前言
作者为了提高效率，书不能停。趁着最近时间富裕，研究下极简工作系列的两本书，至于为什么先看第二本，其实是因为藏书馆里面借阅时间快到了，不得不读。
这篇文章字数应该不会像上一篇那么失控，一共 22 条，算是读书笔记里面中等数量的了。我看了下豆瓣评价，有些人说这本书内容有点过时，我感觉还好，除了邮件处理那一块确实在现在 用处不大（现在没有人用邮件订阅新闻），其他内容在现在仍然有参考价值。
大家说想看一眼豆瓣评价，我特意去下了个豆瓣，给大家放张图，也许以后会注册豆瓣账号吧：
下面开始这次的读书笔记：
【不同见解】邮件在线上沟通的地位
尽可能将邮件作为线上沟通的唯一渠道。
邮件在商务场合确实可以作为沟通方式，但是它的时效性很差，没有办法实现消息的快速送达，所以在遇到一些紧急的事情时，还是应该通过电话方式联系对方。邮件在商务场合确实可以作为沟通方式，但是它的时效性很差，没有办法实现消息的快速送达，所以在遇到一些紧急的事情时，还是应该通过电话方式联系对方。邮件只适合传送一些文件，以及和对方进行并不紧急的交流。
【不同见解】关闭收信的声音和图标提醒
关闭收信的声音和图标提醒。
这样确实有助于在专注工作时避免外界打扰，但是也会导致一些紧急信息不能及时送达，在某些场合下，早一分钟处理信息就意味着多一分钟随机应变的时间，所以这种办法不可取。但是可以通过其它设定在你专注工作时使邮箱不发出提示音。
【实用知识】隐藏不必要的邮件信息
隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息、邮件大小、邮件优先级等。
在沟通中，有很多信息正如这些邮件的附属信息一样，是没有必要的，但是在某些情况下它们有可能会派上用场。我们在平时应该隐藏这些信息，而在需要用到的时候才将它们显示出来。
信头完整信息应该是不要被隐藏的，因为有时这封邮件很短，只包含信头，这样会出现你读不全信头内容的问题。
邮件优先级如果是由你自己设定的，那么应该被保留，因为这样你可以通过优先级来进行筛选，快速找到哪些信息是你需要优先处理的。邮件优先级如果是由你自己设定的，那么应该被保留，因为这样你可以通过优先级来进行筛选，快速找到哪些信息是你需要优先处理的。
【不同见解】处理过时邮件
有些人甚至选择对那些过时的邮件置之不理，因为事情如果真的很重要的话，发件人一定还会再次通知他。可能这条建议对你来说也同样适用。
对过时邮件置之不理，确实可以快速减少你需要处理的邮件数量，重要的信息也会得到通知，但是这样是拿自己的人际关系在冒险，这样会导致你在别人心中的可信度下降。
【实用知识】不要对邮件不做处理
不要查看一封邮件却不做任何处理，就仍把它留在收件箱中，而直接跳转到下一封。
这和整理笔记的要点是一样的。从“未整理”中拿出笔记时，你应该立刻将其归到一个目录下，而不要将其继续放回“未整理”，否则，久而久之，印象笔记将会变成你的印象垃圾桶。
当然，如果你暂时没有分类方案，将其留在这个目录也未尝不可。但是不要新建一个叫做“其它”的文件夹来储存，这样会导致你的“其它”文件夹内塞满各种东西。
【实用知识】回复邮件的策略
收到新邮件时，首先考虑是否有回复的必要。如果没有，就立即删除或者将邮件保存。
掌握邮件往来的节奏：如果你一贯立即回复邮件，那么在工作当日你就可能收到并回复，这当然很有意义。但是很多情况下，在工作结束后或隔天早上回复邮件就够了。这样你还可以自我掌控邮件往来的节奏。
有些邮件只是对一些处理结果的答复，这些邮件不需要回复，直接归档就好。
如果当天早上回复邮件，那么下午有可能会收到回复，如果一天下班前回复邮件，那么第二天上午可能会收到回复，所以你可以根据任务安排来灵活调整回复的时间。如果任务安排时间空间较大，你可以选择上午回复邮件，这样下午你可以尽快开始处理这封邮件所代表的事宜。对应的，如果你的下午已经排满，那么你可以选择在下班前回复邮件，这样可以保证你的事情不会越积越多。
当然，如果这封邮件是紧急的，那么你应该在收到后立刻进行回复。
【不同见解】转发邮件的意义
转发或者私密发送的邮件只具有通知功能。
如果只是想通知一下，那么只需要在带上原邮件的基础上，将此邮件转发给他人就足够了。
但是转发还有不同的意义，有可能意味着向上级请示这封邮件所代表的操作，也有可能意味着转交任务，也有可能是自己有其他安排，这件事请同事代做。
所以转交的邮件不只具有通知这一种属性，它应该像其它邮件一样被打开查看，并且按照邮件内容进行处理。
【实用知识】用文件收纳盒整理纸质文件
使用文件收纳盒对纸质材料进行整理，并在文件收纳盒上写上你的姓名，如果可能的话再写上你的工作部门及职务，这样可以方便新同事以及实习生将纸质文件投递给你。姓名牌的背面可以用另外的颜色进行标注，当你外出时以用来告知他人你外出的情况。
这确实是一个整理纸质文件的好办法。别人给你的文件只有可能有两种情况，第一种是交到你手里，第二种是放入文件收纳盒。所以别人向你投递文件的操作不会影响你目前桌子上的东西。
但是外出情况指的是哪种外出呢？有可能是指出差，但是那种情况下全部门的人应该都知道你在出差。也有可能是指临时离开，但是每次临时离开时都更换颜色未免有些太繁琐了。
就算文件收纳盒的主人有事外出，也不会影响文件的正常投递，所以这一操作是很有可无的。就算文件收纳盒的主人有事外出，也不会影响文件的正常投递，所以这一操作是很有可无的。
【不同见解】预估自己的工作量
通过收纳盒中的文件数量，你能对自己的工作量有合理的预估，从而规划工作时间。
收纳盒中的文件，有些只需要简单归类，而有些需要深度处理，有些还需要审批，所以单单根据收纳盒中的文件数量来决定自己的工作量是不太科学的。
如果收纳盒中的文件很多，但这些文件只需要简单归类，那么并不会耗费太多时间。
经验告诉我们，你实际的工作时间总比预估的工作时间要长。即使你考虑到这一点，仍然会有这个效应。所以我们在安排任务时，应该给自己留出一定的空余时间，以便当某些任务出现延期时，不会造成其他任务安排的混乱。
【实用知识】团队合作中的整理策略
有些人还向我们展示了他们如何快速查找出特定的文件，愿意主动提供个人的方法让我们进行试验推广。他们骄傲地引用爱因斯坦的名言“天才总能掌控混乱局面”来称赞自己。
他们确实做得不错。但是在企业合作中我们不是一个人，团队合作要求成员们齐心协力以实现共同目标。脱离团队“单飞”的后果是，在这些“天才”缺席工作的情况下就会出现很多问题：其他同事在代为查找他们存储的文件时，就会浪费很多时间，甚至整个团队都会为此付出代价。
我们在存储数据时的目标是：文件、资料、数据为团队全体成员所共知，即使文件不存储在个人计算机上、需要他人代劳查找，那么该文件在一分钟之内也能被找到。
团队合作中，一个人的物品整理的好，并不是对团队所有成员有利的事情。如果这种整理方式可以向团队内的所有人推广是最好的，如果不能的话，最好使用和团队相同的文件管理方式，这样当你不在时，团队成员可以快速找到你的文件。
如果你不想使用和团队成员一样的管理方式，你至少也应该保证自己的管理方式可靠且可行，最好让团队成员也熟悉你的管理方式。
但是团队采用不同的管理方式的最大缺点是，当文件流通时，你还需要花费时间将这些文件融入到你的管理体系中。同样的，当你向别人提供文件时，别人也需要花费时间将你的文件放到他们的管理体系中。
【实用知识】布置新数据存储体系的要点
在新设置的文件夹内布置新的数据存储体系，在布置时应当脱离对旧体系的依赖，另外此时还不必保存具体的文件内容。
在布置新的文件存储体系时，最重要的是快速检查这个体系是否可以达到预想的效果，所以不必在其中保存文件内容，只需要一个框架，我们可以从树状目录上面看到所有文件夹。
既然是要构建一个全新的文件管理体系，那么就不需要考虑迁移的问题。所有的目录架构都按照之后使用时最方便的宗旨来完成即可。只要这套新的体系为你节省的时间大于迁移所需的时间，那么做这个决定就是科学的。
【实用知识】不要在检查文件内容上浪费时间
在转移数据的过程中，别为检查文件内容浪费时间过多。
在构建新存储体系的过程中，最重要的是尽快把体系建立起来并使它投入运作，而不是为迁移文件耗费精神。如有许多旧文件从来没有打开过，又不是归档的资料，那么请毫不犹豫地删除它，这些文件大概率永远用不上。
如果你不想删除这些文件，也不要一个个打开去查看他们的内容，这会耗费大量的时间，到最后却很有可能一无所获。
【不同见解】避免“其他”文件夹
使用“其他”等不明确的名称来命名文件夹是不妥当的，你应及时更改这类文件夹名称，在命名文件夹时稍加考虑，即可避免这个问题。
这种包含所有内容的文件夹，在布置管理体系时确实应该被避免。但是当我们没有太多的时间用来给文件归类时，或者当没有办法快速确认文件应该归属哪一个类别时，应该有一个文件夹可以让我们快速放置文件。
“其他”文件夹可以不存在，但是一定要建立一个“未整理”文件夹，它用来存放一些我们暂时无法归类或没有时间归类的文件。
当然，你至少要一周整理一次这个文件夹，以避免这个文件夹变成所有文件的集中地。
【实用知识】已完成文件和摒弃文件的存储
有些时候，在“档案卷”内继续分级设置“已完成文件”和“摒弃文件”文件夹是有意义的。你可以将已经处理完成的文件数据存入“已完成文件”文件夹，将被否定的但不应删除的计划方案存入“摒弃文件”文件夹。
归档的文件分为两种，一种是已经被执行完的方案，另一种是提出但没有被采用的方案。这两种文件不应该混在一起，而应该用文件夹加以区分。
但是我认为，按照文件体系扁平化的原则，这两个文件夹应该被单独放置，而不是放入同一个父文件夹中。
【实用知识】共享文件的处理
在“共享文件”文件夹中存储有对公司整体都极为重要的文件和数据，它们既不能划分到部门文件类别，又不属于特定的工程项目。这类文件包括：公司标识、标语、基本信息等。
总有一些文件是必须的，但是它们不可以被归类到任意一个部门。它们是最基础的文件资料。这些文件应该被放在一个较上层的位置，因为它们可能经常被取用。
【不同见解】在会议结束时确定下次会议的时间
最行之有效的方案是，在全体成员都在场的情况下确定会议时间。所以如果可能的话，在每次会议结束时就确定好下一次会议的时间。
首先，找到一个全体成员都在场的时间概率不大。按照议程安排原则，应该先安排那些对所有参与者都很重要的议程，这样，与后面议程无关的参与者就可以先行离开。所以，在会议的最后确认下一次的会议时间是不太可能的。而在会议开始之前，所有人都在熟悉会议议程，在这个时候确认会议的时间，不但会打扰大家的思绪，还有可能因为会议实际情况与预估不符而导致会议时间不准确。
下一次会议的时间虽然确定了，但是因为每个人的行程安排都有可能发生变动，一旦有人的行程安排占据了会议时间，所有人的安排都需要重新调整，这对会议主持者的能力是一个很大的考验。
【实用知识】列出议程大纲
会议开始前两到三天，就每一项议程进行书面准备，列出议程大纲，可供会议组织者随时参看。
让每一位会议参与者都明确知道会议的议程是非常重要的。大纲应该至少在会议开始前三天发放到所有人的手中。即使有一部分人并不需要参与所有议程，也要保证他的大纲完整，避免他无法熟悉会议的整体情况。
【实用知识】将涉及部分人的议程安排在会议末尾
举行会议时，先从涉及所有与会者的话题开始谈起。如果议程仅仅涉及部分与会者，那么就将这项议程安排在会议的末尾阶段，这样一来，与该项议程无关的与会人员就可以先行离开投入到其他的工作中去。
会议应该节省每个人的时间。如果可能，应该让每个人只参加与他有关的部分。将那些不是与所有人都有关联的部分安排在会议末尾，就可以让不需要参与所有议程的与会人员提前离开，投入到其他事情中去。将那些不是与所有人都有关联的部分安排在会议末尾，就可以让不需要参与所有议程的与会人员提前离开，投入到其他事情中去。
但是这样做有一个前提：这不会影响会议的正常进行。如果一个议程与其他与会人员无关，但它属于讨论部分，则不可以将它安排在会议末尾，否则会导致先行离开的人无法听到最终的决策部分。
【实用知识】权责轮换
为了使权责明晰，各个成员都能严格遵守权责制度，职责轮换过后，应当及时对信息进行更新，相应的信息应当符合最新的情况，过时的信息可能导致误解进而降低工作效率。
权责会定期轮换，所以我们需要在轮换后及时更新相关的公告信息，以便每个人都可以找到该轮换周期的负责人。如果有相应的技术，可以尝试将这个步骤自动化。但是不要忘记，当整个轮换规则发生变动时，要及时更改相应策略。
【实用知识】新闻邮件的处理
在你的邮箱程序中补充添加一个“订阅阅读”文件夹，你可以在这个文件夹内收录你不需要进行处理，但是内容很有趣的邮件。这类邮件的典型代表就是订阅新闻。与此内容相似的邮件，你既可以将其手动存储在这个文件夹中，也可以对邮箱进行相关设置，使其自动接收。然后，你可以每周选择固定的时间，来阅读这个文件夹内的邮件，并在阅读之后将该文件夹内的内容清空。
我们应当将工作相关的邮件和新闻邮件分开。新闻邮件应该定期阅读。当新闻邮件过多时，应该删除最旧的一部分，否则会带来过大的阅读压力。
如果在阅读过程中发现对自己特别有帮助的内容，应该将其保存到其他文件夹内，不要将其留在该文件夹，否则有可能会被误删除。
【实用知识】不要存储可以从网上搜索到的信息
很多保存在你计算机上的文件或数据都来源于互联网。将这些文件存储在你的电脑上，不仅会占用大量的存储空间，还会逐渐失去时效性。所以，当你需要使用这类文件的时候，建议你直接在网络上通过搜索使用最新版本。
一部分文件可以从网上找到，所以我们没有必要将其留存在电脑上，否则这些文件将会变得难以管理，并且还会失去时效性，导致你获取到的信息不是最新的。但是一些不能从网上搜寻到的内容必须存储在电脑上，并且要记得备份。
我们也要考虑到特殊情况，当网络中断时，最重要的内容应该随时可以访问。
【实用知识】在桌面上设置文件的快捷方式
请勿将原始文件放置在电脑桌面上，如果你需要快速获取并使用相应的文件，请在桌面上为它设置相应的快捷方式。
在桌面上设置快捷方式，既可以提高文件传输的速度，还以在电脑出现问题时，最大限度保证桌面上的文件不丢失。电脑有价，数据无价。
后记
整理读书笔记的过程，也是对书中内容的又一次总结。整理过程中，本来我以为所有的错误都已经被修正了，但是还是有一些小问题，比如连接词不对啊，或者句尾句号没了之类的。所以，不要把自己想的太完美，只要你去找，总会发现瑕疵。
这本书虽然在豆瓣评分不高，但我感觉比那些只会讲方法论不去实践的书好太多了。无论怎样，适合自己的就是最好的。
最后的最后，字数怎么又快到六千了......
