进入职场之初,公司给我灌输了一个概念和工作模式,叫做“闭环管理”,但没有具体对这个当时我脑中的“新概念”给出解释,而我也没有深入思考,只是自认为已经接受也知道了,所谓闭环就是有头有尾,首尾相接的圆满完成嘛,就是把一件事情做完嘛。接下来的工作实践,也确实处处见到很多工作任务的跟踪表格,记录每一项任务和其进展情况,直到这项任务最终完成或给出结论。这更加应征了我对此概念理解的自信。也就停留在这个状态一直工作下来了,直到有一天,发生了一件特别的事情...
这一天本来很平常,在参加某个例会,可是忽然莫名其妙的启动了元认知:就是在我们的每天的日常生活、工作中,习以为常的、信手拈来的、每天在使用的很多概念,究竟是什么?我真的了解理解它了吗?我们真的了解理解它了吗?如果不了解,如果概念都不清楚不明确,那么我们每天是不是都只是停留在把事情做正确,而不是正确的做事情,甚至我们连把事情做对可能都做不到,如果是个人的事情倒还好,只是个人犯错,但是如果是工作,是集体行为,那么,因为集体对概念的认知偏差或者不同频,将会带来巨大的沟通、管理成本和认知成本,导致大量的工作无法达到预期效果甚至是出现错误。李笑来老师在专栏里也提到:“如果脑子里的一个概念不准确,或者没有准确、正确的定义,那么必然没办法准确、正确的继续思考下去,进而产生的连锁反应是,因为定义的不准确,所以思考范围模糊,选择依据缺失,进而行动错误.......进而影响整个生活。”
所以,首先非常有必要把这个每天的工作都要用到的概念(工具)搞清楚,而且,非常有必要让与你一同使用这个概念的伙伴一起搞清楚。大家概念搞清楚,才能良好的搞事情,更好的搞事情,搞出好事情!
所谓闭环管理,其实就是PDCA循环管理,根据维基百科的定义:
PDCA(Plan-Do-Check-Act的简称)循环是品质管理循环,针对品质工作按规划、执行、查核与行动来进行活动,以确保可靠度目标之达成,并进而促使品质持续改善。由美国学者爱德华兹·戴明提出。这个4步的循环一般用来提高产品品质和改善产品生产过程。这个过程循环也被人熟知为:Plan-Do-Study-Act(PDSA),戴明圆环(Deming cicle/cycle/wheel)或者休哈特圆环。另一个不同的版本是OPDCA,加入了O(observation观察),有些说法是说获得当前的状况。
戴明是一位美国的质量管理大师,成名于日本。在他的帮助下,丰田公司获得了巨大的成功。日本为戴明设立了质量管理领域全国性最高奖:戴明奖。他认为:高质量,不是来自基于结果的产品检验,而是来自于基于过程的不断完善。后来,他的理念更是走出质量管理领域,被广泛用于企业管理领域。
PDCA循环管理的运用
一.Plan 计划
以一个“PDCA循环”式计划会议为例,分四个步骤:1.根据现状和事实找出问题;2.根据问题找出原因;3.确定主要原因;4.针对主要原因,提出计划。
计划这个概念大家再熟悉不过了,但这里说的计划,指的是PDCA循环式的“计划”,一定要包含:“who do what by when”,即 谁在什么时间点之前做什么。
二.Do 行动
行动,也叫落地,执行等等,是最占时间和最重要的环节。其开展关键在于根据计划进行分解,形成每个个人的,带有时间节点的具体的任务,明确责任和优先级。
三.Check 检查
古代人类有一种神奇的狩猎工具,叫做回旋镖,在掷出后,如果没有击中目标物,会再改变方向,回到原持有者的手中,是一种令人觉得不可思议的东西。澳洲土著最早使用硬木制造回力标,他们用这种曲形飞标来捕捉小动物。
我们每一项交代出去的任务,就是一个掷出去的回旋镖,最终,必须要回到自己的手上,这是PDCA循环体系的关键,这一点与真实的回旋镖相同的是,同样需要反复练习,才能熟练掌握。
在工作中,有没有遇到这样的情况,交代出去的一项任务,他说好的,从此杳无音讯。有天你是在受不了去问他进展如何?他说我早就完成了。你心想:事情办完了就不能回个话吗?“回个话”就是那个收回来的回旋镖。
说到这里,如今移动互联网极度发达,随着分工的越来越细致,我们某一专门的工具也越来越多越来好用,所以这里,想给大家安利一个工具(不是打广告哈):Teambition,是国内团队协作工具的创导者,通过帮助团队轻松共享和讨论工作中的任务、文件、分享、日程等内容,让团队协作焕发无限可能。Teambition在网页、桌面、移动环境都打造了体验出众的应用,所以你随时随地都可以和团队协作。
四.Act处理
处理与行动不同,处理是一个具有一定内涵的环节,包括总结成功经验,制定相应标准,或者把未解决的问题或新出现的问题转入到下一个PDCA循环。
这一点其实常常被忽视,或者没有被认为是闭环管理的重要一环。按照表面理解,常常会把事情办完当做闭环的节点。这一点应该特别补充到对PDCA循环管理概念的认知中去,好在人一旦建立的认知,就永远退不回去了。
一旦发现问题,就启动PDCA循环,知道问题最终解决。一环接一环,阶梯式上升的PDCA循环使丰田成为今天的样子。希望对我们也有所帮助。
都2018年了,是时候入坑“007不出局”了。
我已放码过来,你一码不扫何以扫天下?