【原则一】4.要事第一：找到最重要的事情
今天是周四，往往在每周的这一天，我们会重点回顾一周的工作进度，看看哪些重要的事情进度还没有达到预期。这当然是个很好的习惯，不过呢，这个过程里也有一些容易忽略的重点，那就是：什么才算是最重要的事情呢？
我们现在的人有多忙，工作有多么杂乱，这不用我再详细描述，每个人都有切身感受。那么找到那个最重要的事情本身，就是最重要的事情。在过去的组织形式里，负责这个任务的往往是管理者、领导者，他们通过分析决策，找到最重要的事情，然后拆分，安排给不同的人执行。
但现在我们的工作界限非常不清晰，严格来说，已经没有人能告诉你具体执行内容是什么了。也就是说大部分情况下，你需要自己找方向，分析决策，找到最重要的事情，然后自己执行。哪怕你是一个实习生呢，如果你在一个互联网公司，你肯定也能感受到这种差别。典型的比如说团队里面分工，你负责提升用户活跃度，或者提升文章阅读量。那么在执行上你究竟是做一个集赞活动呢，还是花心思提升内容质量呢？或者还有其他一大堆可选项，看起来好像都很重要，你究竟该选哪个呢？
这就是我们今天要说的主题：找到最重要的事情。然后对其他事情说“不”。下面我会通过3个部分来讲明这个过程。
- 明确目标
- 找到最重要的事情
- 对其他事情说“不”
最重要的事情是相对于你的目标而言的，这一点经常被忽略。我们往往把一些紧急的事情当做重要的事情，但只要无助于完成你在指定期限的目标，这个事情就没那么重要。关于重要还是紧急，后面会有详细的说明。我们先来说一下目标这个东西。
（1）明确目标
目标可能有多个层级，人生目标和这周的目标可能是两回事。如果你已经在某个领域扎根，那么从长远的目标来拆解出现在的的阶段性目标，就是最合适的方式。而如果你初入社会，那么尽可能的多完成一些短期的目标，比如学会某个技能，完成某个初具规模的项目，就是对你而言比较合适的目标制定方式。
这里我要说一个常见的目标制定误区，那就是“目标”不等同于“指标”。平时我们利用SMART原则（具体、可衡量、可达性、相关性、时间限制）定目标，其实定的是指标类的目标，主要用于KPI的考核要求。
但是我们用那种指标类的目标来行动，会发现这些信息无法指导行动。常见的比如：“阅读量提升20%” 这样的指标，他本身没有方向性信息，你仍然不知道是重点去提升内容质量更长远呢？还是去邀请用户转发集赞来的更快一些好呢？事实上，这两种行为可能对应了不同的目标，那重要的事情也是完全不同的。执行这样的目标会造成大量的消耗，有时候还会南辕北辙，过程当中因为犹豫而拖延也是在所难免的。
所以，一个合格的目标至少符合以下两点原则：
- 目标要明确方向并且鼓舞人心
- 目标要有时间限制
然后根据一个目标去拆解一些关键结果，当达成了这些关键结果就意味着你的目标初步实现了。我们来看个例子。
季度目标：拿下深圳地区的珠宝线上零售市场
- 关键结果1：线上用户达到30万
- 关键结果2：线上销售额本季度突破500万
- 关键结果3：用户推荐净值达到8分
这样的一个战略性的目标就可以让你摆脱很多无关的事情，比如说之前还决定了做全国零售，现在聚焦在深圳，很多问题在现在看来就不重要了。一个好的目标可以让你时刻记得住，并且随时可以用来指导行动和决策，避免南辕北辙的反复无用功。因为确定目标本身就是一件非常重要的事情。
（2）找到最重要的事情
正如前面所说的，很多时候一些紧急但是不重要的事情会假装很重要，来占用我们的时间和精力。这个时候就需要借助模型来区分那些不重要的事情，然后聚焦在重要的事情上。这个模型包含“重要”和“紧急”两个维度，两两组合可以匹配出四个象限，在之前第四周的逻辑思维里面矩阵图有详细说过。
我们按照从左往右第一到第四象限来挨个说明这四类事项。它们分别是：重要紧急、重要不紧急、紧急不重要，不紧急不重要。
a.重要紧急
这类事务既紧急又重要，需要立即处理。在第三周GTD工作法里，我们给日程表清单的任务定义就是这样的事情，在指定时间必须处理。这些事情可能是一些会议、约见。
但同时更多的出现在这个象限里的事情可能是一些迫切需要解决的问题。这类问题往往是第二象限（重要不紧急）的事情没有提前处理，到最后期限就变成了重要紧急的事情了。
忙于处理这类事情的感觉就像是在“救火”。理想状态下，这类事情越少越好，因为那意味着你未雨绸缪，计划安排的好。否则，这些事情会给你很大压力，因为这些重要还紧急的事情会过度消耗你的精力。换句话说，如果你每天都在处理危机，收拾残局，处理那些最后期限没有完成的事情，而这些事情在有限时间完成的低劣质量会让你进一步焦虑。这就是一种拖延状态，也是直接造成拖延的根本原因。
b.重要不紧急
第二个象限就是最重要的事情，不紧急的重要事项每个人都有很多，比如自律方面的早起、健身、阅读等等。但是这类事情因为不紧急，也最容易被拖延。如果你能在不紧急的时候就把那些最重要的项目方案、执行计划都做好，那么你会感到更加自由。
提前做这类事情往往就意味着你是一个非常自制的、有远见的人。那些有条不紊，做事卓有成效的人，都是在这个象限的事情上下功夫。你很少看见一个优秀的学霸在考试前2天恶补吧，他们很早就准备好了，考试前两三天他们往往是休息的状态，我身边的学霸都这样。
总之，将有限的时间和精力投入在这些重要的长远的事情上，可以让你的个人事务处理效率更高。这些事情的重点在于提前安排，有条不紊，防患于未然。当然，有时候你必须做一些第一象限里重要又紧急的事情，只要数量不多，都是正常状态。只是你的思维方式要是预防型的，才能更妥善的安排那些重要但是不紧急的事情。
c.紧急不重要
紧急的事情总会让人有一种错觉，认为它就是重要的事情，其实不然。你可以仔细梳理一下自己每天的工作记录，看看哪些是紧急但不重要的。其实这样的事情有很多，最典型的可能就是很多无聊的会议，那可能对于别人来说是重要的，但对于你来说可能参加与否并没有什么影响。
面对别人的请求也是一个紧急但是不重要的事情，但这可能是比较难处理的一种，因为我们的文化里好像不太容易对别人说不。关于如何拒绝，下面第三部分会详细说。这里我再举一个例子，我碰到过很多次这样的事情，当我正在和一个人聊一个比较重要的问题，突然对方来了一个陌生电话。一般这种情况下我都会直接关掉，然后继续当前的谈话。但我发现很多人会中断当前的谈话，去接一个大概率是广告的电话，或者是一些很没必要的小事，花上好几分钟时间。等接完电话回来第一句就是，刚才我们说到哪了？其实这就是一个很典型的没有分清重要的事情和紧急的事情，大部分电话没必要马上接。也许你当前这个谈话比一个陌生电话重要一百倍。不过即使是这样，很多人也会先接电话……
d.不紧急不重要
最后这类事情就是一些休闲类的事情了，做不做真的没影响。典型的比如刷朋友圈，在手机上点点点，看看这个看看那个。我在平时外出的时候会特别留意很多人在手机上的行为，大部分都是无聊的点点，或者看一些无价值的内容。所以这部分事项其实就是用来杀时间的，长期做这些事情会让人缺乏自制力，并且对重要的事情不负责任。因为多数这种情况都是在逃避责任。
换句话说，如果有时间， 为什么不去做第二类重要但是不紧急的事项呢？都完成的非常出色了吗？大概率情况下，很多人没有第二类事项的清单，那就更需要去思考这些问题了，比如想想哪些事情是最重要的？是能实现我自身价值的？而不是消磨时间看一些无聊的东西。
到这里，我们就能大致分清楚那些重要和紧急相互交织的事项该如何选择了。一定要仔细思考这些问题，分辨清楚。要知道，我们很多时候都会有某种错觉，认为第一象限和第三象限的事情是最重要的，但如果深入思考，你会发现第二象限的事项才是那些最重要的事情。
（3）对其他事情说“不”
一旦我们确定了最重要的事情，那就要做另一个事情：对其他事情说“不”。
这里又分为两方面，一方面是对那些除了第二象限的事情说不，另一方面是对别人的请求说不。
第一个，对那些不重要的事情说不
首当其冲，干掉那些杀时间但又没有具体产出的闲杂事项，不做这些事情，还可以通过其他方式放松，比如听一些历史故事、听音乐、在外边走走，一边放松一边也可以思考问题。
然后就是，最大可能的减少第三象限的琐事，这些琐事可能有一些不需要你来做的简单事情。这些事项对你的目标没有帮助，可能来自别人的委托，帮忙处理一些文档之类的。对于这些紧急但是不重要的事情，可以直接拒绝做，当你开始拒绝了，你会现在不做那些简单的琐事，真的对你的工作生活没有什么影响。
最后，尽可能减少在第一象限的迫在眉睫的事情。这类事情往往是第二象限没有做好，当出现了这些又紧急又重要的事情，就要警惕了：这件事情我可不可以提前做？以避免现在这种紧急的状态。
第二个，对他人的请求说不
我们很难对别人的请求说不，尤其是当别人用着“请教”的姿态来找你解决问题的时候。这个时候如果你答应了，你的时间就会被夺走一大块。而如果你不答应，好像就会伤害别人的感情了。最典型的可能是一些公共事项，如果你实在没时间，那么你是完全可以拒绝的，虽然那看起来好像很自私，但是每个人要先对自己负责，然后才能在公共领域做出更大的贡献，这是常识。
这里我可以提供一些比较恰当的拒绝别人的方式，优雅的跟别人说“不”。
- 当你在面对要求的时候，可以停顿一会，再做说明。这样也可能别人看出你的为难，也许会自己放弃。
- 说“不，但是”的句型。比如说：不好意思这次不能参加你的婚礼了，但是，我想忙完这个项目去单独和您聚聚，您看2个月后时间是否方便。
- “我需要先看一下日程表，然后再答复您”。然后答复“很遗憾，这次我无法提供帮助，因为和我的另一项日程冲突”。
- “好的，那我们要取消的是什么？” 典型的在上下级沟通当中，这种问题非常常见，时不时的扔过来一个问题往往让原本的时间安排被打乱。这个时候提出这个问题，让对方做取舍，也许一些简单的事情就不会被扔过来了，你就可以更有成效的完成自己最重要的事情。
OK，当我们知道了哪些事情是最重要的事情，着手去做这些最重要的事情，自己的精神压力会减轻很多。也许之前的很多琐事浪费了你的时间，让你回头复盘发现自己好像没有做过什么，那些重要的事情好像一直在被拖延，然后产生压力和焦虑的情绪。而持续去做重要的事情，可以改善这一状况。
找到了重要的事情，明天我们继续下一小节：开始行动。
