许多企业在会议前可能会更新文件内容，这些更新的文件内容包括结合董事的意见对会议材料做出的修正，或者会议的某些议题发生变化，则董事会不得不对其进行必要的调整，匹配会议任务优化会议内容。除此之外，在日常的文件审阅、审批和决议任务中，文件可能会因各种原因需要再次更新。
当文件需要更新时，无法避免需要再次打扰到董事。工作人员既需要确保将更新文件传递给董事，又需要说明文件更新的具体内容和修改方向。文件更新是一个繁琐重复的工作，不仅需要重复校对文件的内容，还要进行重复的通知。另一边，董事重复接收同名文件，部分人员在下载后也会感到困扰。尤其是将这些文件都下载到本地之后，在一个名字标注下，新旧文件极易混淆。
出现问题1：不确定董事收没收到更新文件？
不确定董事收没收到更新后的文件，这样的情况通常发生在单向传播当中，也就是缺少反馈。组织者不清楚董事是否收到最新文件，但无论答案是或不是，都反应出了组织存在的沟通问题。
出现问题2：文件混淆，分不清最新版本文件
重复命名的文件、相似命名的文件、同一议题下的文件在众多文件中，除了大规模修改外，多数小修小改的文件不会给董事留下太深刻的印象以让董事可以看出文件的变化。
出现问题3：会中临时更新文件，十分仓促
会中会议议程或结构临时发生变化，为了确保会议顺利进行，需为参会董事及时更新文件或调整会议文件顺序。这样可以避免任何潜在的混乱或错误，确保会议能够按时且高效地完成。
然而在会议文件不可避免需要更新的情况下，在让所有董事都能获取文件内容中的最大价值时，尽量应该减少对董事的打扰。做到这一点，需要工作人员注意核对信息的准确性、董事的意见观点，做细致的规划和周到的准备。
在会前会后中参会董事可以在会议文件上批注、实时接受会议文件的更新。同时，避免会议背景资料太多，随议程发布加大参会董事的认知负担，可以将相关背景资料存入文件库，由董事自主选择浏览。文件更新也可以随时随地，新文件替代旧文件，旧文件被覆盖，新文件直接呈现在参会人员面前，为参会董事提供良好的会议体验。
