我的时间管理系统

从寒假到现在一个多月时间,我捡起了许久不用的晨间日记,并开始系统地学习自我管理,逐步构建我的6大系统。

时间管理与很多认知类的学习不同,认知类的学习,就像修炼武功的心法,看懂之后学习一些招式,再勤加练习,武功就能精进。而时间管理没有太多心法,都是干巴巴的招式,你能做的就是勤加练习,从中悟出些心法。在我看来时间管理就像闭关修炼的冰床,在冰床上修炼可以让你的精进速度十倍于常人。大部分人只能看到心法和招式的好处,却看不到冰床的好处,所以,时间管理的好总是不足与外人道也。

时间管理只是自我管理的一个子系统,我把我的整个自我管理分为了6大系统:习惯系统、学习系统、写作系统、任务系统、人际系统、生活系统。其中习惯系统是其它系统的基础,只有养成长期坚持的习惯,才有可能继续做其它事务的管理。


我的时间管理主要用了两个工具:印象笔记和excel,力求工具精简、花的时间最少。两个工具就不需要在多个工具间切换了,日常工作中只需要在电脑桌面打开一个印象笔记页面和一个excel,保证它们在你眼前,可以随时查看记录即可。

另外两个辅助工具是清单和番茄Todo,清单用来记待办事项,番茄Todo用来帮助集中注意力。

用印象笔记我主要用来写晨间日记,晨间日记不是一般的日记。我把里面的内容分为目标管理和目的管理。目标管理是将年目标、月目标分解成每天的目标,目标需要你像个机器人一样去完成这些事情。

有了目标管理,我们还需要目的管理,因为我们不是机器人,我们还需要平衡工作、兴趣、健康、人际等多方面,目标管理很难照顾到方方面面,所以就有了目的管理,目标管理+目的管理,实现用平衡的方式度过一生。


1.目标管理

目标管理放在晨间日记的开头,包括你当年的目标,当月的目标,本周、本日的目标。

这些目标放在表头每天有意无意地扫一眼,就像海上的灯塔,帮你指引方向,让你不用迷失在各种琐碎事务中。

2. 每日计划

每天早上起床花上3分钟,将当天要做的事列出来(建议配合周计划),列事项需要注意以下几点:

1)只列3件对你来说重要的事。也就是时间管理中常说的3只青蛙,这三只青蛙是你当天最重要、最困难的事情,如果能在一大早就把这3只青蛙吃掉,你这一天将会感觉无比顺畅。

2)把事项拆分,拆分到你跃跃欲试想要具体执行为止

举个例子,你的清单中有一项任务是:跑步5KM,如果这对于你来说是一件比较困难的事,那么建议你可以拆分为:回家换上跑步鞋;带上钥匙;开门、关门;走到操场上;快走1km;........拆到你跃跃欲试、无法拒绝这个任务,你会发现一项艰难的任务很有可能就被你完成了。

你也可以试试5min启动法,告诉自己只做5min,然后你会发现,你不知不觉就做了很久。

3.执行

列完了计划,就需要执行了,执行中需要主要的事项和可以用到的工具如下:

1)一次一事,保持专注

时间管理的本质就是注意力管理,当人的注意力集中时,效率会大大提升。如果需要在不同任务间切换,大脑需要重新“启动”,启动又会特别耗费时间。所以我们建议在列任务的时候不要过多,一来增加大脑的专注时间,二来,当你的任务少,完成之后会很有成就感。这种成就感会形成正向循环,激励你继续做时间管理。

2)记录时间流水

记录时间流水的意义在于帮你提高时间分辨率,也就是对时间的感知力。有的人对时间的分辨率是半天,有的人是半小时,有的人是分钟。比如有的人发个呆可以发一下午,有的人发呆只需要2分钟。提高时间分辨率有利于充分地了解时间,活在当下。

4.目标复盘

目标是我们为了达到某些目标设置的计划,我们需要将实际结果与计划做对比,方便我们优化我们的计划。目标复盘我分为以下几个步骤:

1)结果和目标对比

对比结果和目标是否符合。

2)未完成的事和原因

一般来说原因有各种各样的,总体来说,最主要的原因可以分3种:a.任务拆分的不够细,无法执行;b.任务量太大,时间不够。c.任务很难拆分,还需要理清思路。

3)行动方案

根据以上3种原因,找到对应的解决办法:a.任务细化  b.减少任务量,保证每天的任务都可以完成 c.搁置,寻找新的信息,等到有线索了,再来分解。


5.目的复盘

过平衡的一生除了设置目标以外还要兼顾目的,目标是完成一个个事项,达到一个短期目的。而目的是一个个习惯,习惯是为了达成某个长期的目的。习惯的建立是帮我们建立生活的据点,不迷失在生活的琐碎中。

不同的人的目的不一样,比如我近阶段的目的是提高自己的自信心、思考力、自我管理个人品牌,人际交往能力,细化为下一步行动就是Daily achievement、写作、分享相关专业的信息、收集美好的关系,所以我会在每天的复盘中去回顾我在着几方面有没有做到。


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