我的每周回顾策略

国庆节很多人会选择假期出去玩或在家猛吃猛睡。从我个人来讲,除了吃、玩、睡,我会更加关注可以做点什么,比如利用假期做好回顾。

01

说起回顾,我也是经历了很长的一段时间才真正体会到其重要性。

我们每时每刻都在产生各种想法,但绝大多数想法对于人生进程来讲是毫无意义的。当然,有的人会把某些想法作为梦想写下来,可这只是一个小小的进步。

在此基础上,又有很多人把梦想写下来后就抛之脑后,所以真正取得成功的人永远在少数。这里有主观和客观两方面原因:

客观原因在记录和整理的方法,我的小孩现在也存在此类问题。在我的指导下,他虽然知道记录的重要性,但会记在很多地方,比如我送给他的日程本,学校发的练习本,家里的便利贴等。

成人可能记录的地方更多,例如手机、电脑,甚至扩展到家里、公司等处。

建议记录的地方不要超过3处。我自己只保存在两个地方——日程本(无论去哪里都随身携带)和晨间笔记(手机或电脑软件)。不要小看此方式,我也是经过5年的实践、调整,才基本定型,并且要养成这么记录的习惯。

主观原因是重点——记录之后要经常回顾,一直跟踪到结果。

可以讲:能否做到定期回顾并采取行动得出结果是区分自我管理水平和区别阶层的分水岭。

也许读者仍然无法体会回顾的重要性,我再举两个例子:

一是在家里,你有经常回看自己拍的照片吗? 自从数码照片普及后,人们都是随手拍照,这是另一种“信息”过载。不像以前要把胶卷洗出来,再搞本相册把照片装好。无论何种方式,我们通常做法是把相册塞到书架上,或者数码照片存在电脑里,然后就没有然后,很少会去碰它。那些美好的记忆就这么被封存,无法在我们的心中掀起波澜。除非你把照片定期取出来看看,深藏的记忆才能被唤醒,让温暖的情感流遍全身。

二是在公司,管理层会把年度目标、战略等放在办公室最显眼的位置。这么做并不是为了简单的好看,而是不断提醒每天路过的员工,我们的目标和战略是什么,可以起到激励、鼓舞士气和干劲的作用。

无论工作还是生活,没有定期的回顾,很多事情很容易虎头蛇尾,不了了之,这是我最近几年的大体会。

02

既然回顾这么重要,那我们该何时进行这项工作呢?

从我个人实践看看,大致分为周、月、季度、半年和年度。

半年和年度好办些,许多组织或个人都有年度工作总结和新年度计划的任务。但是,我们又会发现,即使有人这么做了,最终的结果却不见得理想。

因此,我们要把回顾的重点放在周、月和季度这三块。把小时间节点做好,半年和全年计划完成就容易很多。

以周回顾和我本人习惯为例:回顾时间通常安排在周六,回顾重点是晨间日记和日程本。此外,微信聊天记录也作为我每周回顾的标的物。

1、我的日程本详细记录每天和未来某天要做的事,以及突然蹦出来的灵感。一天24小时,一周7天,人不是机器,很多事也不在自己掌控范围内,所以要把这么多想法付诸实施并有结果,其实有很大难度。

2、晨间日记原本就兼顾回顾昨日事项的功能,除了美好回忆和重要事项外,有少部分也需要整理记录。

3、微信虽然在国际上使用广泛性无法跟脸书比拼,但在中国社交圈足够了。由于微信私聊记录是按照时间的倒序排列,我也会用它来回顾过去一周里朋友与我联系内容。除去日常的问候,对于委托我办理或者我需要朋友帮忙的要事,都需要统一记录到日程本上。对于需要一直跟踪的,我甚至把对方“置顶”。

本文先不讨论事情没有完成的原因。开始划重点:在周回顾时,我会把上述三种来源中没有完成的事项用便利贴搜集起来。这样在下周日程推进时每天移动这类搜集起来的未完成事项,做到提醒和尽快了结两不误。

通常情况下,一周内没有完成的事项不会超过两张便利贴。

当然,如果你是第一次做回顾,而且已经具备很好记录习惯的话,肯定会一下子搜集很多未尽事项的便利贴。但只要坚持依照记录、搜集、清理了结的步骤,压力自然会慢慢减下来,管理事务的能力显著加强。

月和季度回顾的方法同上,只是此时记录的事情主要集中在需要一定时间完成的大项工作。只要坚持月和季度回顾和搜集,就足以体现这批工作的重要性,有助于提醒自己要坚持完成。

03

当搜集好周回顾便利贴后,接下来不是马上就去做,而是先做一遍检视,看看哪些事项可以直接写入下周日程完成。

要强调:对于能够列入的,必须是下周的某一天肯定能完成。比如,本文草稿的完成时间是在中秋节前,但由于某些原因一直没有修改完善,于是我在中秋节做周回顾的时候先写到便利贴上。9月最后一周非常忙碌,没有时间和精力完成修改,这样便利贴就从9月25日逐日移到30日。然后为这次国庆假期做计划时,根据日程安排10月1-3日我都在陪孩子玩,但10月3日晚上我的时间就空出来了,于是我就把它写到10月3日的日程上。当晚完成后转发给助理,给她10月4-5日两天中抽空编辑,10月6日就可以按计划发送。

对于部分没有完成被写到便利贴上的事项,我们还得分析为什么没有完成。有的事项不是简单的一小时或一周就能完成,从时间管理的角度看必须进行拆解。

同样是上面的例子,我就把发送《我的每周回顾策略》拆解成“中秋节前写草稿,10月3日修改晚上,10月4或5日编辑,10月6日发送”共四个小任务。

暂时没有放入下周计划的事情,也不必纠结何时能完成。我们的时间和精力有限,你不可能一下子把积压的事全部完成。换个角度看,我们在下周碰到和某人的聚会取消,某项会议推迟等突发状况后,就可以马上把便利贴上的事项拿出来完成。

原则上,可以忽视搜集起来事项的重要程度,而以当下有多少时间足够完成某件事为规则,来决定优先做哪件事。

有多少时间就完成多少事是时间管理中一项很重要的规则。我们都是希望专注干一件事的,谁喜欢看电影或吃螃蟹的中途有电话来打扰呢。

我现在写作的方式也是平时打腹稿或写框架,然后看时间,确保有两个小时不受打扰才用来写作。即使临时有事情,也要把写作放在第一位。否则中途被打断后再来接着写,许多灵感和思路重拾非常难。

回顾的策略和能力需要一个逐步提高和优化的过程,刚开始执行还是会有这样或那样的难度,务必自己根据个人工作生活特点坚持摸索和养成习惯。

国庆节最后一天,记住做好你的周回顾哦!

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