现在几乎每个人都在使用QQ、微信、钉钉，而且这些即时通讯工具也广泛的使用于工作当中，是不是说电子邮件已经无用武之地了？
从项目管理体系对沟通方式的分类来说，即时通讯工具属于交互式沟通，特点是两方或者多方进行多向的信息交换。邮件属于推式沟通，即把信息发送给需要接受的特定接收方。从概念上理解也许即时通讯在工作中使用范围更广，但是下面几种情形仍然是推荐使用电子邮件。
1，通知多人但是又不方便召开会议
现在我们的工作更多的是以一种虚拟团队的形式存在，团队的组长在北京，也许组员分布在全国各地，那么不是很方便通过开会的方式传达信息。当然在这个情况下可以建一个微信群，不过也有下面的弊端：忘记了一个重要的信息吭哧吭哧爬了两千楼终于找到了，或者需要把零零碎碎的聊天记录导出来整理一下，又或者要把群里共享的文件拷到电脑上编辑。
其实我们可以发一个邮件，标题简述时间、项目、主题，邮件内容中把相关的信息条理的罗列出来，然后附上可以参考的图片、文件等，让信息快速的传递，也更方便他人的进一步理解加工。
2，需要整理思路/需要对方回复前仔细思考
有时向领导口头汇报一件工作会让我们很惶恐，既要言简意赅不浪费领导的时间，又要做到非常条理显得逻辑清晰。其实我们大可用写的方式，一方面写作可以让人整理思路，采用金子塔原理的结构把事情说明白，另一方面一般来说其实看比听接受的快，因为超过一半以上的人都是视觉型的。估摸领导看了邮件了解了大概事情之后，再去解答一下领导的疑问，会让这次汇报事半功倍。
还有一种类似的情况就是说服某人做一件事，也是相同的道理。写一封邮件过去，详细条理的罗列理由，给对方一些思考的时间，然后再口头补充一下内容，这样做更容易成功。
3，呈堂证供
都说人与人之间最重要的是信任，但是最难做的也是信任。
明明电话沟通完的一件事情，为什么过了两天就不承认了呢？这种情况在工作中也是出现过的，最好的做法是在电话沟通之后，礼貌的告知：为了方便您的工作，我会在电话之后发一封邮件简单地记录一下谈话内容，如果您还有其他的意见可以再补充，当然在XX时间后您没有其他意见我就按此执行了。这样经过有诚意的电话沟通，再加上周到的邮件提醒，即时对方在忙也不好意思拒绝配合工作
虽然目前已经把电子邮件、微信QQ聊天信息都列为了电子证据，但是如果聊天中有图片存在需要即时保存，微信接收到的图片、视频，如果在72小时后再查阅会提示“过期或已被清理”。
4，已读回执
我们发一条微信或者短信，其实并不知道对方有没有看到，当然电话可以解决这个问题。但是非常重要需要对方书面确认的信息呢？可以发一封邮件然后勾选已读回执，这样收件人一打开邮件就会给你一个通知，然后我们就可以考虑下一步如何沟通了。
所以即时通讯纵有很多优势，但是仍然取代不了电子邮件。是否会用电子邮件凸显自己的专业性，展现自己的商务礼仪，同时能够更好地安排工作，存档资料，已然成为职场人士应该关注的重要技能。
