结构化思维——5.怎样清晰表达信息

前面内容:

信息识别,分类整理,概括总结

此三步骤,就是用结构化思维方式来思考问题,

但思考只是隐性过程,我们需要得出结论显化出来(表达)。

怎样很好的表达呢?


常见表达误区

在工作生活中,我们常说,“不知道你想说什么”,意思其实是,“不知道你的结论是什么”。

所以,为什么我的汇报让你听不懂,就是因为开头没结论,细节之间没有分类,话与话之间还没有联系。


清晰表达四原则

想要做到让人听懂,其实是有套路的。这个套路简称为 “论、证、类、比” 四个原则。

1. 论,也就是结论先行。

一次表达只支持一个思想,最好能够出现在开头,这叫结论先行。

2. 证,也就是以上统下。

说的是,任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括,直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。

3. 类,也就是归类分组。

就是每一组要点必须要属于同一个范畴。

4. 比,也就是逻辑递进。

所以每个要点都需要按照一定的逻辑顺序进行排列。


例:用四原则重新汇报工作会清晰很多。

有结构的表达就是以结论为开头,层层论证结论,最后再强化结论的过程。

仔细想一下就会发现,这个表达的结构同样符合我们的金字塔结构:

纵向上,顶层是总结论,然后支撑结论的要点要层层下分,直到客观事实跟数据;横向上,每一组要点都有一定的规律和分类,彼此也是有逻辑关系的。

而且,有了这样一张结构图以后,你会发现你可以在任何短的时间内把一件事说清,说全,只是深入的程度不同而已。

举个例子,比如:

你只有一秒钟或两秒钟的时间,你只需要说结论就可以了,“我们这个产品会成功,要加大研发力度。”

那如果你有一分钟呢?就可以说到金字塔结构的第二层,“我这个产品会成功要加大研发力度,原因有三点:(1)销售方面,用户数据非常乐观;(2)营销方面,市场热度非常高;(3)运营方面,这次准备更加充分。”

那么如果你有两到三分钟呢?就可以按照我们刚刚给的完整版来说了。


图片发自简书App


重要的事情说三点

结构化的表达是可以被训练的,有一个简单的训练方法,叫“重要的事情说三点”。

当对方向你提问的时候,如果你可以立刻回答出有三点,一定可以给对方留下脑子很快的印象。

……

所以,可以一开始就说三点,而且最后正好说三点。这件事看似简单,其实背后隐藏着非常强的结构化思考能力:


首先,你要给出个结论;

然后,再给出支撑这个结论的三个理由。它们之间还要符合“论证类比”的原则。

比如,当我们在说一些逻辑性非常强的话题的时候,对话题的把握就要非常周密:

横向上要符合“类”和“比”,话题不能有遗漏和疏忽,还要有先后次序;纵向上,要符合“论”和“证”,挖掘思考的深度。

这非常考验大脑的信息处理能力,且何况用3点把事情说清楚。

这需要大量训练,建议:在生活和工作当中,任何人问你问题,你都可以尝试着用三点来回答,边说边想。

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