对于每个职场人来说,写好工作总结是非常重要的,工作既要给它干好了,但也不能说岔了,有些人虽然做了很多工作,但却不会表达,最后老板甚至还误以为他只是在混时间,工作能力低下的不良印象。
要知道老板通常都比较忙,所以很可能并不清楚你具体做了哪些工作,所以怎么做好工作总结,让老板看到自己的工作和价值就特别重要。但与日常灵活随意的工作汇报相比,工作总结更考查一个人的写作能力,也更能反映出一个人的潜力。
所以千万不要小看工作总结,写好工作总结是职场中一项不可或缺的能力。会做工作总结,可以让你进入上级的视线。因为一份优秀的总结报告,能让领导看到你的能力,以及思考力和进取心,这几点也决定了你是否可以在老板心里留下好印象,为升职加薪铺路。
另外,一份优秀的工作总结,对同事也是有帮助的,你的想法和心得都很有可能启发他们,久而久之,同事也会更加信任你,并乐于帮助你。
如此,既能得到老板的器重,又能得到同事的支持,你在公司的影响力自然就能持续积累。
那么我们应该如何写好工作总结呢?
一、掌握两种模版
下面是某位员工根据kpt模版所做的工作周报,大家可以感受一下。
从图片中这位员工的工作总结不难看出,KPT法适用于日常简单的工作记录,突出回顾反思和未来应对。
除了KPT法,还有一种心得分享框架,主要包括本周工作、下周计划、心得分享三个部分。
如图:
这种框架的特点是既能总结过去,又能对下周工作做出安排,还能对工作有反思和经验分享,体现出一种积极的工作态度。
二、写好年终总结的4个步骤
前面给大家分享的都是短期的工作总结,有时候我们还需要写一些大的工作总结,比如说季度总结、年度总结、述职总结,这时候我们应该怎么做呢?
这些大的工作总结不仅是总结我们的过去一段时间的工作情况,还是一次展示自己的绝佳时机。因此,对于每个职场人来说,都很有必要把握住。其实大致方法和工作汇报一样,在写之前,一定要有受众思维。
首先,我们工作总结的受众是上级,那么我们就需要思考上级最想了解哪些呢?上级想了解的是,你过去的工作、给公司带来了的价值,并以此来考查你的工作能力和潜力。
因此,我们在工作总结中一定要展现我们的工作价值,工作价值可以围绕三个方面来展现。
一是业务价值:业绩成果和重点工作的完成情况;
二是服务价值:是否为公司的业务开展提供有效支持;
三是改进价值:为公司解决了哪些核心问题。
也就是说,工作总结一切要以工作价值为导向,让上级看到你的工作是很有价值的,你的工作能力还是不错的。明确了这一点,接下来具体怎么组织内容呢?有四个步骤:
1、成果总结:列举工作内容,并写出分享工作内容所产生的价值
2、整理排序:用逻辑树归纳工作内容,并整理排序(可以按照重要程度排序);
3、整理升华:将自己的业绩写出高度,打动上级(提炼小标题,多用数据、事实和对比,让内容更有说服力);
4、最后将逻辑树整理成文就可以了。
为了更好地理解怎么写年终总结,可以看下李娟写工作总结的过程。
第一步:成果总结
第二步:整理排序
第三步:概括升华
第四步:将逻辑树整理成文。
写好工作成果之后,还有一个部分不要忘记,那就是关于未来的工作规划,让上级看到你对自己的工作是有想法的,而不是被动地执行任务。
最后,再附带上工作的收获和思考,一份完美的年终总结的内容框架也就出来了。
但还有一点要注意,上面的工作总结只是对所有工作内容的总结和整理,有时候,对于一些非常重要的工作,还需要我们展开来说,那么我们怎样呈现这些工作的细节呢?
三、STAR法则展开工作亮点
举个例子,如果你是某单位的人事经理,你需要就招聘工作作详细总结,根据STAR法则,你可以这样归纳;
如此,一份非常优质的工作总结就完成了。值得一提的是,STAR法则还特别适合准备面试,因为在面试的时候,对方经常会问你一个问题:在过去的工作经历中,最成功的工作是什么?并让你详细介绍。
所以,现在有了STAR法则,如果你需要找工作,那么在面试前先想好自己如何总结过去的工作细节,以突出自己的工作能力吧。(文中所用图片来源于熊猫小课)