舞台背后的故事:晚会PPT是怎样炼成的

写在前面的话


      参加这次苏州“教育行走”,我个人最直观的感受就是“睡眠严重不足”。7月20日至7月24日,这五天时间里,我几乎都是凌晨一点才睡觉,第二天早上六点二十起床。每天顶着一对熊猫眼,走在路上,晕晕乎乎的,有时候甚至感觉自己站着就能马上睡着……

       这不,从苏州回到长沙,已经三天了,在这过去的三天时间里,我只做了一件事:那就是——疯狂地补觉。且不说每天早上几点起床,反正这几天的午休,都是从下午一点半开始,一直睡到六点才会自然醒过来,几次想动笔开始写“舞台背后的故事”,都耐不住眼皮子打架,最终都是“懒惰的我”打败了“上进的我”,索性直接关掉电脑,继续躺躺躺……

Part  1


       其实,早在6月22日上午11时6分,晓霞老师就把陈蕾姐姐、春然老师和我等7位老师拉进一个小群里,并取名为“苏州晚会策划组”。还记得当时一看到群名,我的内心深处就闪过一丝慌乱:策划组,不会是要求群里的每个人都出一个节目吧?怎么办?我身上最缺少的就是文艺细胞了……还好,是我多虑了,因为接下来,晓霞老师发布了安排通知:直接艾特了我和春然老师,我跟春然老师分在了第三组,也就是现场组,而我负责的具体内容就是两场晚会的PPT制作。

        6月22日当天,正好是长沙市小升初毕业考试日。作为第一次带六年级毕业班的老师,我一边紧张地看着2019年的试题,一边在心里默默地祈祷学生考的全会、蒙的全对。那个时候,我的心思全然没有放在“PPT制作”这件事上来,根本也没在意节目到底有多少个,要做多少个PPT。虽然策划组的群消息在不断地刷屏,但我静静地在后台潜水,一言不发。

       一直到7月7日下午六点半,“接力棒”陆陆续续传递到了我手里。在这一天,我收到了廖老师策划的《行走有我》的节目方案。她通过微信把演职人员、节目初衷、表演形式、道具配置、节目时长以及节目台词稿详详细细地全部发给了我。

        我认真看完后,不由得倒吸一口凉气,廖老师前期准备了这么多,真的很不简单。连台词稿都给到我,我可不能马虎对待。而且,《行走有我》是破冰晚会的开场节目,不仅要展示出行者们的当年的风采,还要带着所有的营员重温每一次行走的亮点与美好。这无疑要求幻灯片高端大气,凸显内涵。所以,接下来找到一个符合节目气质的PPT模板成了我那两天的首要之事。

       幸运的是,我的“技术指导师”——陈蕾姐姐,早就私底下在策划组的群里分享过她的“宝贝”——一个PPT模板网站。这么好用的“宝贝”,我怎会只收藏不使用呢?第一次登陆此网站,我就一口气在上面下载了11个模板:古典的、写意的、雅致的、创意的、简洁的等等,反正第一眼瞅着好看的,我都一股脑儿把它下载下来备用。我当时心中的OS是“万一哪个节目用得着呢……”事实证明,有了这些模板,后面的PPT制作过程确实省事不少!我想:这也是摆脱“土味PPT”的第一步,为内容选择一个合适PPT模板。

       7月11日晚上,在做《行走有我》这个节目的PPT第一稿时,我用了一个叫做“红伞创意”的模板,当时心里觉得这个模板的背景配图很别致,古典雅致有韵味,有“苏州气质”。做完后,自我感觉也不错,于是郑重地把它发到策划组的群里,并附言“辛苦大家提一下建议,这是‘行走有我’的PPT初稿”。陈蕾姐姐在第一时间出现,给我提出了如下建议:“一是标题字体要加粗,要换成‘华文中宋’,二是中间有几张幻灯片上的图片比例失调了,需要重新裁剪。三是整体风格偏女性,其他节目要注意搭配中性风格的模板”。意料之中,第一稿被毙掉了。

       第二天,我把第一稿PPT中多余的修饰全部删掉,再用创意裁剪的方式处理了其中的主要照片,并时刻谨记陈蕾姐姐的教诲“PPT好看的最高境界是字少且大,图片清晰”。接下来,陈蕾姐姐发了一个“水彩羽毛”的模板给我,我只好忍痛割爱,主动放弃第二稿,把所有《行走有我》的素材再重新插入新的模板里,这个过程又用了一个晚上。至此,形成这个节目的第三稿PPT。这时,发给陈蕾姐姐审核,她告诉我“总体好多了”,让我安心了不少。

       为了体现细节,展示出精美的布局,7月13日晚上十一点,陈蕾姐姐帮我调整了两页PPT,并提示我注意把每张图片设置成同一高度,并按照她给出的照片的格式去修改:通过复制她给我的样式——圆形图片+浅灰圆框,我直接用其它照片逐一替换。随后,我又调整了《行走有我》里的所有字体,标题全部改用“华文中宋”,72号字。正文全部改用“楷体”,32号字。文本框对齐方式,文字间的段落间距都调成一致。这样一来,《行走有我》的第四稿PPT总算出来了,一共48页。为此,刚放暑假的第一天就熬夜至凌晨的我,还郑重地发了个朋友圈来给自己“打鸡血”:

哈哈,“熬夜”让我快乐

      晓霞老师在策划组群里“看见”第一个节目的PPT如此艰难的“生产”过程,心里不免有些担心,于是直接艾特我和春然老师:询问是否有困难,需不需要招募帮手。“帮手,肯定需要啊!这个不是越多越好吗?”那一刻的我,如同得到了一块赦免金牌,转身就在苏州行走群里“吆喝”起来——

PPT小组火热招募中

亲爱的各位美仁们,“破冰之旅”和“歌舞晚会”两场晚会,现需要招募【5位】擅长ppt制作的美仁。来吧,来吧,来吧,我们需要您,需要您的帮助,快来加入我们吧!

加入PPT小组之后:

①我们可以一起为美仁们呈现更加精美的舞台效果;

②我们可以与各位参加表演的艺术大咖提前零距离交流、接触;

③最重要的是您又可以结识一位人见人爱、花见花开的小精灵了呀~(哈哈,原谅我一直这么自恋)

小虫子的微信号也可以手动添加,请输入手机号码18975867054,分分钟通过验证哦!

       第一位加入我们PPT小组的成员是来自福建漳州的张兰芬老师。招募信息发在大群里不到三分钟,张老师就添加了我的微信。让我印象特别深刻的是,成为好友后,张老师与我聊天第一句话不是客套寒暄,而是直接询问“加入PPT小组需要做哪些工作?制作PPT有哪些具体的要求?”,我粗略地解释了一下,张老师就马上切换到了工作状态。

        随后不久,来自苏州的李彤彤老师、来自河南许昌的管明星老师、来自广东河源的钟思凡老师以及来自深圳的郑沙老师先后加入到PPT小组中来。最终,我们小组一共招募到了五位老师,我和春然老师悬着的心也放下了一半。晓霞老师也在第一时间建立了名为“晚会PPT制作小组”的微信群,我把小组成员和PPT指导师陈蕾姐姐都邀请进群。在群里,我按照破冰晚会的节目单给每位组员分配了任务:

郑沙老师:《行走之家》、《鬼步舞》;

张兰芬老师:《茉莉花》、《我的班级我的梦》;

李彤彤老师:《我与“彩虹花”有个约会》、《你的名字自带光芒》;

管明星老师:《按摩》、《手的运动有声音》;

钟思凡老师:《行走之歌-擂台赛》、《最好的未来》。

ps.我们需要针对节目的具体形式去做,有些节目需要多做一些,有些节目的幻灯片上只需要出示节目策划人的基本信息和个人形象照就好了。还有部分节目会自行设计PPT或配乐视频,到时候我们会统一调整,辛苦大家了!

      任务一分配下去,老师们都各自忙碌了起来。7月15日至7月18日,这四天的时间我陆陆续续收到了大部分的节目的PPT成稿,有《茉莉花》、《我与“彩虹花”有个约会》、《按摩》、《手的运动有声音》、《行走之歌》擂台赛。

       这期间,我忘不了明星老师和兰芬老师随时随地在小组群里,与我一起讨论、一起提出PPT的修改建议;忘不了彤彤老师当天领到任务就立刻开工,完成了《彩虹花》PPT的一稿制作;忘不了沙沙老师凌晨一点多还在群里沟通、询问节目的素材;忘不了思凡老师任何时候收到信息,都会秒回“好的”。

        由于《行走之歌-擂台赛》这个节目的特殊形式,设想是让5位参赛者同台竞技PK,然后观众现场投票,因此涉及到的素材就包括5位参赛者的个人简介、形象照以及《行走之歌》的歌谱和演唱《行走之歌》的音频。比起其他节目,这个擂台赛的幻灯片的量至少是它们的五倍之多。但思凡老师一句都没抱怨过,挨个挨个地找我要素材,修改图片、设计排版、调整文字,如期完成任务。

       其中,我特别想说一说明星老师,真的很让人感动。7月20日上午,我正收拾行李,准备出发前往苏州,突然接到晓霞老师的通知说,破冰晚会还需要制作一份流程PPT,开场前循环播放。我当时有点懵了,自己手头还有介绍主持人的PPT和会场大背景图没完成,开场的背景音乐也没找到合适的。况且我要晚上七点多才能到达苏州北站,心里想着“今晚凉凉了,又得熬夜了”……

        此时,我还是抱着“求助”的心态私下问了问明星老师,问她是否有空完成流程PPT,明星老师二话没说就答应了。当天下午四点多样子,就把成稿发过来了,知道我用手机不好看动画效果,还很贴心地用手机拍了一段电脑演示的小视频。正是这段视频里的传出来的画外音,让我知道了明星老师是一边照看孩子一边完成PPT制作的,在视频的最后,我隐约听到了小朋友的哭闹声。那一刻,我鼻子一酸,红了眼眶。其实,我后来明白了:有很多志愿者老师完成任务是带着“使命感”的,明星老师身上就闪耀着这种光亮。

小虫子&管明星

Part  2


       时间来到7月20日晚上,主持人卡卡老师很晚才到苏州。到了之后,其他的什么都顾不上了,直接约我在晓霞老师的房间见面。我记得当时都晚上十二点多了,她还捧着我的电脑,点开已经完成的PPT一个个地对流程,想各种衔接语,提示我明天播放时应该注意的地方。

       7月21日上午一大早,我们到了苏州大学实验学校的大会场。由于上午会场内有活动,我们暂时还不能进去,卡卡老师就事无巨细地再次跟我核对开场前的暖场音乐,流程PPT和主持人PPT。为了找到心目中满意的开场音乐,她反反复复听了十几首曲子,一遍一遍,不厌其烦。为了下载到心目中理想的音乐版本,不惜花钱购买单曲,开通了各种会员。

       原本我还想着,不就是背景音乐嘛,差不多就得了。然而卡卡老师身上那种认真、执着的精神深深地打动了我,让我立刻打消了各种“差不多就好了”的念头,用心地投入后面的工作。这一次,在卡卡老师身上,我真切地感受到:一个生命认真投入、倾情付出状态真的可以影响另一个生命,我就是这样被深深地影响着、感染着。

      7月21日下午,我如期进入主控室。对于第一次进入主控室的“小白”,心情在激动之余,更多的其实是焦虑,是对“未知”的茫然和恐惧。毕竟,在我不长的工作年限中,我可是完全没有过这方面的工作经验。距离破冰晚会开场还有十分钟,晓霞老师特意跑来询问我准备的情况。我当时有点沮丧,直言道“快疯了”,这是我当时真实的心理写照。

       因为一个下午的时间,不断的有节目策划人来跟我商量彩排的问题,让我在后台试着播放一下他们的PPT,询问节目出场的顺序,幻灯片能不能帮忙再修改。而有些节目因为表演形式很多样,有快板演奏、rap、歌曲合唱、诗歌朗诵,各个环节的背景音乐风格不一样,前期也没剪辑在一块儿,都是孤零零的文档,当时策划人拿着U盘来后台找我并希望我负责在后台手动切换时,我的内心是悲观的、绝望的。

       事实证明,我完全低估了主控室的工作难度,对于这个节目,我们前期准备的PPT毫无用处,加之当时时间紧张,参演节目的老师又没来齐,没有彩排的机会。演出效果到底如何,就全靠后台的我与他们的默契程度了。我当时苦笑着跟策划人解释道“尽全力配合,没弄好,不要怪我”。最终,你肯定想到了,尽管我一边对着稿子、一边紧张地盯着前台,但还是失误了。节目过后,发起人不无遗憾地告诉我这个节目中最重要的一段两分多钟的视频没有播出。我也只好安慰她说,留到歌舞晚会再放给大家欣赏。

       其实,对于这件事情,我有必要进一步解释一下:后台的电脑再怎么强大,也是无法做到在播放一个有声视频(关原声)的同时又打开另一首曲子播放该旋律的。除非前期就把原视频的声音剪除,再插入需要的背景音乐声。我真想再次大声告诉各位节目发起人:主控室不是万能的,不能满足各种要求哦!7月21日晚上的“破冰之旅”在各种小状况频出的情况下,终于结束了。我在当天的朋友圈里,这样写道:

第一次,坐在调音室观看了整场节目

新手“调音师”和“播放师”上路,诸多不适,多亏了各位美仁的鼓励和海涵

我想:经过“破冰晚会”的锻炼,7月24日晚上的“歌舞晚会”一定会顺利很多的

新手上路,诸多不适

Part  3


      如果说破冰晚会的PPT,我们是有备而来。那歌舞晚会的PPT,完全是“临时授命”,由于PPT小组5位成员都没带电脑,作为组长的我,只能独挑大梁,硬着头皮上。7月24日,我抱着电脑在主控室里待了一整天——从早上八点到晚上九点。

       虽然不能坐在会场全心全意地听讲座、记笔记、参与互动。但值得宽慰的是,我仍然可以一边快速地制作歌舞晚会的PPT,一边尽情地聆听专家们的“声音”,听到精彩的地方,我也会“风一般地”跑出去,快速拍照、热情鼓掌、高声喝彩,然后再以“迅雷不及掩耳之势”跑回电脑面前“敲-敲-敲”,“调-调-调”,“改-改-改”。

       歌舞晚会最终呈现了16个节目,可是,节目单在7月24日中午前才正式确定下来。对于那些“可能上也可能不上”的节目,我们也要做好准备,制作一份相应的PPT。要知道,幕后的工作人员最担心的就是节目的临时变动,这有可能意味着之前数小时的努力瞬间泡汤。

      那时,我多想有位大咖能帮帮我,救我于水深火热之中呀!可是梦想很丰满,现实很骨感。我的两位技术指导师都忙得分身乏术:陈蕾姐姐当天上午要主持专家讲座,春然老师下午有个TED演讲。我沉下心来,耐着性子,心里默默地打气:怕什么,一个一个节目的来。

         就这样,一个上午悄然而逝。中午吃完饭,陈蕾姐姐来到了主控室。她可是我心中的“效率女神”,有了她,任何技术层面的难题,马上就可以迎刃而解,比“度娘”、“知乎”管用多了!此时的我,就像找到了“主心骨”,心里踏实了不少。毕竟,在做完10个节目的PPT后,我的脑袋也开始昏昏沉沉的了。加之中午也没时间休息,只好苦撑。陈蕾姐姐心疼我,主动提出让我把剩下的部分中最复杂的留给她做。于是,她又承担了一个节目的PPT制作——《任时光匆匆流去·邓丽君经典重唱》。

       其实,歌舞晚会也主要是她一个人在后台忙碌,我就是偶尔打打下手。切换主屏、播放PPT,提醒调音师注意每个话筒的声音效果,告诉灯光师何时该开“追光灯”,在节目与节目的空隙之间,她那一大波“开挂”似的操作,让我惊叹不已!我知道,陈蕾姐姐跟我一样,也是“新手上路”,第一次被安排在主控室,但她却自带神奇的功力,轻轻松松,应对自如。

         这期间,我还要特别感谢美丽热情的晓军老师。她,是负责两场晚会的总联络人,一旦缺少什么素材,我就会通过微信向她索要。而她不管有多忙,总是会在第一时间把她收集到的素材逐项整理好并转发给我,并时不时地询问我是否需要其它帮助,如邻家姐姐般的安慰我不要着急、慢慢来。节目开始之后,也是她在前台拿着对讲机,及时提醒后台把控好节目与节目之间的衔接时间,让整台晚会的节奏更加紧凑、过渡更加自然。

策划组的合影

结语


       刀哥在这次“行走”的闭幕式上曾说,他对自己“教育行走总干事长”的“职务”有了一层新的理解:一个人总是干事,就总会成长!是啊,我们志愿者团队的每一个人又何尝不是在承担任务、努力做事的过程不断精进的呢?

       回想刚刚过去的十来天,我因为承担了PPT的制作任务,被倒逼解锁了不少新的操作技能,由此也真真切切地看到了自己在PPT制作方面的进步。感谢行走,让我拥有挑战自我的勇气,让我越来越相信:只要愿意付出,一定能在未来的某个时刻与更好的自己不期而遇……

“行走”大合影(快别找了,里面没有我~)
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