第二部分 基础设置
科目
在手工账的年代，会计科目是要自己用笔写出来的。如今，电算化的时代，预制好科目，在填制凭证的时候直接调用即可，非常方便。但是，我们是用EXCEL表格来做账，最原始、最简单的也是人工录入科目，只不过是把用笔写换成用电脑打字，这无疑是一大进步。即便是这样的原始状态下，也能通过EXCEL的计算汇总功能，方便地进行科目汇总，方便编制财务报表。当然，EXCEL的功能远超这种需求。
需求
一方面要提高输入效率，一方面要保证输入的准确性、统一性。
设计思路
利用EXCEL的数据验证功能，限定输入内容，也是就说，我们可以预先设定好科目表，在填制凭证的时候，只能从科目表中存在的科目中选择。
简单地，我们可以把整个科目表作为一个列表，在输入的时候选择。
设置“基础设置”表，把科目预先编辑好，格式如下：
科目更新在B列、C列进行插入、修改操作，A列是一个公式，把B列和C列用下划线”_"连接起来，作为录入、筛选的关键字。
基础设置表.png
定义名称：科目编码=OFFSET(科目!$A$1,1,0,COUNTA(科目!$A:$A)-1,1)
然后在明细账表中D列科目&编码字段设置数据验证
数据验证1.png
点击出错警告标签，去掉输入无效数据时显示出错警告前的勾选。
数据验证2.png
最后，我们就可以点击明细账表中D列的下拉箭头来输入科目了，又快又准又方便！
明细账中录入科目.png
当然，如果科目数量不多，这样设置是没有问题的，但如果科目有几百条甚至更多，这样筛选起来就不是很方便了。
有没有更好的办法呢？当然有啦，下面就听我详细道来。
功能描述
在明细账表中D列，输入科目&编码字段的一部分内容，连续的关键字，注意一定是“连续”的字段。然后点击下拉箭头，即可找到包含该关键字的所有科目，点击输入。
具体设置
在基础设置表D列，字段设置为科目筛选，并定义名称：科目筛选=OFFSET(科目!$D$2,,,COUNTIF(科目编码,""&CELL("contents")&""))，这里利用CELL函数、COUNTIF函数和通配符，计算出科目编码中包含当着单元格内容的单元格个数，作为OFFSET函数的一个参数，得到一个区域引用。
在D列从D2开始输入数组公式{=INDEX(A:A,SMALL(IF(ISNUMBER(FIND(CELL("contents"),科目编码)),ROW(科目编码),4^8),ROW(A1)))&""}，填充到科目表最后一行。公式含义与功能：
- 利用CELL("contents")函数取得当前输入内容
- 利用FIND函数在基础设置表A列查找当前输入内容，返回数字或错误值
- 利用ISNUMBER函数判断查找结果，返回TRUE或FALSE
- 利用IF函数进行判断，TRUE则返回对应科目编码的行号，FALSE则返回一个极大值（大于科目表的行数即可，这里取4^8）
- 利用SMALL函数比较IF函数返回值，以公式所在行号为参数，取得第N小值（行号）
- 利用INDEX函数，取得第N行所在科目。
这样，科目表设置完成。
科目方向
明细账表中的科目余额，没有定义借贷方向，统一以借方减贷方为余额，为了方便利用数据透视表汇总科目余额，编制会计报表，这里设置科目方向为1和-1，借方余额的科目方向为1、贷方余额的科目方向为-1.
这里科目名称使用一级编码和一级科目名称联合起来表示，其实也可以在每一个明细科目中设置科目方向，效果一样，这里简化处理。
凭证号
预先录入凭证号列表，在明细账中的凭证号列设置数据验证，输入凭证号的时候可以选择录入。
基础设置暂时就这么多。日后有需求可能会作一些调整。
