跟踪过程中需要处理中断,而中断分为内部中断和外部中断。所谓内部中断,中断来自于自己。而外部中断则来自于外界的不可抗力。中断处理是跟踪过程中最重要的技巧,很多番茄工作法无法贯彻也是因为没能妥善处理好中断。
1、内部中断的各种表象
1)想点下QQ消息窗,或者看看头条新闻、简书或者知乎;
2)还有就是想起身去接杯水,上个厕所;或者想先用手机刷个微信;
3)想开启一个什么程序,比如听听音乐。
4)突然想起忘记给女朋友一个电话。
你可以列举更多的类似行为,这些都是一种深层次的拖延,开始工作的理由只有一个,拖延的理由却是千千万!
2、内部中断的处理方式
1)任何迫使你中断当前的番茄钟的事情,需要保持警觉,不要被这些拖延所迷惑;
2)内部中断来自于内心的拖延,尤其在活动开始的时候会特别明显。
3)对于内部中断,应该接受、记录并继续。记录的方法是,在今日待办表格的计划外紧急处添加,同时在发生中断的项目处添加“‘”撇号以便标记一个内部中断(在EXCEL表中我使用了内部、外部的数字进行量化);对于无法在今天内完成的活动,记录到活动清单中,在相应位置写下一个U代表计划外事件,并规定完成时限,预估完成番茄数。
3、外部中断的各种表象和对策
1)来自同事的询问:任何可能来自同事的询问包括工作上、生活上的一些询问都有可能让你被迫中断番茄钟;此时要看是否需要很长时间,凡是消耗时间超过2分钟以上的,都需要作为计划外紧急处理或纳入到到活动清单中;
2)QQ、微信、邮件:一个人很难抗拒不停闪烁的头像、标红的数字以及邮件到达提醒。哪怕是最没有压力的outlook新邮件提醒,也会消耗你的时间瞄上一眼。而这些则是外部中断的开始。
最好的办法,其实是关掉QQ微信和邮件。你要相信,凡是通过QQ、微信或者邮件传达的重要信息,都是可以容后考虑的,没有任何这种渠道上的信息值得我们马上丢掉手上的工作去处理这些内容。
上班时间尽量少用微信,尤其是微信手机客户端,你不觉得一个应该工作的人在对着朋友圈嘿嘿傻笑特别犯二吗。
每4个番茄钟开启一个邮件、微信和QQ处理番茄钟。主要处理的是工作上的信息和私人QQ,群消息和群聊尽量少在工作时间参与。
除非是非常紧急的@你。无论如何,干扰我们最大的都是这些。我们很难抗拒那闪动的头像,这来自于人类恢复正常的天性。所以,最好的方法是,在你开启番茄钟的时候,同时关掉这些最大的干扰项。
3)电话:其实是主要威胁,大部分情况下来自领导、客户、同事的电话以及陌生号码,你还不得不接。很可能只是一通电话就让你一早上的番茄钟计划全部作废。
骚扰可以立即挂掉,同事的可以先聆听需求,然后做计划外标注或者计入活动清单,处理方式同内部中断。如果要求面谈,则可以考虑推迟解决,然后放到另一个番茄钟。
4)面谈:我们在公司,遇到无法回避的是,你的领导亲自或派人来找你参与一个会议或者一项工作的讨论。
这种情况下基本无法推迟,只能马上作废当前的番茄钟。立即参与到领导当前的工作中。
大多数情况下,会议结束后会产生出一大堆的新工作、新安排。这些都需要安排番茄钟来落实。此时更加显出番茄钟的实际价值。如果没有高效的输出、高效的时间管理,应付巨量、一波接一波的工作基本上是不可能的。