每天都在鼓吹创业好、选择创业对,但是有一些问题我们必须要正视。创业公司有什么样的陋习呢?我们又应该如何应对呢?创业者只有勇于正视缺点,才能越走越好。
在 万物复苏的季节,人们习惯于进行一次大扫除,清洗掉一个冬天的阴霾和慵懒。但对一家企业而言,不应该仅仅整理整理地毯,打扫打扫厕所角落里的尘埃,而应该 抓紧时间摆脱那些可能会导致时间、金钱或者精力浪费的任务及人员等,并尽量避免将自身置于这种情境之中。以下是八个可能带来浪费的坏习惯,如果你正好可以 对号入座的话,赶紧悬崖勒马吧。
1.创业者缺乏合适的工作计划
朱 莉·摩根斯顿(Julie Morgenstern)是纽约的一位时间管理专家,同时她还着有《切忌早晨查收邮件:工作日保持效率的窍门》一书。她认为缺少一份合适的工作时间表是企 业家浪费时间、精力及金钱的首要原因。这往往让他们无所事事、心灰意冷、生产力降低,从而导致收入下滑。尽管很多人都认为工作清单要具体到每日的工作计 划,但摩根斯顿建议企业家以3天为一个周期制定相应目标。
以3天为一个单位安排会议、工作的截止时间等,可以预留出一定的富余时间,在突 发事件或者紧急情况出现时有回旋的余地。同时,这种计划可以让规划者清楚地划分出轻重缓急,在一定范围内的推迟不会造成对未来计划的透支。此外,她还建议 每天花费几分钟的时间,考虑手头的3天计划是否有需要修改完善的地方。
2.员工不能人尽其才
据 摩根斯顿估计,在她担任顾问的中小企业中,约有75%~80%的资源浪费源于未能将每个员工的长处发挥到最大,没有为大家安排合适的工作。克里斯廷·马克 特 (Kristin Marquet)是纽约传播公司马克特媒体的创始人,对此她深有体会。当她某一天仔细分析自己的时间究竟花在哪些地方时,惊讶地发现每周她用了10小时来 处理一些琐事。考虑到她时薪为100美元,由此带来的损失是十分惊人的。意识到这些以后,马克特聘请了一位能够处理日常办公琐事的工作人员,从而将记账、 文案以及网站设计这类事情完全移交出去。实际上,马克特支付给这位员工的工资只是她损失金钱的1/4。
摩根斯顿建议,“尽管你可能会感到自己实在没有时间来对新人进行培训,但是花上6个小时来与之沟通,随后每周你都能够节约两小时,一年下来,也将多争取近100个小时呢!”
3.缺乏具体的工作方向
加 州贝克斯菲尔德的一位企业成长顾问拉瑟尔·欧瑞德(Russell S. Allred),与他人合着了《高效企业家的最佳实践》一书,对这一领域颇有研究。他认为避免浪费时间以及让工作日程更有效的方案是:以某项任务为中心, 构建相应的配合系统及工作进程。这需要在办公室部署好工作清单及流程,同时记录下完成每一个流程的步骤,总结出最有效的方式,并将之形成规范。很多人习惯 学习他人的经验,所以可以让员工在一旁观摩优秀员工的操作过程。同时,他还建议,为了确保工作效率的最大化,可以创建一个工作进度表,规划得越细致越好。 此外,每次要培训一名以上的员工。就算在某个岗位上的员工生病了或者跳槽离开,也有人能够立刻顶上,从而预留出充足的时间培养后备力量。
4.时间规划不严密
办 公和家居产品提供商兄弟国际公司在2010年4月进行的一项调研发现,在漫无目标地寻找工作任务上,每位员工每年浪费38小时。那些在观看搞笑视频或者动 物影集上损失的时间更是不计其数。金伯莉·梅德洛克(Kimberly Medlock)是马萨诸塞州奥利弗布兰奇一家名为生产力管理公司的顾问,他认为很多员工都不知道如何处理来自线上、线下的各种任务指令。因此她建议公司 建立一个专门的电子文件传输系统或者纸质文件存储归档中心,以便更好地传递重要的信息。同时,员工们应排除杂念,不在无谓的事情上消磨时间,集中精力做好 自己该做的事情。比如,养成每天定时查看邮箱的习惯,以免工作中被一些新邮件提醒而分心。有意识地自动忽略那些反复发送的或者不重要的邮件,可以借助 Anti-Social等屏蔽社会化网站的工具或者RescueTime等时间管理工具,来抵挡社会化媒体的诱惑。
5.开支无度
伊 莱·米克拉韦茨(Eli Mechlovitz)是一家玻化砖网络零售商GlassTileStore的联合创始人,他的公司设在纽约布鲁克林区。他仔细审查每月账单,发现了严重 的资源浪费现象,比如付费的网络分析工具、不必要的报刊杂志订阅费、可有可无的保险支出等。通过具体的清算工作,他每月可为公司节约4000美元的开支。 米克拉韦茨分析,“有时候,人们会很轻率地多订阅一两本杂志,或者加入一些看起来相对便宜的小型项目。但日积月累,最后就形成一大笔开支。”因此,他建议 企业分季度对公司的支出进行考核,及时削减一些不必要的支出。
6.未能找准目标对象
玛 丽亚·玛莎拉 (Maria Marsala)是华盛顿州一位商业教练,在对客户服务的过程中,她发现很多企业在错误的消费群身上投入了大量的时间和精力。因此,她鼓励这些企业首先划 定自己的理想目标消费群,即找到会为自身产品或服务买单的个体或组织。让这些理想目标消费群产生多次购买,并引发口碑推荐。那些试图取悦所有人的营销行为 将带来极大的资源浪费,瞅准自己的目标市场和目标人群相当重要。
7.员工资源的大量浪费
在 米克拉韦茨的公司,一旦员工出现生产力低下或者负面情绪时,他会为其换一个岗位,以便发挥各自的特长。比如,一名无法很好地完成自身工作的仓库管理员,最 后在专门为产品打包的团队中表现非常出色。但如果一名员工真的无法胜任工作或者在单位异常痛苦,那么企业应该迅速解聘这位员工。前文提到的顾问欧瑞德表 示,“一位态度消极的员工可能会让整个团队士气低迷,最终令企业领导者沮丧不已。原因在于,最终领导者会自责,作为老板,为什么没有及时结束双方的痛 苦?”当然,如果这种“老鼠屎”与创业者沾亲带故,那么情况将会复杂得多。一般而言,应该首先考虑让这位员工深陷痛苦之中的原因是什么,怎样才能够改变这 种处境。解决问题的第一步是,别让消极情绪持续蔓延,进而影响整个团队。
8.工作拖延
如 果你经常掐着最后期限来完成任务,那么就应该回过头来好好想想问题出在哪里。时间管理专家摩根斯顿分析称,通常来说,筋疲力尽往往是因为超负荷工作,但很 多时候造成这种疲劳拖沓状态的原因在于缺乏一定的规章制度。通常一个较大的项目会造成时间的拖延。她建议将大任务分解成不同的小任务,并且规划出具体的时 间表。“在现在的工作环境中,你很少能够一天8 小时全神贯注于某事,但在半小时至1小时中保持注意力还是可行的。所以,掐着日程表,看看自己能否在某个时间前完成任务是非常有效的。”