除了少数情况，品牌人员为记者准备新闻通稿是工作常态，但也有部分品牌人员理解不了这种现象，认为写新闻稿是记者的工作，品牌人员提供资料即可，为何要承担额外的工作？
实际上，新闻通稿是品牌人员为记者整理的一份素材，是品牌人员为减轻自身工作、避免麻烦、提显工作成效的一种手段，发挥重要作用。
迅速弄清事件
一般的新闻报道是当天发生当天报道，纸媒则当天排版隔天见报，这意味着从获知事件到成稿的时间非常短，要求记者在极短的时间内快速弄清整个事件、抓住重点、找到报道方向并撰写成文。
新闻通稿是品牌人员整理的素材，其中包含了六大要素，即：时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果。明确的六大要素有助于记者快速弄清整个事件，快速抓住重点。
在论坛、发布会等活动现场，品牌人员为记者准备新闻通稿，帮助记者快速了解整个活动的主题和内容，以及企业的目的，同时减少活动介绍工作。
减少报道信息错误
常见的企业新闻报道会出现人名、职务、专业名词、数据等诸多信息，记者在活动现场记录或网上查询的资料不一定准确。记者可参照新闻通稿查证信息的准确性，减少报道信息错误的情况。
对于品牌人员而言，则减少了与记者沟通更正信息的麻烦。
提供报道方向参考
新闻通稿提炼了新闻点和传播方向，为记者撰稿提供参考，同时也是品牌人员努力引导传播方向，以达到更好的传播效果。
提高新闻报道的概率
在某些行业，有部分记者不主动写稿，品牌人员主动提供通稿，可大幅提高发新闻报道的概率。另外，当内容性一般，记者可发可不发的情况，品牌人员主动提供通稿，并加强沟通，将大幅提高记者发新闻报道的概率。
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