概述
《把时间当作朋友——运用心智获得解放》, 作者是李笑来,这是一本对个人成长大有裨益的书,在很大程度上,它已经成为我的成长指南。
第三章 管理
1. 估算时间
侯世达法则:
完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间,就算制定计划的时候考虑到本法则,也不能避免这种情况的发生。
做事的时候的真实境遇是:一旦开始,就会发现“意外”接踵而至。
做从未做过的陌生任务,肯定会遭遇意外。对于学习,任务陌生的可能性更大,因为学习本身是一个探索未知的过程。因此,完成学习任务常常花费比我们想象中多得多的时间。
要想提高估算时间的能力,就要从现在开始养成习惯:做任何事情之前先判断其熟悉程度(或陌生程度),再据此判断估算完成任务所需要的时间。通常情况下,“反正比一般人想得长多了”倒是一个屡试不爽的假设。
2. 及时行动
接受任务之后,什么时候开始执行才好呢?比“越早开始越好”更切实的答案是“现在就开始”。所谓做事拖延,不是拖延着做事,而是拖延着不开始做事。
明明很焦虑,却不开始做事。本质是因为恐惧。
来自内部的恐惧是:只要开始做事,就会面临出错、做不好的风险。
来自外部的恐惧是:过分在意外界的评价。没必要在意来自外界的非建设性负面评价。
随着年龄增长,时间是越走越快的。接受了必须完成的任务,最后期限不是固定在将来某个点,而是加速扑来。
3. 直面困难
效率低下的根本原因是回避困难。
拖延的人并非不做事,甚至做很多事,但做得都是简单的事情,回避做困难的事情。必须控制这种逃避的倾向。
任务中的绝大部分都是枯燥而又无趣的,所谓带有创意部分,可能连1%都不到。
4. 关注步骤
所谓“三思而行”在作者看来就是指做任何事情之前都要考虑相关的3个方面:内容(What)、原因(Why)、方法(How)。清楚了解一个任务的这些属性,对最终能否完成该任务起着决定性的作用,所以应该多花点时间去“三思”。这三个方面最关键的是方法。
要学着像一个项目管理者那样思考——他们更多地关注“方法”,他们会花费比别人更多(多出许多倍)的时间去落实每一个步骤,在确认无误之后,他们才会有效地分配任务,团队才能够切实可靠地完成任务。
在做任何事情之前,通过关注“方法”去反复拆分任务,最终确认每个子任务都是可完成的,这是一个人不可或缺的功课。这样的习惯,会使一个人变得现实、踏实。这是一种习惯,也是一种后天习得的技能。
5. 并行串行
将两个任务并行,一个任务是简单而又机械的,一个任务是相对复杂而又灵活的。比如跑步的时候听有声书。
养成一个习惯——把要做的事情用纸笔写出来,把任务落到纸面上,就可以比较容易地分辨出哪些任务是简单而又机械的,哪些任务是相对复杂而又灵活的,然后,尝试把一个非机械的任务和一个机械的任务搭配起来完成。
让自己拥有“多任务操作系统”的另一个方法就是切分自己的时间。应用这种方法时,要先坐下来制定一个工作列表,把任务罗列出来,然后把自己的时间“切片”。我通常把“20分钟工作+5分钟休息”作为一个时间片,然后就开始像处理器一样处理任务。这样做可以保持相对长时间的高效率工作。
尽管说起来很简单,但其实需要反复应用才能把这种简单的思考模式变成习惯。一旦养成精细拆分任务的习惯,效率就会在不知不觉间提高了。
6. 感知时间
《奇特的一生》柳比歇夫发明的事件统计法:事件-时间日志。这种记录方法的好处:增强对时间的感知,在估算任务量时,更容易确定真正现实可行的目标。此外,相对准确的估算又使得目标基本上都可以达成,由此可以算是战胜了焦虑。
详细的记录很重要,但是难坚持,比如记账。
7. 记录开销
感知时间的第一步就是要搞清楚自己的时间都用来做了些什么。
第一组练习:
- 认真回忆并记录昨天做的事情。逐条记录下来,每条前面写上标号,后面标注出花费的时间。
- 认真回忆并记录前天做的事情。同样逐条记录下来。
- 认真回忆并记录大前天做的事情。同样逐条记录下来。
第二组练习:
- 认真回忆并记录上周做的事情。
- 认真回忆并记录上个月做的事情。
- 认真回忆并记录上个季度做的事情。
- 认真回忆并记录过去的一年所做的事情。
第三组练习:
- 用一个星期的时间,每天晚上回忆并记录当天做的事情。
- 用一个星期的时间,每天随时记录你刚刚做完的事情花费了多少时间。
这样的练习可以帮助我们养成每天记录时间开销的习惯。
8. 制订预算
养成每天制作时间预算的习惯。
在开始一天的活动之前,花费15分钟至30分钟仔细制订当天的时间预算绝对是特别值得的,恰如另一段“陈词滥调”——磨⼑不误砍柴工。
最直接的方法是制作列表。任务太多无法完成就需要选择。给每项任务标上权重。可以设置为不重要、一般、重要。甚至一开始可以只标注为重要和不重要。
我们需要分辨“真的重要”和“显得重要”,以及“真的不重要”和“显得不重要”。
判断一项任务是否“真的重要”其实只需要一个标准:这项任务的完成是否确实对目标达成有益。
原则:无用的事情,哪怕非常有趣都不应该去做;而有用的事情,哪怕非常无趣,都应该去做。选择“真的重要的”或者“显得不重要的”事情去做。
养成任何一个哪怕很小的习惯都需要挣扎。然而,貌似痛苦的挣扎过程,在将来的某个时刻终将变得其乐无穷。
9. 计划
计划成功的前提:目标切实可行。
对大部分普通人来说,证明目标现实可行的方法比较简单:
- 已经有人做到了。
- 我与那个人没有太大的差距。
很多事情只有开始行动后才可以评估是否可行,于是,当看到目标确实难以实现时,半途而废就是聪明的做法了。
长期计划是需要通过实践才能习得的能力。在制定计划时应该考虑到变化,以自身的情况分析自己究竟适合制定多久的计划。
有些时候没必要做计划。原因:
任务其实非常简单;
初始状态下,我们往往并没有能力去制定合理有效的计划。
10.列表
制作列表、运用列表确实是一种需要练习的重要能力。制作一个列表,往往会使自己做事井井有条,并保证自己不会白白浪费时间。
- 最方便的列表工具是纸和笔
列表没必要工整
列表一定要随手可及
最重要的任务永远只有一个
- 制作专门的下一阶段任务列表
- 给每个任务制定一个核对列表
开始行动之前要先判断列表所代表的任务是否现实。如果确实觉得自己能够也应该完成这个任务,那就着手去做,而且一定要执行到底。
11.流程
加快执行重复性任务的速度,只需在遇到重复性任务时先将其做完一次,然后吗上总结、整理,搞清流程,再靠进一步的实践把它变成“闭着眼睛也能做好”的事。这是提高效率、减少失误的根本手段。
为常见任务制定流程是一个必须养成的习惯。一个人在梳理流程的过程中,会不由自主地思考个中细节。有些人做事仔细,其实只不过是因为他们很早就养成了这个简单的习惯而已。这个简单的习惯,日久天长,会让人与人之间产生巨大差异。
12.预演
预演,即充分准备。只有经过大量的预演或者练习,才能在实际执行任务的时候有出色的表现。
万事皆可提前准备,万事皆需提前准备。
13.验收
很多人做事半途而废、不了了之的根本原因在于从未想过要给自己执行任务时的表现设计一个验收机制。最基本的验收机制是针对最终结果的,部分有经验的人因为在做事之前总是更关注步骤,并会按照需求将任务拆分成若干个子任务,所以,他们甚至会为每一个步骤设计相应的验收机制。
我们不管遇到什么任务,都应该对其认真审视,同时向自己提出一个问题并要想办法回答清楚:“怎样才算‘做好’?”如果能把任务拆分成若干个子任务,那么确定“做好”的标准可能更容易一些,因为每个子任务的验收标准可能已经自然存在,起码有这么一条:“如果这个做不好,那么下一个就没法开始……
为了能将验收机制落到实处,我们应该在做一件事情之前,拿出纸和笔写下每一个预定的验收标准,这个标准必须恰当。