当我们埋下了时间管理的种子,知道自己的价值观以后,我们就需要对时间这个种子,进行“施肥浇水了”,进行系统性的维护了。
而这就是下一步,让种子变成树苗的计划——识别并整理出那些对于我们来说,很重要又很紧急的事情,必须马上去执行,以及未来怎么样安排去执行的事情。
而书中说的四象限法则以及衣柜整理法就很好的解决了这个问题。
四象限法则是由著名管理学家史蒂芬'柯维提出的一个时间管理理论,该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧象。
以下图片可以帮助大家更好的理解。
在使用四象限法则时,首先要学会如何评估一件事情的重要性,和如何得知一件事情的紧急程度。一件事情的重要程度取决于我们的职业价值观,也就是评估一件事情的重要程度的标准,而紧急程度也就是任务的时间底线。
第一象限是指那些重要而且紧急应该立即去做的事情,要不然会造成很严重的后果;
第二象限是指那些重要但不紧急,但是他随时都会发展成为,重要而且紧急的事情,所以要学会避免让许多事情进入讨厌的第一象限线,处理方法是这段时间要有计划的去做,将任务进行分解,集中处理进行;
第三象限是指那些事情不重要但紧急,他的花销时间是相当无奈的,在这里我们不仅要学会避免盲目的忙碌,也要学会甩掉猴子。这里就需要运用到猴子法则,猴子法则是指不揽下别人的工作放在自己身上,也尽可能的甩掉自己身上的猴子,最好的处理方法是交给别人做。
第四象限是指那些不重要而且不紧急的事情,大部分这个象限里面的事情都是用来打发时间的,我们最好不要去做,因为它是在浪费时间,浪费我们的生命,可以当做休养生息,但是一定不能沉溺于这个象限。
而衣柜整理法了,它的目的就是“做事靠系统而不是靠感觉”。
试想一下当我们整理衣柜时是不是首先得把所有衣物全扔出来,然后把每一每一件衣物分类处理之后,再根据其存放的位置进行归类。(这里推荐大家看一下《怦然心动的人生整理魔法》这部影片。)
事实上,整理衣柜的五个步骤对应时间管理的五个流程,捕捉→明确意义→组织整理→深思→行动
在捕捉这个环节里面,把一切引起我们注意的事情都收集下来,放到一个地方,我们统一称之为收集篮,(在我们使用收集的工具时,我们要尽量做到三点:1只选择一样工具尽量简单,不要又是手机又是纸笔;2同时要保证5秒能够进入状态;3要定期清空这些事件。)
明确意义将我们所有需要注意的事情进行判断,决定下一步是否去执行。可以执行的放一边,不可以执行的放另外一边。
在这里有三类是不能去行动的事情:
1垃圾,浪费时间,浪费生命的事情
2以后可能做的事情,将来某时
3参考资料,可以直接归档处理
而可以行动的任务:
①2分钟行动——马上去做
②项目任务行动——指派给别人完成的事,特定时间做的事。
组织整理时,我们需要将我们的所有事件,分类重新储存,可以马上处理的事情立即去做,不能马上做的事情放入日程表,提醒以后再做,不能马上做的事情,以及可以派其他人做的事情都可以放进日程表。
未来需要做的事情放在将来行动清单里,而剩下的行动清单就是每天的主要清单。
当我们把所有事情做好之后,我们还需要每周进行回顾:
我们的事情做好了吗?
我们这样做的意义是什么?
我们的目标是什么,达到了吗?
怎样可以把事情做得更好呢?
(可以在每天下班前回顾,也可以每周回顾)
而在下一次行动开始之前,我们就可以通过回顾,进行调整,让行动更加出色!
时间不等人,任何方法,都只是在帮我们更好的节省时间,让时间最大利用化,如果我们当前的方法,就是最好的,就不需要学习,如果我们当下的生活仍然很忙碌,却毫无成效,那么就让我们一起开始整理吧!整理我们的时间,整理我们的生活,整理我们的人生!
(因部分原因,书中的内容我并没有去用例子来详细讲解。)
最后的最后!
谢谢!