如何成为「时间管理」的高手

时间管理的高手

一个普通人如何在短时间内实现自我成长?如何自由地支配自己的大脑、身体达到自己想要的目的?你作为自己的人生CEO来说如何实现人生100%的增长?

我的答案就是:时间管理

关于时间管理,归根结底就是以下五个问题:

1.为什么要进行「时间管理」,牛人的时间是怎么管理的?

2.「时间管理」到底是什么,如何理解时间管理这个概念?

3.「时间管理」都有哪些误区,如何避免这些误区?

4.如何进行「时间管理」,需要哪些思维认知的升级?

5.「时间管理」有哪些行之有效的工具,帮助我更快的掌握时间管理这门修炼术?

下面详谈:

一、为什么要进行「时间管理」?

如果把时间看成一个人的原始资本,那么每个人的原始资本都是每天24小时。

成功的人是怎么分配他们的原始资本并得到远远超过别人的收益的?

成功人士的所有行为和精力都紧紧围绕着他们的目标,他们成功,是因为他们放弃了很多可以做但不是必须做的事情,专注于最重要的事情,并且可以在计划内时间内高效地完成计划内的重要任务。

时间管理在当中的角色相当于自己人生的时间规划师,合理地并正确使用自己的时间规划师,是「高效能人士」的必修课。

你连自律都做不到,还奢谈什么自由?

据说苹果爸爸乔布斯年轻时每天凌晨四点起床,九点前把一天工作做完。乔帮主说:自由从何而来?从自信来,而自信则是从自律来。

前华人首富李嘉诚以勤奋自律著称。他的作息时间非常有名:

不论几点睡觉,在清晨5点59分闹铃响后起床;随后,读新闻,打一个半小时高尔夫;然后,去办公室开始工作。数十年如一日,自律几近自虐。

自律决定了个人机器的运转,决定了你的执行力,决定了你能否成为更好的自己,自律实际上让你自由。

我的人生目标是:自由。它又包括了财务自由、时间自由和身体自由这三个维度。

感谢这个色彩斑斓、机遇涌动的时代,让这个目标看起来并非不可企及,但这需要十几年的精耕细作,连续稳定的正向积累,脚踏实地的点滴付出,还有,持续不懈的自律。

二、「时间管理」到底是什么?

这里,我对时间管理的定义是:一项具有主观意识对自身时间资源进行有效的管理行为。

注意这里的「主观意识」、「有效」、「管理行为」关键词:

「主观意识」代表你自己可以自主并真正的掌控自己的时间。

「有效」意味着你的策略是行之有效的,是可以取得成效的。

「管理行为」表示你的时间是被自己刻意安排的,时间管理是一项刻意练习的活动。

也就是说只有具备以上三个关键特征才能称之为「时间管理」。

三、「时间管理」都有哪些误区?

只有了解了一个知识的局限性,才能真正拥有一个知识。——查理·芒格

其想要掌握好「时间管理」这门修炼术,就必须知道他当中的有哪些误区。

误区一:时间必须分秒必争

其实时间管理的秘诀不在于分秒必争,它的秘诀在于“沉浸”二字,尊重你正在做的事情,享受你正在做的事情,认真对待你正在做的事情的一种状态,它里面包含着对生活的一份热爱和对未来的美好的预期。

误区二:一心可以多用

现代人特别喜欢给别人留下“多面手”的印象。比如说,一边做事一边听音乐,一边开车一边打电话,一边吃饭一边操作手机。有时候我们不是时间太少、事情太多,而是一直在暗示自己要同时做更多的事。原来做一件事的时间,现在我们希望可以做两件事甚至三件事。

斯坦福大学的研究表明,一个人能同时兼顾几件事的说法只是一个美好的谎言。所谓的“多面手”根本抓不住重点。他们看起来好像每方面都兼顾到,没什么事能难倒他们,实际上每件事都做得不怎么样。

一般来说,员工在办公室每11分钟会被打断一次,他们每天有1/3的时间花在从干扰中恢复的过程中。

在不同的任务当中切换不是没有成本的。如果是简单的任务,多消耗的时间成本小于等于25%,如果是复杂的任务,多消耗的时间很有可能超过100%。结果我们在一个工作日里平均有28%的时间耗在任务切换上。

误区三:意志力无限

很多时候,我们会把成功和意志力捆绑在一起,好像有了意志力就一定能成功。但问题是,对于我们大多数人来说,意志力可不是你随传随到、想有就能有的,同时也不是取之不尽、用之不竭的。

我们可以把意志力看作一种需要比较长的时间来恢复的有韧性的“精神肌肉”。如果在一件事情上用的意志力太多,又不等它恢复就投入下一件事,我们的表现就会令人不满意。

误区四:每件事情都一样重要

成功并不因为我们忙碌就接近我们。我们往往多劳但没有多得,因为我们的忙碌很多都是盲目的。误以为每件事都很重要,想把它们都做完是我们经常犯的错误。

成功人士在做出决策之前,会先充分思考,直到找到主要任务,然后把主要任务当作核心,围绕主要任务做其他事。

很小的投入获得很大的成功这种情况是很多的,所以有选择地付出才能有效获得回报。

方法:我们可以把“待办事项清单”转变为“成功清单”。从你要做的事情当中,挑出最重要的20%。再在这20%里面缩小范围,直到找到最重要的那件事

四、如何进行「时间管理」?

我会从三个层面去阐述,如何进行时间管理,并且通过这三个层面把「时间管理」这门修炼术的效用最大化。

首先是「事情的选择」:最重要的事情只有一件

问自己一个关键的问题:我能做的最重要的事是什么?为什么做了这件事,就会让其他事变得更简单或者不再必要?

为了长期目标,我未来5年应该做的最重要的一件事是什么?为了5年目标,我今年应该做的最重要的一件事是什么?为了今年的目标,我本月应该做的最重要的一件事是什么?为了本月的目标,我本周应该做的最重要的一件事是什么?为了本周的目标,我今天应该做的最重要的一件事是什么?·为了今天的目标,我现在应该做的最重要的一件事是什么?

把所有目标一个个联系起来,直到你找到当下最重要的那件事。

《小强升职记》- 找到你的下一步行动


其次是「时间的分配」:留出不被打扰的整块时间

每天一定给自己留出几个固定的整块时间(半小时、1小时),原则上要求这几个整块时间,不能被干扰,包括网络、手机和人物的干扰,利用这几个整块时间来完成本周的重要任务。

在这几个整块时间中集中注意力,一次一个任务,可以使用番茄工作法,只要你开始习惯这种工作方式,能在很短的时间内明显的提高你的工作效率。

最容易安排出来的整块时候是早起后的半小时到1小时以及到工作公司后的一个小时,在这个时间段,一定要远离社交媒体、新闻等网络干扰,手机电脑都要取消各种通知提醒,静音。

在上班过程中是否能安排出不被打扰的整块时间,要看具体的环境和工作习惯,比如以前我喜欢把手机留在办公桌上,拿着笔记本电脑找到空的会议室,工作1-2个小时。

不被打扰的整块时间越多,你的工作效率也就越高,在这个时段内,尽量只做重要任务,而不是突发的紧急任务。

要是你一天中一个不被打扰的整块时间都安排不出来的,你的工作效率会很成问题,任务完成的质量也会比较差。

让你的同事们了解你的工作习惯,不要在整块时间内来打扰你。

最后是「精力的使用」:深度工作

深度工作指在没有干扰的专注下进行的工作,它可以把你的认知能力推向极限,最终得到具有创造性和高价值的工作结果。

从身体效能的角度,让我们在面对一件事情时,怎么才能把身体调整到一种巅峰状态,进而对时间进行高效的利用。

让自己可以在需要的时候达到自己最好的状态。第一,关注停顿点,谨慎选择自己的每一件事情;第二,管理心理能量,合理分配自己的精力;第三,理解注意力的特点,它不是每时每刻都能保持高效状态的,要学会顺应这个特点;第四,掌控饮食和运动,保持葡萄糖的稳定和保持轻量的运动是获得好状态的重要途径;第五,让环境为你服务,注意噪音和光线的控制,从身体效能的角度去把控时间管理。

深度工作实际上也会消耗你的意志力,前面也讲到,意志力并不是无限,如何合理的安排你的意志力就显得尤为重要。

你可以把意志力想象成手机的剩余电量指示条。每天早上它是充满电的,随着时间流逝,你在不断使用你的电力。意志力的电力是有限的,但你可以找到适当时间重新充电,它是有限的可持续能源。我们必须选好时机,在每天意志力最强的时候做最重要的事,并在它衰竭之前做完。意志力越强,成功越有保障。

五、「时间管理」有哪些行之有效的工具?

工具一:番茄工作法

列出每天工作任务,并分解成为一个个25分钟的任务,然后逐个执行完成。

一个任务要花的番茄钟,以番茄钟为单位进行统计。

(1)专注工作

无论是内部打断还是外部打断,番茄工作法都着重强调要保证在25分钟的时间内专注做同一件事情。

若遇到打断的情况:

(a)内部打断: 被自己的念头和想法所打断。解决方法是将这些想法列入待办清单,不立即去做。

(b)外部打断:被外界因素打断。用告知、协商、计划、答复四个步骤去解决。

工作过程中最关键就是达到「沉浸」的状态,也就是大家常说的「心流」。d

心流是人们全身心投入某事的一种心理状态。如艺术家在创作时,人们处于这种情境时,往往不愿被打扰,即抗拒中断。心流状态被打断后,重新进入心流状态,需要10-15分钟时间。

工具二:时间管理矩阵,要事第一

要事第一,就是主动干掉一切「不重要」也「不紧急」的事:

拒绝大部分「紧急」,但「不重要」的事,直到下于15%,这样你就可以把65%—80%的时间花在「重要」但「不紧急」的事上,并因此,把焦虑之源,「重要」并且「紧急」的事情,减少到20%—25%,达到「忙」但「不焦虑」的「要事第一」的境界。


时间管理矩阵图

工具三:GTD

时间管理人戴维 - 艾伦提出「移动硬盘」式的时间管理方法

有三个核心:

1.收集

你需要有一个「收集篮」,安放那些从大脑里清除出来的事项,比如用印象笔记。收到电子邮件、看到好的微信文章,可以转发给印象笔记收集;在得到里听了一本书,可以打开文稿同步到印象笔记收集;突然有一个灵感,用手机上印象笔记的快捷键收集,等等。

清空大脑,把所有事情100%放入收集篮,是GTD的第一步。

2.处理

处理收集篮每一件事情,记住,你只有这6个选择:

删除:毫无价值的事,立刻删除。

归档:有价值的资料,移动「归档」

将来/可能:需要某个点去做的事情,移动「将来/可能」目录。

等待:这件事需要指派其他人完成,就立刻指派,然后移到「等待」目录。

下一步行动:需要你亲自完成的,移到「下一步行动」目录。

项目:为项目建一个专门的目录,定期回顾处理。

3.回顾

早上往办公室一坐,我今天干什么呢?打开「下一步行动」目录,一件一件做就好了。

如果「下一步行动」里面是空的呢?看看「项目」里哪些事情,有没有进展?「将来/可能」里那些事情,有没有值得做的?「等待」里那些事情,别人都完成了吗?

都没有。找点事情放入收集篮吧,然后,随时回顾、每天回顾、每周回顾。

最后引用李开复的对于时间管理的一段话与大家共勉:

人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间。才华越来越多,但是时间越来越少,我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了,我们的时间少了,而才华没有增加,那就是虚度了时光。所以,我们必须节省时间,有效率地使用时间。

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