组织级项目管理中常见的问题及应对措施

1.项目的实施策略不清

许多组织级项目由于项目的实施策略不清,导致在项目执行过程中出现各种问题,甚至错失了与客户的再次合作机会。

组织级项目在项目执行前要确定好实施策略――可包括:人力资源策略、分包管理策略、采购管理策略、质量管理策略、公司级管理策略、项目优先级策略、区域实施策略、市场策略等,可由公司组织相关部门共同制定。在项目执行过程中,相关部门应遵照策略进行工作安排。公司在项目执行过程中及时调整策略,以利于整个项目的实施,满足公司发展的战略要求。

2.大项目经理常常感觉“力不从心”

对组织级项目负有直接责任的PM本文称为“大项目经理”。多部门参加的组织级项目,每个部门都有一个PM负责其部门承担的部分,这些PM都应向大项目经理负责。大多数的大项目经理都无公司级的职位,所以在组织级项目的管理过程中,对于“虚拟团队”的管理就成了大项目经理的巨大挑战。如何让各PM有效地开展工作?如何及时监控项目执行情况?又如何做到管理的及时性?这些问题,往往让大项目经理感到困惑、无奈、无助甚至于无言以对客户的质询。

解决这个问题,要从两个方面着手:

一是从公司内部的组织流程建设着手,建立起组织级项目管理的内部流程文件,明确规定大项目经理和各PM的职责权限、汇报与沟通机制。给予大项目经理“权力”,让其有“势”可以影响到各级管理人员和PM,让组织成为大项目经理的坚实后盾。大项目经理对整个项目的范围、进度、成本等负有责任。在项目中,大项目经理直接“领导”各部门PM,各部分PM负责本部门承担项目的进度、质量和成本。

第二个方面是对大项目经理个人进行针对性专业知识培训。可以选用多种培训的形式,既可以脱产学习,也可以采用专家一对一的指导,也可以选择公司PMO持续跟踪项目来协助大项目经理梳理与解决项目中的问题。总之,通过系统性的培养和实战,让大项目经理有能力驾驭组织级项目的执行。

3.多部门之间的工作 “断裂带”

在组织级项目执行的过程中,往往会有一些工作的划分不是很明确。这时,各部门都会首先考虑自身利益,若是各方都不去做,就出现了工作“断裂带”。

对于“断裂带”的出现,作为大项目经理要有预见性,尽可能在项目的启动和规划阶段将所有可能的工作进行细分并对应。在项目执行中若出现“断裂带”,需要组织的统一协调。由大项目经理发起,由公司组织重新安排调整工作,尽快应对,尽快解决,避免在公司内部出现“扯皮”现象。如果这种“断裂带”出现在公司与公司之间,应积极会同客户就有关工作召开专题会议,给出解决的办法,而不应拖延或拒绝协商。

4.工期紧与合理的项目实施计划之间的矛盾

由于组织级项目的复杂性,前期的规划招投标会花费很多时间,留给后期的实施时间往往很少。所以,很多时候客户自然而然地要考虑到压缩工期,以满足项目整体计划的安排要求。但在项目关键路径的制约下,即使资源充足,对项目的进度影响也不会很大。而往往因为监理或客户的“盲目”要求赶工,造成了多方共同损失。

该矛盾的化解还要源于有效、周密的项目规划。通过细致的风险应对才可以有效地缩短工期。在项目的规划阶段,大项目经理必须从客户切身利益出发,依据承建方的人力资源实际情况,留有余地,协助客户制定出符合本项目实际的实施工期,而不是盲从于客户、监理、总集成等的要求,这点对组织级项目的执行非常关键。

组织级项目本身就是一项系统性工程,要注重项目实施的效果,实施规划必须合理才不会造成各方损失,也就可避免造成社会资源、人力财力的浪费。

5.分包带来的质量“灾难”

组织级项目在执行过程中,各部分也可能涉及到再分包,有向内部的,也有向外部的。内部分包在统一质量体系的约束下,质量问题不会太多,但外包就不会那么幸运了。组织级项目往往是因为外包部分的质量影响了整个项目的实施质量,造成了项目执行的持续拖延,影响整个项目的执行验收和客户的满意度。

针对分包带来的问题如何应对?首先,在项目实施前,要有项目的分包管理策略,明确项目分包各方的职责、行事方式、过程文档的模板(有用户签章的文档或照片等)及数量、成果物质量要求,以及保证质量的活动安排计划等;其次,在项目的执行过程中要全过程监控分包方的执行情况,建立有效的核查机制,加强对分包方文档、成果的核查,包括验证、审核成果物的质量、及时矫正偏差、规范过程文档、检查执行进度等,同时大项目经理应及时通报分包部分的执行情况;最后,要将承包方的实施质量、效果和合同付款结合起来,没有达到实施质量要求的,在合同中明确不予付款。

分包各方都希望获得双赢,合作多方应建立在平等互信的基础之上,通过契约形式共同服务好最终客户。

6.无法及时进行项目阶段收尾

组织级项目在执行过程中划分为多个阶段,每个阶段都可能涉及不同的人力资源需求和安排,那么适时有效的阶段性收尾将会让项目迈向成功,为客户带来价值,同时也有利于承建方的资源释放。大项目经理要及时组织审核过程性文档,不合格的要及时退回整改,避免过程文档拖延造成项目无法进行阶段收尾,影响项目的阶段性回款,对整改项目验收造成灾难性影响。

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