开会，是大多数公司年后第一个工作日的必办事项。它意味着我们又该开始新一年的忙碌，但此时的你却心情复杂，因为你担心即将要开的会，跟大部分开过的会一样毫无意义。

要开的会又多又长，针对新年目标的策划一个接一个，即使你不需要在会上发言，会议的内容和你关系并不大，也被频频要求出席。领导装作在发言，大家装作在倾听，但最后却是“会而不议，议而不决”，本来就推挤如山的工作量，现在又因为冗长繁多的会议而更加拖延，看起来是重振旗鼓，实则雪上加霜，但是没办法，还只能硬着头皮继续把会开下去。

很多人都会把这种状态归结于“年后综合症”，但也许真正的原因并不是患上“年后综合症”的你效率低下，而是“开会”这件事本身就有问题。其实，同为亚洲国家的日本也这样，据统计，日本白领工作效率低下主要有三大原因：“众多管理层和领导部门人无法自己作出决定和推荐工作”、“部门内外反复无用功的协调”和“员工庞杂的资料制作”，这三个原因都与开会有关。

在日本企业的日常工作中，由于各部门领导人对于某问题无法独自做出决定，往往要与员工讨论，在考虑员工的想法的同时，又要在工作岗位和部门领导之间协调。然后再次与员工讨论，取得一致意见之后，再准备在社长面前作正式的报告，如此繁复的流程一直持续。这还是顺利的结果，如果某一个环节没有达成一致，或报告被驳回，那么所有流程又要再来一次。

随着企业越来越大，会议也越开越大，尽管当时多数企业的领导人每隔几年就会发出一次精简会议的要求，但没过多久会就再次增加，重蹈覆辙。在麦肯锡工作十余年的日本企业家赤羽雄二，在对比了日美企业之间的管理差别后，甚至把“无效会议”所代表的效率低下，当做日本企业衰落的原因。

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既然开会这么重要，那如何高效地开会呢？对于策划会议，赤羽雄二介绍了三个原则。

原则一：给会议做减法，避免可有可无的讨论；

对于会议时间、参加会议的人数，推荐的方法是将其减半。比如，把平时2小时的会议减少到1小时，半小时的会议减到15分钟，并且将参加会议的人数缩减到最低程度。

你可能对这样的“大刀阔斧”感到惊讶，但事实上大多数的会议效率都极其低下。发言少，发言间隔长，或者发言不够简洁反复叙述一个话题，或者和本次会议的议题产生偏差。

会议时间减半后，赤羽雄二发现，参会人员的发言次数反而增加了，就连平时不怎么发言的人也开始主动发言。更重要的是，比起平时能提早结束会议，让人倍感轻松。会议提前结束后，还会有一些参会人员主动交换意见。

同时，人数的减少有利于快速地推进工作。出席会议的人员越少，人员的紧张感会增加，更易形成一次有意义的会议。例如，如果一次会议只有3到5人参加，往往每个人都非常认真参与讨论，对他人的发言也会专注聆听。而人数极多的大型会议，个人的精神往往松懈。

原则二：明确会议负责人，加快推进速度；

会议时间的缩短，必定要伴随着快速高效的会议流程。这时候就需要安排一位“会议高效推进负责人”，他可以是领导、项目负责人，或者表达清晰逻辑性强的人。总之，“会议高效推进负责人”的任务就是要明确每个人的发言内容是提问、意见还是个人感想，以及这样的发言内容与会议目的是否吻合，是否能推进进度。

开会前礼貌地通知对方需要在此次会议上发言，避免有些人不喜欢临时被点名的尴尬。如果起初讨论氛围不够热烈，可以由会议负责人来主动提出问题，活跃气氛。

每次发言之前都应确认发言内容，然后进一步推进讨论，这样做能有效地避免几个发言人的发言内容之间出现偏差，杜绝无效的争辩。

当然，意见矛盾是再正常不过的事情了，负责人可以将两者的意见整理归纳。如果意见发生冲突，那么首先确认共同点。这样一来，意见相反的两人就能较为冷静，再在这样的基础上确定不同点以备下次推进。

原则三：正确使用“白板”。

虽然很多公司开会用”白板“记录会议内容，但最多只在会议结束后，挂在会议室或拍照存在手机里作为日后的提示，当再次看到白板的内容时，仍然难以清晰地归纳出当时讨论的内容，常常达不到应有的辅助作用。

白板作为引导会议走向的工具，最好由会议负责人一个人书写，对于比较复杂的讨论，要让所有人员注意力都集中于白板上，确认每个人的发言，整理归纳议题。

毕竟能够清楚表达自己意见的人是少数，从语言学来说，人们的口头表达只能传达出实际内容的70%左右。这就需要负责人在记录后，主动指着白板上的内容来确认表达的含义是否准确，这几乎可以彻底避免记录上的遗漏，而且归纳出发言人的要点，降低沟通的成本。

对于观点上的偏差，白板也能通过图示的方式说明异同点。对于两种不同的观点，可以通过在白板上画表格的方式对观点本身进行拆解，写下共同点，再追加不同点，这样再针对具体细节，自然事半功倍。

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对于每个参加会议的人员，重要的是清除沟通上的障碍，也有三个原则。

原则一：学会聆听他人的发言；

很多人喜欢在对方话讲到一半的时候，就迫不及待地想要提出自己的意见，等到注意的时候，已经”反客为主“把话题引向了别的地方。此外，认真听完他人的发言还意味着可以获取对方的信赖，在会议中，直截了当的沟通方式，也让情感因素常常被忽视，毕竟从对方身上获取信息，认真聆听的感觉能让对方放松，毫无戒备、流畅地发言，快速的推进工作进度。

原则二：发言时，将所要表达的信息归纳重点；

先简单地归纳要点，再进行口头表达会比较稳妥地传达出含义。这里的归纳，只是针对你发言的核心要点总结出3~4个重点。

譬如，你要针对公司新开发的产品的计划书发言时，你可以总结以下4个要点：

1.目标顾客的年龄范围是20到30岁，大城市的成年男性；

2.准确把握他们的需求；

3.选取其中10个顾客作为样本进行采访调查；

4.产品四个月后上市，要在此前完成调查。

每个重点你还可以围绕谈谈，为什么要这么做，期待达到的效果是什么。如此用这种方法反复发言几次，你的随机应变能力就会大大提升，从容应对的同时也让他人快速抓住重点。

原则三：通过书面形式达成一致。

不用说书面形式的确认，有的人甚至连口头的确认都会省略，这影响会后执行的速度。利用书面形式，可以在会议上记录对方的要求然后再说出自己的理解以供对方确认。

要求书面形式的确认，一是因为两者在理解上或多或少存在一些差异，特别是细节繁多的时候；其次是在某些问题上达成一致后，一段时间记忆就会变得模糊，只会记住丢自己有利的事情。

高效的开会、推进工作进度，不用担心把时间都浪费在无效的会议上，能让你在年后的工作产生良性循环。