的的效果,不管是工作还是生活,通过提问,都能让我们提高质量。

通过“提问三部曲”让你的工作立见成效。

第一步,通过提问,抓住事物的本质,准确了解情况。

当你的合作方说想要一份资料,但是又说不出都要什么资料时,我们就可以用5W1Hd形式发出提问:

这份资料要用在什么地方?(Where )

这份资料是用来做什么的?(Why)

这份资料你需要提供给谁?(Who)

这份资料你需要的重点是什么?(What)

这份资料你什么时候要用到?(When)

这份资料你要如何使用?(How)

通过这样一系列的提问,弄清楚合作商需要资料这件事情的本质,原来他是需要用这份资料来向领导申请下一季度的项目预算。于是,我们给出的这份资料里包含了上季度的财务报表分析、产品的市场占有率,以及关于这个产品未来发展趋势的分析报表。不仅满足了客户的需求,另外也为客户提供了更方便的资料。

这就是发散式思维,通过各角度 、不同的方向提问,以此来了解一件事情的本质。

第二步,以提问的形式给出假设。

在通过提问做出假设时,要将焦点集中到一个论点或者意见上,进行深度挖掘。

同样用5W1H的方式提出假设,不同的是假设必须是一句具体的话。

要在下个月月初(When)去公司总部(Where)向领导(Who)申请下一季度的预算,要让他明白这个产品的发展前途可观(How),因此我需要产品市场占有率以及财务报表分析(What)。

这样就是一句非常明确的一句话。具体做法,大岛祥誉在《学会提问》中提出了假设笔记的概念。即用A4纸写下假设。用半边纸的篇幅写下除了Why以外的4W1H,在最上方写下Why 的内容,在纸张的最上方把假设汇总成一句话记下来,这样在验证假设时更加清楚明了。

第三步,验证这一假设。

验证这一步,就可以和客户合作方说出你的假设,给出他需要的资料,并且结合你自己的想法,客户提供更多的资料,为他的工作带来方便。这样子的工作方式,不仅避免了返工,而且给客户留下更好的印象。

谷歌公司曾经做过一个内部调研:那些每次都能超额完成目标的团队有那些共通之处?结果显示,当那些能够对他人抱以尊重、共鸣、宽容的人集中在一起工作时,团队的协作更加密切,任务完成的也更好。

那么,这些人有什么共通之处呢?他们除了对他人抱以尊重、共鸣、宽容之外,他们尊重每一个成员的个性、接纳不同的意见。他们也善于用提问提高团队成员的积极性。

通过四个提问,激活整个团队。

1、此时此刻,大家在想些什么,让大家发发牢骚。

当团队成员心不在一起时,必然相互推诿责任,不能更好的合作。这时,不要急于要求大家摆脱这种情绪,而是要让大家发泄出来。询问一下:

“你们这会在想什么呢?”

“到底什么让你们感到厌倦呢?”

当大家被负面情绪充斥的时候,牢骚和抱怨是在所难免的,让大家发泄出来,消极的状态才能改善。

2、询问大家的目标,我们的目标是什么呢?

当负面情绪被发泄出来后,大家肯定会轻松许多,这会再问大家:“我们最初的目标是什么呢?”大家也会很自然地谈起当初的目标:"向大家普及智能家电,让智能家电服务更多的家庭。“

3、询问大家的强项,我们团队的强项在哪里呢?

“我擅长汇总各种数据。”

“我擅长和各类人打交道。”

“我擅长分析行业态势。”

通过这样一种交流,发现各自的强项,每个人发挥所长,提升团队整体实力。同时,我们也明白,有的成员不做某项工作,是因为他真的不擅长。那么,我们就可以彼此合作,把自己不擅长的交给别人,自己擅长的就去帮助别人,也能更好地提升人际关系。

4、询问该如何发挥大家的强项。

比如,擅长和各类人打交道的可以去做市场调研,交给团队成员汇总出各种数据,然后再由其他人进行行业态势分析。通过整体协作,就能提升整个团队的战斗力。不做无用功,不会对他人猜忌,这样的团队才能战无不胜。

职场和生活都是瞬息万变的,不变的是事情的本质,以及最原始的姿态。锻炼我们的提问能力,助你洞察事物的本质,不做无用功,提高工作效率和生活质量。让我们跟随大岛祥誉的步伐,一起《学会提问》吧。

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