小高是一个演讲俱乐部的会员,这个俱乐部有点特殊,它并没有老师,而是采取自治的方式,学员们根据教材手册上的要求,互相监督,互相点评,同时轮流当工作人员,负责组织会议,记录内容等各项工作,整个俱乐部的运转不需要领导,由学员们自己搞定。
加入俱乐部一段时间的小高,当过了组织活动的各个角色,例如统计每个上台演讲者的得票数,她会先打印好一张大投票单,再剪裁成小投票单,一张一张发给每位,填好了收回来,再做统计。两三个人,几分钟可以搞出投票结果。
一次参加马拉松的机会,小高填写了一个金数据制作的报名表,这个填写过程让她发现,俱乐部内的一些工作好像也可以用这个软件来完成。之后她尝试做了个投票表单,写上三位演讲者,把表单二维码投影在屏幕上。
之后便是令人惊喜的过程:电子版的投票根本不需要任何纸张打印,也无需人工统计,公布二维码,大家扫码填写,刷新数据页面,投票结果的柱状图就直接显示在大屏幕上了。
虽然这只是一个二三十人的投票统计,人工业费不了太多精力,但工作量从几个人、几分钟直接降到0,第一次见到这样的变化,小高还是相当震撼的。
并且,这是小高从来没想过的:并不太懂 IT 知识的自己,竟然可以自己定制一个信息收集器。
从此,小高开始尝试用表单完成更多的俱乐部工作,例如每次活动的职位申请,在以前都是微信沟通、纸笔记录;职位确定或者空缺,都凭脑子记录。而现在,小高只需要制作一个带有名额限制的报名表就可以让大家自己填写申请,不再需要人工介入。
随着小高对金数据的熟悉,俱乐部的各种工作都逐渐表单代替。更快的完成,更少的时间,更好的结果,这让其他俱乐部羡慕不已,纷纷跑来向小高请教,小高便开始向更多人传播、讲解金数据以及它的使用方法。
全新的工作方式迅速蔓延,小高的表单工作法不再局限于自己俱乐部的日常运营了。俱乐部西北片区大型峰会的报名信息、房间预订信息、短信通知参会者信息,会议现场签到等等。小高一个人就帮大区搞定了一场数百人峰会的许多工作。
随着人数的量级性增加,表单工作的方法的优势也数倍性的放大。这场峰会后,大区的负责人也被小高的工作方法彻底折服了,邀请小高帮忙改造大区的各类行政工作,在此之前,大区的信息收集工作都需要数十人加班加点才能完成,经过小高的培训,他们都学会了使用金数据,两三个人就能搞定整个中国三分之一的管理工作。
短短两个月,小高就成为了俱乐部中的明星人物,整个大区都知道了这个颠覆传统工作方式的人,以及她的表单工作法。原来他们之前持续了很久的人工工作方式,早就可以让软件自动完成了。
随着小高不断地帮忙制作表单,她也终于玩转了金数据中的每个功能,成为了真正的「骨灰级用户」。在与小高的交谈过程中,听着她酣畅淋漓地讲述每个功能的独家用法,是我最欣慰的时刻。
小高说她已经有一个「金数据思维」了,碰到任何工作,都会先想想能否用金数据来搞定,这样的思维帮他在学校家长群里也玩起了表单工作法。统计孩子校服尺寸、课本购买、班费缴纳等等工作,她都用表单迅速搞定了这些信息收集工作。在整个校园里,小高孩子的班级永远是第一个递交信息的,这让其他班级羡慕不已,也让小高的宝贝儿子相当自豪,现在小高正在教年级的老师使用金数据收集信息。
从俱乐部到学校,小高在人生的两个舞台中都成为了明星人物,而其原因,就是学会了「表单」这个新的工作方式,这个方式不算多么独家,也并不触及工作的核心部分,但它让身边的每件小工作都转变为自动化运转,聚少成多,就拥有了让周围人都羡慕的工作方式。
同样的工作,更少的时间,更快的完成,得到了更好的结果。这就是金数据理想中的工作方式,希望这个工具能让更多人抛弃低效的工具,把时间和精力放在更有意义的事情上。希望你也能向小高一样。
Work Smart,Play Hard。