受益匪浅——简单易上手的高效率工作法

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最近一周,番茄工作法给我带来了许多成就感和无法只用语言描述的快感(它让我在上班时间浏览手机不再有负罪感。因为在上一个番茄钟我完成了平时两三倍时间才能完成的工作,何况,在此刻的休息时间,我完全不能思考工作。)。让我重新认识到只学习/读知识而不坚持执行,是没有任何作用的。

开始工作前,清空大脑,将所有存在脑子里的待办事项写下来(写在小便利贴上,一张便利贴写一个活动,方便之后挪动),存在待办活动库里。这个时候,即使有遗忘也没关系,之后想起来就继续补在待办活动库里。这样就能尽可能无遗漏了。

根据轻重缓急和自己的需求,评估活动库里有哪些是今天需要完成的。只挪动今日可以完成的活动量到今日待办表里,一开始少挪一些,随后视情况继续添加。这就要求对每项活动预估完成所需时间(即番茄钟数量,25分钟/番茄钟)。一开始预估不准确也没关系,有了丰富经验后会预估更准些。

现在从今日待办表里选出那些需在固定时间段做的事情,将他们分别贴在时间线上对应的位置。剩下的活动则根据轻重缓急选择开始时间。选定一个活动,扭启番茄钟到25分钟(时间可以更长或更短,不过,研究表明一个人注意力集中时间为25分钟。如果需要更改时长,新的时长至少要执行两周,然后再决定是否可行。),开始专注工作。当铃声响起,立刻停止工作,即使当前活动并未完成,记录下已经完成的部分和待完成的部分。然后休息3-8分钟,也可以根据需要休息更长时间。需注意,休息时间里,不要做与工作相关的任何事情,不要整理待办事项,不要思考下一个活动内容。要完全放松,让大脑重新充电,以便下个番茄钟仍能专注工作。

如果期间有内外部中断时,怎么处理?

内部中断,即自己引起的中断。如想起某件待办事项,想要给水杯蓄水(这些事情可以等待,存在活动库或今日待办表,休息时或下一个番茄钟再做),或者急着上厕所(这不能等待,如果番茄钟还剩下十分钟,只能记录下中断,番茄钟清空,事后需重新启动番茄钟)。为避免受到更多干扰,开始番茄钟前,因关闭邮件提醒,远离手机。

外部中断,即别人引起的中断。当别人需要向你询问某些事情时,首先判断是否可以等待,如果可以,告诉他你还需要十分钟(实际剩余时间)才能完成番茄钟,稍后去找他;如果不能等待,在正在执行的活动旁做记号,然后中断番茄钟。

开始下一个活动前,重新评估待办活动的轻重缓急,或从活动库中挪出更多事项到今日待办,反之亦然。

在下班前,记录下实际完成的番茄钟数量和被打断次数,与预估数量做对比,逐渐会得出更准确的预估方法。计算每周完成的番茄钟数量,也可以激励自己继续完成更多番茄钟。

此外,更重要的是要对今日已经完成事项做复盘工作。回顾一下今天做过的活动,都是什么,它们的关键词是什么。有没有用到新方法,有发现什么新问题吗?有需要改进的地方吗?如何改进?如果思考改进方法需要很长时间,那就把这件事记录在待办活动库里,找个合适的时间(尽快,比如明天)启动番茄钟来完成吧。

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