差点没“搞定”——记职场中惊险的一天

   

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    昨晚10点接到领导电话,说有个紧急又重要的任务要在今天完成:原来我院联合其他院校做了个国家重大科技项目,今天是申报的截止日期,而其他院校在填报时才发现我院还没申请过注册单位,如我院不能顺利完成注册,那这个准备很长时间的项目就泡汤了。

    虽然我有严重的拖延症,但这么重要的事岂敢耽误。今天早晨麻利儿起来第一件事就是先翻看饭团(别问我在哪儿看的,你懂的!),刚好看到猫弟(请原谅我没有叫猫叔,我都奔四的人了,和你们这些年轻人叫的一样不会显得我年轻,只会显得我蠢,事实证明今天我真的很蠢!)推荐的《创业三宝妈独家秘笈:让你一天有192小时》,看完不禁感慨“同样是宝妈,差距怎么这么大呢”。随后翻看别的饭团时,里面提到了列清单的好处,并推荐神器:滴答清单。赶紧下载!虽然前几天已下载了某饭团推荐的另一款神器:奇妙清单,但像我这种有课就买的人,岂能错过牛人的推荐。下下下!好像还蛮容易使用的,要不把今天的重大任务列进去?算了,这点事还记不住吗?不就是填表、盖章、上传,外加给旅游回来的爸妈和宝贝接风,去超市买点吃的。简单!向单位出发!

    9点到单位打开电脑,先上官网看看注册的流程,需要单位的代码证号和法人等信息,只能找院办要了,可暑假期间不知有没人来,只能去碰个运气了。第一次上楼,转了一圈没人,可能太早了;第二次上楼,逮着一个临时来收拾东西的老师,刚好他手里有我需要东西的复印件,盖上院章,搞定!

    继续填表,咦?还需要院长和我们领导的身份证号,可我怎么找他们要啊?一个在安徽老家,一个在日本(此刻灵光一闪,刚刚不是有看到人事处的处长嘛,找她要,她肯定有!)。正好还有另外一个文件需要人事处盖章,迅速将文件整理好,下楼盖章、同时记下两个身份证号,搞定!

    继续填表,总算完成注册这步,该上传证明材料了,咦?这里怎么还需要法人签字呀?可院长回安徽老家了,怎么签呀?呀?这里还需要盖院章,可刚才帮我盖章的老师已经走了。咋办?这时一个女声问:“你今天怎么还来上班呀?”,我一看也惊了:“你怎么回来了?”(大家猜猜我看到谁了?居然是和我同屋的同事,你们要问了这看到同事有啥稀奇的?哈哈哈哈!关键这个同事就是和院长一起回老家的院长夫人呀!)原来他们耐不住安徽40度的高温提前回来了,今天刚好她随院长来单位办事。真是天助我也呀,马上上楼找院长签字,搞定!顺便再去院办碰个运气吧,居然有另一个老师在,他帮我把章盖好,搞定!哈哈,就差我这个联系人签字就可以上传了!

    下楼、给文件拍照、上传、终于全部搞定!(其间经历的各种掉闸、电脑上不去网、浏览器设置问题、打电话询问等等就不一一细表,反正就是状况频出外加各种搞定,总之是环环相扣、步步惊心!)只等着审核通过就大功告成了!

    看看时间居然中午12点了,去超市买东西然后回家做饭、为家人接风。(中午时光在此不表)

    重点来了!重点来了!细心的读者有没发现某个遗漏的环节?下午2点半,收到一条审核短信,说我的申请材料没有通过,仔细一看,欲哭无泪,原来我这个联系人忘记签字了。原本中午觉得已经顺利完成了任务,当时犹豫了一下后,纸质材料最终还是没有带回家。现在只有火速赶往单位了,到单位签好字后重新上传(其间开机、登录不上官网、换屋子、掉闸、换电脑、上传、再检查一遍,唉!又是各种状况加搞定,总算没问题了!),开始重新等审核。此时下午三点!

    回到家中,等到四点钟!有点坐不住了,怎么还没给我审核通过短信呀。打电话问客服吧,前面等候1个人;再打!前面等候3个人!再打!前面等候四个人!……四点半,负责对接申报项目的老师打来电话,问怎么还没通过审核?说就差我们单位一个了,说有个同样今天刚申请的单位已经通过审核了、说如果人家下班前不能申报这个项目就要完蛋了……我没敢说因为我的疏忽耽误了几个小时的时间,只能说我在问我在问,然后继续写邮件问、打电话问,这次终于接通了,说明情况后,对方秒给通过审核。此时已是下午4点56分。

    处理完相关事情终于轻松了,有空看看手机了,打开今天的《剽悍晨读:搞定——无压工作的艺术》,很适合今天的我。不禁想:如果我早上出门前看了剽悍晨读,会不会有不一样的一天呢。细想想应该不会的,平时读过就读过了,不会有这样深刻的经历加深我的印象,如果不经历这样的一天,更不用说产生什么感悟了。曾经幻想着自己是个效率达人,可以高效率、慢生活,可任务来时却是手忙脚乱,究竟怎样才能高效处理工作任务呢。如果用本书中分享的“横向整理任务”法和“三个关键原则”来复盘今天会有什么不一样的效果呢。

    横向整理任务要求我们把所有需要处理的事项,都用一张任务清单罗列出来,再确定如何处理这些任务。这样做的目的在于清空大脑,并把任务集中在一个工具,如纸、电脑、手机。这里有3个处理原则:

    001 立即执行

    能2分钟处理完的事情,就应该立即执行,别拖沓,完成后把任务勾掉。(今天最重要的签字环节就是因为没有立即执行从而忘记,导致任务拖延了将近三个小时才最终完成。)

    002 指派他人

    一旦任务不能立即处理完,先确定这件事是不是非得由你来完成。如果不是,把任务委托给合适的人去做。(今天领导签字及盖章环节因各种巧合都及时找到了合适的人,因此环环紧扣并没有耽搁时间。但不可能以后每次做事都能有这样的运气和巧合,所以做事切不可拖到最后一天,一旦临时出现状况,或某个环节没衔接好,全盘皆输,意味着任务失败。)

    003 延迟处理

    这件事情不能马上干掉,又必须由你来完成,则加入“下一步行动”清单。(由我签字的环节因没使用立即执行原则,也没有列入下一步行动清单,结果导致忙乱中忘记,延迟处理变成了忘记处理,看来大脑确实不擅长记忆。)

    我们再来看看“三个关键原则”,也叫“高效工作的三个习惯”在这一天的重要性。

    001 养成收集的习惯

    把所有任务都加到任务清单里,而不是单纯只记在脑海里。(有我这样的反面教材,大家应该记忆深刻了,小伙伴们一定要及时收集任务,随手放进任务清单。)

    002 确定下一步任务

    确定了任务目录,并不意味着你知道了下一步做什么。(要明确下一步任务具体做什么,清单里如能列上时间、地点、人物和事件是最好不过的,这样更有利于采取行动来推进事情的发展,如上午10点到办公室找领导签字,而不是光写“签字”。)

    003 学会关注结果

    领导吩咐的任务,要确定好目的、目标,随时沟通过程、及时反馈结果。(同理,今天我提交材料后,如随时关注进展、而不是被动等待的话,完全可以及早发现问题并解决,不至于拖到最后关头才完成。)

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    总结:今天耽搁了本应在任务清单里的其他事情,如开始100天读33本书的计划(计划里的第1天)、给剽悍晨读内容画思维导图(计划里的第1天),但好在有个额外收获,就是写了篇让自己终身难忘的晨读感悟(计划里的第1天)。有没有好结果不知道,但总算有个“烂开始”了。

    现在,我要去列清单了~~

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