我们先回顾下基础班的课程内容。
在第一课，我们学习了时间管理的本质。
在第二课，我们学习了如何高效行动。
在第三课，我们学习了番茄工作法，以及GTD时间管理系统。
老师，虽然在基础班的最后一课，你对这些问题做过答疑：
1.番茄钟总被打断
2.临时又多出了新的事项
3.事情太多/太复杂，如何把待办事项安排清晰
4.A4纸太大不方便携带、便利贴也感觉不方便
5.低价值事情太多，忙忙碌碌却没什么成果
6.行动力差，计划好的事情很难落实
但是，在深入实践的过程中，同学们又提出了新的疑问：
这就是今天的课堂内容要解决的问题了。
如果把每天的时间比作一个罐子，这些长期事项/大任务，好比一块大石头，无法直接装到罐子里。
但我们可以把大石头分解掉，然后再进行时间规划。
为了便于分解和规划大任务，我们需要准备大便利贴。
当一个任务比较复杂的时候，我们就可以用大便利贴来记录到收集箱，并分解为待办事项。
我们看看具体怎么操作。
情景分析
用九宫格分解任务（1）
到年底了，小薇需要写一份年终总结。这个大任务，她需要从“任务分解”和“事项管理”两个方面着手——这样才能将其漂亮地完成。
我们看看假如小薇会用“九宫格”来分解任务，她会怎么做。
【步骤1】
把便利贴画成九个格子，然后在中间写上任务名称。
【步骤2】
围绕中心的格子，在外部的格子上写出分解后的任务。
【步骤3】
在大便利贴附近贴上小便利贴，写上具体事项。
【步骤4】
规划和执行
接下来，每天移动一些具体事项到今日待办。
每完成一些事项后，就在大便利帖上打一个勾，并写上完成的日期。
当所有的格子都完成后，“写年终总结”的任务就完成了，可以把这张便利贴归档到“任务归档”里，并标记完成时间。
“任务归档”和收集箱类似，但收集的是“已完成的任务”。
像这样我们就能分解一些基本的大石头了。
有个同学之前问，“多劳多得”类型的任务，要怎么写便利贴呢？
这也好办，将这种任务写在大便利贴上，然后分解成固定的具体事项。
例如一个翻译稿件的任务，按字数获得收益，就可以像图中一样分解为“翻译1000字”的具体事项，完成了就继续再贴，无限循环下去。
这里要注意，分解成的任务，可以在30分钟到2个小时之内完成比较合理，如果分解成“翻译10000字”就太过繁重了。
那如果遇到的是更复杂的任务，我们要怎么办呢？
我们还可以把九宫格升一次级。
情景分析
用九宫格分解任务（2）
丽丽在一家儿童玩具公司负责市场运营，过几天，她就要到厦门参加业务上的展会——这是她第一次出差。她希望用GTD方法来管理事项，但却遇到了麻烦。
她在一张小号便利贴写了一条待办事项“去厦门出差”，但感觉貌似要做的事情很多，于是她开始苦思冥想。
（想）业务展会的时间是15号到22号，因为要布置展会和处理其他事情，所以我要提前到厦门，也就是13号晚上或者14号一早要到。那订票的时间要赶紧了，得查下是高铁票还是火车票比较容易订……
（想）对了，老同学阿芬在厦门，我们5年没见了，这次顺便可以找她玩玩。正好18号到20号的展会主题和公司无关，这三天我可以不去现场，找阿芬聚聚……
（想）不对，19号要去见两个代理商，谈谈合作事项，我只有18号和20号有空。我要先约了同学，还得查下游玩路线。
（想）看起来鼓浪屿不错，但厦门大学和南普陀寺也可以去。旅游攻略我是自己查，还是先问问同学呢……
（想）哦，还有，代理商在集美区，展会在思明区，同学家住海沧区，啊啊，好复杂，我该怎么安排行程……
【讲解】
到这里，丽丽的脑子已经乱掉了，让我们来帮帮她。
由于这个任务很复杂，一张大便利贴不能完全分解，所以我们可以先拿出一张A4纸。
在A4纸张画出九个格子，然后在中间写上“去厦门出差”。
接下来，围绕“去厦门出差”这个任务，在四周的方格中写出核心事项（同时标注开始和截止时间）。
在这里，丽丽的核心事项可以分成五个方面。
核心事项
出发前的准备（4.08-4.12）
业务展会（4.14-4.22）
拜访代理商（4.19）
和同学游玩（4.18、4.20）
回来时的收尾（4.21-4.22）
接下来，丽丽可以继续使用九宫格分解核心事项。
丽丽将每个核心事项都分解完毕：
最后，丽丽将“去厦门出差”这个大任务分解成了具体事项。
使用一层九宫格，就可把一些普通的任务分解成可执行事项。
使用两层九宫格，可以把一些复杂任务先分解成核心事项，然后再继续分解核心事项，形成可执行事项。
另外提一句，会用“思维导图”的同学，也可以用“思维导图”代替九宫格分解任务，效果是一样的。
例如把刚才的分解成果整理成思维导图：
普通的任务分解完成后，我们执行起来很容易。
这是因为分解出来的小石头不多，要规划在什么时候完成比较轻松。
但复杂的任务分解完成后，我们执行起来还是很困难。
比如刚才丽丽将“去厦门出差”这个大任务分解出了30项小任务，但要是这些小任务不做好规划、安排好时间，就很难流畅地执行。
你说的是事实。如果任务过于复杂，分解出了很多小任务，我们还需要做“事项管理”，把“小石头”装到合适的“罐子”里。
我们来看看具体怎么做。
情景分析
用甘特图管理事项（1）
事项管理最便利和直观的工具，莫过于甘特图了。甘特图由亨利·甘特于1910年发明，能帮我们清楚地规划在什么时间做什么事情。
我们以做一顿饭为例，看看如何制作甘特图。
注：作为演示案例，有故意夸张具体过程。
（一）任务分解
首先，我们先将“做一顿饭”这个任务分解成可执行事项。
如图，核心事项有4件：米饭、一荤、一素、一汤。继续分解成可执行事项若干件。
（二）任务整理
现在开始整理任务。我们先把能够放在一起执行的任务归类。
比如说，我们不可能每做一个菜，就跑到菜市场买下一个菜的材料，再回来做菜——肯定是一次性把菜买全嘛。
简单的整理后，我们把事项归为以下几类：
事项分类
买菜：买米、买青椒、买猪肉、买油麦菜、买番茄、买鸡蛋
洗菜：淘米、洗青椒、洗猪肉、洗油麦菜、洗番茄
切菜：切青椒、切猪肉、切油麦菜、切番茄
炒青椒肉丝：炒菜、盛菜
炒油麦菜：炒菜、盛菜
做番茄鸡蛋汤：煮汤、打鸡蛋、盛汤
做饭：电饭煲煮饭、盛饭
接下来，我们开始填写“任务时间表”，填写“计划开始时间”“计划结束时间”“计划用时”。
（三）制作甘特图
接下来，我们在“甘特图”模版的左边写出事项，并根据“计划时间表”画出事项的计划时间段。
有了这张图，我们就可以清晰地看到时间规划了。
（四）时间优化
当然，目前的时间规划还有很大的提高空间。
第一次优化
1.电饭煲做饭是自动的，又不耽误做菜，所以可以一边煮饭一边做菜。
2.家里天然气炉灶有两个灶台，而烧汤又不需要费太大功夫，所以可以一边烧汤一边炒菜。
第一次优化后，19:10就完成了所有任务，比优化前节约了30分钟时间。
第二次优化
1.18:40同时开始三件任务有些吃力，应该把时间分开一些。
2.在洗菜（包括淘米）之后，就可以做饭了。
于是调整时间如下：
这次优化的不是任务时间，而是工作节奏——避免在一段时间内过于繁忙。
但如果实际情况需要我们更加紧迫地完成任务，我们还能继续提高速度。
第三次优化
1.将洗菜分成两部分，先洗青椒和肉，以便能尽快开始炒菜。
2.在炒菜的时候，用自来水自动冲洗其他菜、用自来水自动淘米。
3.炒青椒肉丝时，菜下锅后翻炒5分钟，就先把菜烧着，一边做其他事情，偶尔回来翻两下菜避免烧糊。
4.在翻菜的这段时间，先切好番茄，然后开始做番茄鸡蛋汤，同时把淘好的米放入电饭煲，按下煮饭键。
5.搞定步骤4之后，在翻菜的这段时间继续切油麦菜。
6.炒好青椒肉丝并盛菜后，继续炒油麦菜。
像这样，把时间又再次节约了20分钟。
其实，我们完全不必这么急急忙忙。更好的做法是【提前】准备。
第四次优化
早上锻炼的时候顺便路过超市，把晚上要用的食材买了。
像这样，17:30就开始做饭，不慌不忙，到18:40就完成了所有任务。
凡是能【提前】的事情，就尽可能地早点开始做。凡是有可以提高【效率】的地方，就要不断去优化。
啊，不可思议，这居然能让我们节约了一半的时间！
到今天，我总算明白你之前说的“用【快+早】形成良性循环”了。
（五）时间记录
到这里，我们已经全面完成了时间优化，接下来，我们更新一下时间表格。
接下来，在完成任务的过程中，还要记得不断记录时间：实际开始时间、实际结束时间、实际用时。
记录“任务时间表”主要能为我们带来3个好处：
1.可以及时发现实际时间和预期时间的差异，并采取改进措施——比如加快效率。
2.可以越来越了解自己的行动能力，多少时间能完成多少事项。
3.可以反思和调整时间的分配方式，不断优化行动效率。
学完了“用甘特图管理事项”，我们来总结一下。
现在，让我们回到丽丽的案例，看看如何用甘特图完成实际生活的事项管理。
情景分析
用甘特图管理事项（2）
丽丽把“去厦门出差”的任务，分解成了30个执行事项，但还需要做好“事项管理”——把“小石头”装到合适的“罐子”里，才能流畅地执行。
（一）任务分解
用九宫格或者思维导图，把“任务”分解成“可执行事项”。
丽丽已经完成了任务分解：
（二）任务整理
1.简单整理任务，把能够放在一起执行的任务归类。
2.填写任务时间表中的“计划开始时间、计划结束时间、计划用时”字段。
首先，丽丽将可以放在一起执行的任务归类：（图中蓝色部分）
然后，丽丽开始填写任务时间表中的“计划开始时间、计划结束时间、计划用时”字段。
（三）制作甘特图
在“甘特图”模版的左边写出事项，并根据“计划时间表”画出事项的计划时间段。
这一步，丽丽根据任务时间表，细化制作出甘特图：
（四）时间优化
1.优化任务时间
2.优化工作节奏
3.用【快+早】形成良性循环
丽丽开始优化任务时间：
1.为了避免代理商贵人多忘事，在高铁上（4.13日）就提前联系他们。
2.在高铁上空闲的时间比较多，可以提前查好旅游攻略，这样到了厦门就可以尽情玩耍。
3.展会总结和展会报告的写作时间比较紧张，可以在展会期间就提前写出内容框架，这样可以提高之后的写作效率。
4.回程的高铁票其实可以在去的时候就预定了。
于是，改进后的甘特图如下：
（五）时间记录
在完成任务的过程中，不断记录时间：实际开始时间、实际结束时间、实际用时。
最后，丽丽可以在后续完成事项的时候留意记录，确保所有事情在合适的时间内完成。
到这里，我们完整学习了任务分解和事项规划。
我们可以看到，再复杂的任务，只要利用好任务分解和事项规划工具，完全可以手到擒来。
学习了今天的方法后，你可以试着制定一些“学习成长、职业发展、家庭教育”等方面的大目标，然后分解执行。
之前我们提到这样一句话：
人生是无数长期价值累积而成的结果——也就是说，通过实现一个又一个人生目标，我们最终会成为自己想要的样子。
