要事管理：两种清单，巧妙记录琐事
在安排一天的事务时，我们通常会遵循要事优先的工作法，也就是，重要的事情优先做。网上流行的“时间管理四象限”就是要事优先的具体化。
很多人以为使用“时间管理四象限”来安排自己手头任务能让自己不再陷入杂忙乱中，但是却发现自己更加焦虑和自责了。其实“时间管理四象限”并不能让你真正摆脱焦虑，接下来我来和大家分享如何管理好要事的方法。
先来看看也许能让你感同身受的，我的学员柯丝妍的痛苦经历。
她在一家公司负责营销工作，忙得经常连水都顾不上喝，开会、联络合作方、洽谈媒体、汇报工作、写营销方案……她自己在生活上也有很多期许，下班后会健身、遛狗、做美容。但正是如此多的事情和想法，让她感到有些透不过气。为了解决这些问题，她在网上学到了时间管理四象限的课程，按照重要性和紧急性两个指标把事情归纳为四类：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急，并且应该优先去做那些重要不紧急的事情，即所谓的“要事优先”，以免它们变得紧急。
接下来的日子里，她开始每天列出自己的任务，然后按照四象限的方式为每一个任务标注重要与否、紧急与否。真一开始做，问题就来了，丝妍发现她列出来的任务很难区分哪个更重要哪个更紧急，看上去它们都挺重要的，也都是急着要做的事情，每天光是为这些任务排优先顺序就要花费她好大气力，这还不算什么，真到执行任务的时候，丝妍发现，明明她排第一优先的任务，自己却经常不想去做，反倒是那些没事看看手机、和同事聊聊闲天之类不重要不紧急的事情，占据了她相当多的时间，为此，她很苦恼。
你觉得丝妍的问题出在哪里呢？
这可能是好多人的困惑，为什么越重要的事情我们似乎越是拖着不想做呢？可是吧，你反过来想想看，凭什么你想做的事情就一定能做到呢？如果每个人都不费吹之力就能事事心想事成，那还要我这种花费超过十年时间研究心理学、研究时间管理的人干嘛用呢？
要事第一？听上去很美，只需做重要的事情，那样才有价值，可怎样的事情才是要事，那些不重要但也得做的事情怎么办？我们不是《要事第一》这本书里描述的那种放弃日常管理，专心筹集善款，从而改善学校经营状况的校长；我们也不是什么为了慈善事业放弃工作的副总裁。我们就是普通人，有一堆具体的事情等着我们做呢。
四象限适合用来思考人生大战略，却不适合拿来制定日常任务战术。更何况，作为一个正常的人类，我们天生就是喜欢做简单的、轻松的、有趣的、新奇的和急迫的事情，而这些事情，往往都是不重要的。那些重要的事情，则困难多、挑战大、过程可能乏味无趣，而且，我们总是能找到拖延的理由。
要想真的把那些重要的事情搞定，光靠自己想象可不行，决心也是苍白无力的，你必须得使用合适的时间管理工具，而且一定要在事情有所准备。
接下来，我将给你讲解四种有效的时间管理工具，我曾经用这四种工具在深耕时间管理的12年间帮助上万人优化他们的时间表，平均为每人每周节省了13.7小时。是不是觉得很神奇呢？接下来这四种工具将会帮你把所有要事统一管理起来。
所谓“要事”，我们把它视为“要做的事”更为妥当，我们每天都有各种纷至沓来的任务，我们还有自己想要的休闲娱乐，当然，我们也的确有那些对我们意义重大的紧要之事，所有的这些都是我们要做的事情，毕竟，丰富多彩才是真实的生活。
要想高效处理“要事”，你需要掌握三个步骤，它们和你到山上采核桃类似：
1.采摘：随时把核桃摘到你的筐里。
2.筛选：时常伸手入筐把玩这些核桃，挑出不想要的扔掉。
3.品尝：筐里剩下的那些核桃，现在想吃哪个就吃哪个。
接下来我来分别给你解说：
一开始上手做时间管理，很多人就习惯找张纸，想一想当天要做的事情，然后列出一份清单。这种方法是错误的！因为你列在清单上的事情都是紧急的事情。当人的大脑处于聚焦的紧张状态时，只会关注对自己最有威胁和最迫切事物，其他事情全都会被忽略掉。所以当你去想你今天要做的事情，你可能列出老板吩咐的事，客户催逼的事，即将截止的事和自己急需改变的事，但，就是不会有重要的事，因为它们通常都不紧急。如此一来，每天往复，你就很难有机会去处理重要的事。
清单是要列的，但应该像你漫步在山上采摘核桃一样，边走边随意的收集。每一天，任何时候，只要你想到有件事情可能应该做，你就应该立刻把它纳入到你的清单里，这个动作叫做“随手记”，就是你要学会使用的第一个工具，而随手记形成的那张清单叫“待处理清单”，是你经常都要使用的第二个工具，它就是你的核桃筐。
随手记的时候并不需要管你记下来的是件什么事，重要的事也好，紧急的事也罢，大事、小事、近期的事、长远的事、想做的事、不想做的事，全都无所谓，只要是你意识到你可能想要处理一下这件事，那么你就立刻把它记下来。之所以强调“立刻”，是因为若不及时记录，你的大脑很快就会忽略掉它，转而把注意力投向眼前急迫的事上，等过后，你再怎么聚精会神，也很难再把它们都找回来。所以，为此，我还专门为学员开发了手机App，方便大家随时记录。
再说说待处理清单，它是你最重要的时间管理工具，因为待处理清单里承载了你全部的大事小情，你选择做什么事情，应该从待处理清单上面挑，而不是从你的脑子里，你的脑子只会关注急迫的事。前面提到的丝妍如果把事情都记在待处理清单上，就会发现自己的焦虑会少很多，一目了然，可以更好的安排事情，不用把事情都装在大脑里给自己徒增压力。
叫“待处理清单”而不是“待行动清单”，就意味着你记下来的事情不一定都是要做的事情。有一些事情你可能无需采取行动，所以你应该时常去看你的待处理清单，并且思考每一件事情，做出筛选。这时，你就需要第三个时间管理工具——72小时法则，它帮助你把眼前不需要采取行动的事情都筛掉，只保留下来可以尽快上手完成的事项。
当你浏览你的待处理清单准备筛选时，你要这么做：
1.逐项思考每一件你随手记下来的事情。
2.问自己今天、明天、后天我是否打算花时间去做这件事。
3.如果答案是“否”，立刻删掉这件事。
4.如果答案是“是”，想想具体你都要做什么。
就这么简单，不用浪费你的脑细胞去想和评估每件事情的难度和进展这些问题，你只需要问问你自己今天、明天、后天（72小时内）是否会做这件事即可。72小时的神奇之处在于它迫使你去思考那些重要的事情，并且推动你在72小时之内采取行动。如果一件事情72小时之内你都不打算做什么，或者干脆都不知道该怎么做，那你不如忘了它，干脆专心去管好别的事情。当你下定决心要做什么事，而72小时内没去做，你会去做这件事的机率就趋近于零了。
有同学可能会有个疑惑，如果确实在本周内很重要的事情，但又不在72小时之内，怎么办？如果不马上记下来，又会忘掉啊。那说明这件事情对你来说是很重要但可能不是很近期需要解决的事情，那你可以把它记到你的日记本里。我们现在用待处理清单主要讨论的是日常任务战术，可以以72小时来做一个评估。
当筛选完毕，你的待处理清单上就只剩下要做的事了，无所谓重要与否。这时你可能会问，这些事情我应该先做哪个呢？秘诀就是——看心情。
像四象限法那样，任何一种给自己清单上的任务设定优先级并排序的方法都注定要失败。因为它们忽视了一个最基本的事实——我们是人，不是机器人。如果是机器人，你让它按照顺序去执行一系列任务，它一定一丝不苟。但我们不是，我们有情绪有状态，状态好的时候，手头的事情你都是努着想快点搞定，而状态不好的时候，无论你怎么把事情设为重要、设为紧急、加粗标红，你就是一点也不想做。
非要强迫自己按照所谓的要事第一原则去做，一旦状态不好没做到，我们并不会去质疑方法本身存在问题，而是经常性的认为是自己的失败，进而陷入深深的自责，这种感觉对自己的效率不会有任何的帮助。
一旦我们放弃那些原则、道理和“应该”，开始尊重并承认每个人都是有状态的，做事反倒轻松了许多。人每天每时每刻的状态其实是很难预测，你早上想得好好的事情，到了下午可能就不想做了，这很正常。但是，人的状态也会有一些普遍性的规律，比如我们早上起床后上午的时间，通常是一天当中最黄金的一段，中午和午后则是最萎靡的一段，晚间我们又会有一段小高潮。逐渐观察和体会自己在不同时间段的状态，根据状态去安排事情才是最佳的策略。
我所谓的“看心情”，其实就是你要掌握的第四个时间管理工具，我称作“状态优先法”，如果你知道自己现在是一天当中状态较好的时候，那么你就可以挑那些有难度的事情试试看；如果你意识到此刻状态不佳，你就不该和自己较劲，去找清单上简单易上手的事情做一做，当你快速完成了一件简单的事情，把它从清单上划掉，你会获得成就感，这感觉会使你状态回升。
就这样，不拧巴，用最适合的状态去做最适合的事情。丝妍如果把跑步安排在早上或者午间，而不是下班后，或许，她跑起来的概率就会高很多。因为对很多人来说，上了一天的班后已经筋疲力尽，只想赶紧回家躺在床上好好煲剧休息一下，那还想再去跑个十公里啊。这时候还逼着自己去跑步得需要多大得意志力啊。而如果我们选择在早上或者午间，我们还有精力和状态，不需要过多的意志力消耗，我们就能跑起来。所以学会觉察自己的状态，根据自己的状态给自己安排事情，有利于你节约自己的时间。
最后，总结一下你已经学到的：要事是指一切要做的事，你应该随时随地的把它们记录下来，放进你的待处理清单。每天，你都应该对着你的待处理清单，运用72小时法进行筛选，保留那些要尽快采取行动的事情，在这些要事中，挑选与你当时状态匹配的事情去做，你就会发现，你的时间利用率比以前高出很多。
这一部分四个时间管理工具：随手记、待处理清单、72小时法则、状态优先法。
