前段时间组织成果评审会，参会的都是横向的兄弟行业单位，我们是牵头单位。会后，按上级组织要求，一周之内各家要向上级报送一套相关材料，由牵头单位负责收齐，一起报送。
重要事情讲三遍。通知里、总结时、会务手册上都强调了这件事。而且在会务手册里第一页特意加上了上报材料的时间要求和寄送地址、联系人信息。
接收材料过程中，确实有值得学习的：
有一家单位，在报送材料前，主动与你联系，对需要报送的材料和要求一一确认，全程不啰嗦、无废话，那叫一个干练。
有一家单位，报上来的材料分类建好文件夹，打开之后清晰、清爽，心里那叫一个舒服。
有一家单位，会后第二天就把电子文档发来，随后纸质版发了快递，那叫一个神速。
有一家单位，寄发资料前告知你，预计到了之后，通过电话和你确认，那叫一个靠谱。
有一家单位，随同电子文档，还会写上几句致谢的话，那叫一个感动。
但是，也有这样拖后腿的：
一是没听懂要求。要求各单位都报，但是有的单位自以为是优秀的才报，把自己主动划到了不优秀行列。
二是没当回事儿。有的单位不想上报，也就是想主动退出。但是决定退出后，这件事情在他们那里就算了结了，要等你电话催要时才告诉你。
三是有事耽误了。参会的是领导，回去后甩手不管，而具体负责的人又刚好外出不在，结果这事就给放下了。
四是在那干等着。这次需要报的材料，是要求参会单位的上级单位盖章同意的。迟迟上不来，打电话催得到的回复是：报到上级单位盖章了，还没返回来。
五是过于重视的。说过于重视，就是会后单位组织人又重新修改，结果迟迟不交。
一样的工作要求，结果千差万别。各有各的套路，各有各的心理，各自也传递出各自的做事作风和气质。
其实，我们工作中报材料、收材料是难免的。很多时候，材料写得好是前提，但报得好是关键。一份好的材料，既然已历经反复修改、多方斟酌甚至推倒重来的辛苦，为什么不多花一点时间和精力，放在主动沟通、及时反馈、善意致谢上呢？殊不知，打通的这“最后一公里”，往往能给上级单位留下深刻印象，往往能得到事半功倍的功效，往往是锦上添花的关键一步。因此，站在收材料的角度看，我感到也许这样做会更好一些：
一是控好时间。要求啥时交，就啥时交，或者应该稍微提前一点。这样会让人感觉你很靠谱。如果实在有困难，提前沟通汇报，说明情况。
二是摸好意图。干活不由衷，累死也无功。一定看清楚人家要什么，要啥给啥，切忌有啥给啥，想给啥就给啥。这样不仅仅是无用功，甚至是负功。
三是对好标准。就是要对照行文的标准和规范来报送材料。主要是格式方面，再好的材料如果标题不规范、排版不标准、字体不统一，都会显得你不够职业、不够专业。经常会有这样的情况，发来一篇材料，字体有的是方正仿宋、有的是仿宋，可能在自己的机器上看起来不明显，但是如果对方机器里没有其中的一种字体，你就露怯了，至少知道哪一段文字是你“CTRL+C”“CTRL+V”过来的。具体讲：①文档标题要规范，工作中常用1、2、3等序号来标注各个修改版本的过程稿，但是上报时最好用规范名称，或者也可以加上括弧，注明上报版。②排版要规范，要用标准排版格式，包括字体、页边距、行间距、页码等。国家有标准格式，有的单位有自己的惯用格式。建议首选单位内部格式，这样看起来比较习惯和顺眼。如果给上级报材料，如果你采用了上级单位惯用格式，绝对会让上级单位眼前一亮，毫无违和感。③多文档要编号，如果同时报送多个文档，基本上报送通知里会有顺序，要按顺序编好号。
四是把好质量。也就是别对付。其实下点功夫，弄得好一些，和对付一下交上去，你都是花了力气。如果确实不想交，就直接沟通，说明情况，说不定也不差你这一家，不如不报。几年前一次收基层材料，有家单位居然把部门的总结直接发来，更过分的是连里面的落款、人称都没调整一下。看到这种材料，感觉一下子就都不好了。
五是抓好校对。材料里的人称、单位名称、数据要准确、要完整，这样才好用。另外不要有错别字，很低级的错误，但是对形象的杀伤力很大。
六是搞好确认。报送材料后，要及时和收件人联系确认，是否收到。同时，在报送文档同时，要注明发件人的姓名、联系电话，确保一旦有问题，可以及时联系到人。
做到这“六好”之前，最应该做到的还有一件事，就是沟通。报送材料通知后，不明白的一定要及时沟通。一般要收材料，相关单位或组织都会指定一个人负责。而工作期间甚至是业余时间，接到咨询电话，他都不会意外的，而且会感到更踏实一些，因为经过这样沟通后上来的材料，质量也许会更好些。
沟通时一定要客气，比如最好别直呼其名，弄不清级别，可以统称主任。曾经一次以政研会名义通知，结果对方开头就叫“**师傅”，这样不职业。要简练，别半天说不清，开口最好直奔主题，干净利索，如果做不到这一点，可以提前打个腹稿。要全面，一次把问题想全问完。
PS：本文为老笔头QQ群群友王小德原创文章，有经验有见地，很务实很管用，善总结善思考，是难得的一篇实用性文章，欢迎大家入群交流。
