从事公文写作，准确把握公文的功能特点是应有之义。
“法定性”“实用性”是两个根本特点。
“法定性”。
具有法定作者。公文虽由个人所写，但大多为“代机关立言”。其法定作者为发文机关。公文姓“公”，就是这个道理。概括起来，公文是法定作者在法定范围内行使职权制定和发布的。
具有法定格式。公文在格式上具有规范化、标准化的特点。公文是为履行职责而制定的，每个文种都有特定的功能以及具体的格式。公文的格式，由文种功能决定，也来源于历史、文化和传统。写作公文时，不能随意变动和标新立异。公文格式规范化、标准化，才能有效保障公文能够准确表达法定作者意志，确保公文处理和执行能够准确、及时、有效、科学，提升公文作用发挥的效率。公文的格式，既包括公文本身的格式，包括文种、文头、标题、主送、抄送、作者、日期、附件、印章以及用纸尺寸、字体规格等，还包括公文产生及发挥作用的过程，包括起草、审核、会签、签发、缮印、用印、登记、分发、存档以及跟踪、督导、反馈等程度。如果缺乏规范化、标准化的格式和程序，不但会导致公文写作随意化，更重要的是会导致公文传递及处理随意化，达不到公文行文的目的。
具有法定效能。公文是法定机关履行公务的重要工具，体现法定机关意志，表达法定机关主张，代表法定机关的法定权威，具有行政指导和行政指挥的作用。公文具有约束性，一经颁布，就具有法定效力，不执行或违反有关固定，就要受到追究和问责。相同的文章，通过公文发出和在普通媒体上刊发具有截然不用的效力。比如著名的小平同志南方讲话，一经中央文件形式下发，意味着这篇文章从一个前领导人的署名谈话转变为中央的意志，是两个完全不同的社会化形态和法律效力。
“实用性”
必须真实。以实用为目的，带有任务性，必须反映客观事务，内容要求实事求是，用事实和道理表明观点，依据以及引用材料和数据必须真实，传达的方针政策必须从实际出发。
必须实用。公文在行文上必须明明白白、清清楚楚，使人一看就知道要做什么，怎么做。行文庄重得体，语句准确规范，不产生歧义。还要注重时效性，围绕公文处理问题，必须做到迅速及时。
“深与浅”，公文的功能特点
公文者，深者得其深，浅者得其浅。文章者，经国之大业，不朽之盛事。文以载道、文以辅政。理论和实践，是虚与实、认识与行动的关系，是一个硬币的两面。实中有虚，现象中有本质，发展变化中有规律；虚中有实，理论是对实践的总结和概括。
如果“实”代表一个人走路，“虚”就是告诉你往哪儿走，怎么走？
如果“实”代表工作，“虚”就是告诉你为什么做，怎么做？
从深的方面讲，公文具有反映事务本质属性和规律性的认知价值，具有解决各种自然、社会、思想问题的应用价值，具有体现社会进步和人格升华的思想价值和满足人类心灵和情感的审美价值。一个机关不重视公文，必然不重视理性思维，不善于总结实践经验，不能正确处理务实和务虚的关系，无法做到通观全局、抓住重点，见微知著、未雨绸缪，积累经验、提高水平，开拓进步、创新发展。
从浅的方面讲，公文是各级机关的办事工具，是机关的“耳目”“喉舌”，连接各方的“纽带”，机关工作轨迹的“凭证”，是机关各种信息的表现者和承载者。具有领导和指导，宣传和教育，联系和关照，依据和凭证，规范和制约等具体作用。实际工作中，不少工作需要文字来推动；不少精神需要文字来传递；不少经验需要文字来总结。
我们无意拔高公文的作用。一篇公文的作用，必须放到具体的、现实的环境中去考量，甚至可以说绝大多的公文作用十分有限。但作为理性思考的承载者，公文却是理性观察、理智思考相关业务的思维结晶，是对工作、对实践本质、规律和系统的认识和把握。作为从业者，不可不察！
