从沟通和思考方式入手,如何做一个职场靠谱人?

《靠谱》这本书是日本一位有着丰富商业顾问的专职作家大石哲之写的,他采访了活跃在各行各业的人,通过他们的经历,总结出了职场上很受用的技能,这篇文章就沟通技巧和思维方式进行主要的说明。

图片发自简书App


一、沟通技巧

日常工作上,我们经常会犯的一个误区就是:把事情告知对方了,以为就做到了沟通。而事实上,沟通是要让对方明白,并且是要以解决问题为目的。

那具体要怎么做?文章用7点进行说明。

1、应该遵循先讲结论的规则,用归纳法,先讲结论,然后再进行论证。

这样做的一个好处就是能够在短时间内将必要的信息传达给对方,因此,工作中,一定要学会结论先行,一开始就先让对方清楚明白的知道你的观点或你要说的内容。

结论先行的方法,始终遵循PREP模式。P:结论。R:依据。E:具体实例。E:结论。

这个模式告诉我们,遇到问题时我们不能想到什么就说什么,而是在脑子里先整理好思路再说话,尤其是开会讨论时,遵循PREP的模式,结论先行,先提出讨论的内容目标和结论,才能保证一个会议能够真正地解决问题;甚至是工作报告,遵循PREP模式,结论先行,也能更好的沟通和开展下一步工作。

2、学会直入主题有话直说,说话直率简洁明确。

一开始就表明自己的观点,直接了当的让对方明白我们的态度,并进行附加说明,回答对方的问题,才能让整个沟通更加顺利地进行。

3、用数据事实说话。

将一些自己想到的问题落在实际的数据上变成清晰明确的证据,更容易让人信服,并且理解。

4、用逻辑说话。

当我们发现问题时,可以试着将问题的焦点汇总成为逻辑树,将其结构化,然后再进行具体的分析。

逻辑性强的新手可以更好更快的上手工作,脱颖而出,尤其是在设计方案的时候,一份逻辑性强的方案也更加具有说服力。

5、说让对方听得懂的话。

沟通是讲信息传递给对方,所以要说对方可以听得懂的话,那怎么才能判断对方到底有没有听懂我们说的呢?

我们可以在对方毫不知情的情况下,或者找完全不知情的人,向他们去说明自己的想法,看看她们对我们所要表达的内容是否理解,听得懂。

同时,可以借助几个信号来判断对方是否听懂:①看动作神态,是否有在专心。②看对方的回应反馈,回答是否模糊,比如大致理解,大概明白。

千万不要以自己的认为和理解去判断他人的理解和认为,以为自己能够理解了别人也就能够明白,这是非常错误的想法。

6、传递信息时要配合对方的步调。

在沟通传递信息时,站在对方的角度,要配合对方的步调,比如对方习惯的一些用词,行为方式,表达习惯等等,所有的目的,只有一个,那就是让对方真正地理解,才算是成功的传递信息。

7、预估并超出对方的期望值。

任何沟通开始之前,我们要先了解对方对我们的期待,必要的时候,甚至要学会降低对方的期望值,这样我们才有可能并且可以不断地超出对方的期望值。

因此,要超出对方的期待,要求我们不要随意的许诺对方,甚至我们应该试着谦虚一点点,来降低对方对我们的期望值。


二、思考方式

了解了沟通,我们还要学会思考,比如,当我们接到一个任务时先不要盲目的开始,先停下来想想几个问题,比如:用什么方法,什么途径,甚至需是什么要素才能够获得想要的结果,完美的完成任务等等?我们可以尝试为了完成这项任务,思考罗列出我们大致有什么计划和安排?每一步应该怎么做?事先确定方法和步骤减少临时变更和修改,甚至,预估工作的难度和工作量。

具体,我们可以借助以下5个方法来帮助自己搭建合理的思考方式。

1、运用逻辑树。

逻辑树是一个从上到下,从大点到细节进行逐层分解的一个有效的逻辑管理方法。

通过逐层分解分析我们可以分别设计每一个论点,以及每个论点所对应的解决方式,然后来总结得出整个问题的答案。

这样做的好处,就是可以让我们可以比较综合全面的来分析看待问题,不至于有缺漏。

2、利用云—雨—伞的方式来提出解决方法

云,就是指我们看到的事实;雨就是我们看到云这个事实之后,作出的分析;伞则是我们根据分析之后采取的行动。

大意就是,看到了乌云(事实),因此我们判断会下雨(分析),所以,我们要带伞(行动)。

利用云-雨-伞的方式来思考问题,要求我们在解决方案也就是建议的时候,要先区分事实现状,分析并研究原因,并提出推荐的行动解决方案。

3、假设性思考问题。

通常在工作中,为了得出某个结论,我们需要收集很多的资料,但大部分时候我们无法判断资料是否真实有用。

所以如果懂得假设性的思考方式,比如为了得到某个结论我们可能需要哪些资料,把范围进行缩小,也有助于大大提高我们的工作效率。

假设性思考就是要先对问题进行假设,锁定一个方向,继续深入的调查分析,再得出反馈,检验事实是否是这样。

如果检验的结果与事实不一样,那就再换另外一个假设,进行思考,如此反复来帮助找到正确的答案。

4、批判性地接收信息。

我们不能像海绵一样,不管信息有没有价值都只管接收。

相反我们要学会批判性的思考,真正的吸取对我们来说有价值的信息,所以,我们要先清除明白,什么信息对我们来说是有价值的,做任何事情,回答任何问题之前,都要先有自己的想法和主见,而不是盲目地接受他人的意见或建议。

5、发现问题的本质。

通过表面现象,看事物的本质来提高我们的思考能力,只有看清楚问题事物的本质,信息才具有真正的利用价值。


最后,再补充两个书中关于高效工作的方法:

1、用倒推的方法来制定工作计划。

所谓倒推的意思就是我们要对最终的任务线做出构想和设计,然后由此倒推出需要哪些必备的工作,然后再将这些工作落实到具体的行动上去,从目标倒推去制定规划当前的工作内容。

2、抓重点,花少量的时间定好工作大致的方向。

根据二八原则,我们一项工作的主要内容就是在方向上,如果把握了清楚大致的方向以及工作的步骤。那么我们的这项工作也就大致完成了80%。接下来的20%,就是进行补充完善。

所以,做任何一项工作时都要善于抓住能够决定80%内容的关键部分,抓住重点,才能甩掉繁琐不必要的无价值工作,真正提高工作效率。

很多人之所以这点做不到,主要是有两个原因:

①内心抱有完美的情节,对舍弃的部分有负罪感,比如看一本书,如果不从头看到尾,总感觉一本书没有看明白。

②自己本身无法判断哪些是重要的哪些是不重要的。

这本书大致内容分享完毕!很多内容很实用,但更多要运用到实际工作上,才能发挥更大的价值。

最后,加油共鸣~



关于我的读书笔记,你还可以看看:

花348分钟读完《奇特的一生》,学到的知识够使用一辈子。

柳比歇夫除了时间管理,还教会了我们什么?

这本书提升了我对知识理解的新高度…



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