前几天，新来的同事表情严肃地把我叫到身旁。
当时吓了一跳，感觉会有大事。
曹将，你是怎么管理文件的啊？
原来是新来公司，陆续接收了大量的文档。存文档容易，直接丢进一个文件夹，可是后期找起来就麻烦了。
说实话，这个问题之前自己也遇到过。
今天就分享一些解决方案。
1.要删的文件暂时先留着。
这个是血泪的教训。
有时「以为」没用的文件，就会顺手删除。可是过一段时间后又发现，它还有用处。于是只能望着垃圾箱恨自己当时手贱。
后来改进了流程：
1.以为没用→临时文件夹
2.一个月后发现确实没用→垃圾箱
3.再过一段时间集中删除
毕竟，如果一个月后都觉得没用，那么应该也不会再用了。
2.重要文件扫描备份。
虽然现在大多数都是电子文档，但也会遇到一些纸质文件，比如合同。
这类文件一般牵涉多方利益，一不小心，容易引起纠纷。
为了避免一些不必要的麻烦，我会把相关材料（包括呈批件、合同、付款单等）都扫描备份，以防不时之需。
常用的备份软件包括：
扫描宝：印象笔记家出品，同步印象笔记很方便。之前比较喜欢用。
Scanner Pro：可同步印象笔记，也可同步到支持 WebDAV 的共享盘，比如坚果云、Dropbox。现在的主力。
扫描全能王：可同步印象笔记，也可同步到 Dropbox、印象笔记、百度网盘等。很多朋友使用。
3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。
笔记软件是个好东西，但大多数朋友使用时都会面临一个问题：纠结到底将笔记存放在哪个文件夹里。
如果时间紧急，这个思考过程反而会耽误时间。
所以，我索性建了一个「默认笔记本」，不确定的时候就都丢在里面。
等到空闲时间，再集中分配。
4.重要的物品注明保存位置。
之前去一个同事住处，发现他那里像刚被打劫过一样。
询问之后才发现，原来他刚刚是在找户口本，可怎么都找不到，索性翻了个底朝天，终于在某个角度找到。
关于重要物品，我喜欢在印象笔记里注明它在哪个抽屉。
等到需要的时候，直接搜索。
千万不要高估我们大脑的记忆力！
5.定期备份。
之前勒索病毒吓坏了好多人，也让大家开始意识到备份文件的必要性。
在备份这件事上，我有两个场景：
第一，核心文件随时备份。
这里推荐一下坚果云，直接在文件夹处点击右键，即可选择同步。之后在里面添加或者修改，都会自动在云端备份。
第二，每隔三个月定期备份。
Win 10 系统有个好处，可以设置插入移动硬盘后自动备份电脑文件。具体操作路径如下：
1.插入移动硬盘；
2.点击桌面右下角的「通知」符号，然后选择「所有设置」；
3.选择「更新和安全」；
4.点击「备份」；
5.在「更多选项」里，可以设置需要备份的文件夹。
PS：移动硬盘我买的是西部数据。
6.文件标签管理法。
文件命名其实也有讲究。
传统的命名一般是***工作报告。
进一步是***工作报告20170717。
我的方法则是：同时标注相关人，比如 ***工作报告#201707017#曹将。
这个好处是，增加一个维度，方便之后检索。
在检索上，推荐一个工具：Everything。它能够非常非常快的根据关键字找到文件，强烈推荐！
7.微信好友添加后及时备注。
说到标签管理，这里多说一个帮助很大的习惯：对好友进行备注。
在微信上，很多朋友都只是一面之缘。将来某天他突然发来「在吗」，第一反应一般是「他是谁？什么时候认识的？」，尴尬至极。
几次之后，我开始做一个改变，在备注里注明相关信息，比如：
1. **的前女友
2. 有点胖
3. 9月17日午饭
4. 做了一个关于互联网的分享
不在乎形式，只在乎根据这些相关词，能记起两人之间的联系。
8.电子邮件自动归档。
很多朋友都会使用 QQ 邮箱，这里推荐一个它的杀手级功能：邮件自动归档。
它的好处是，只要邮件满足某个固定的准则，比如发件地址都是「@***.com」，那么自动归入某个文件夹。
操作方法是：
第一，点击 QQ 邮箱上方的「设置」。
第二，选择「收信规则」，点击「创建收信规则」。
第三，设置相关的收信规则，例如：
根据发件人设置，也就是如果来自同一个邮件地址，则自动归集。
根据发件域设置，也就是来自同一个邮箱自动归集。
根据发件主题设置，例如如果都包含某个关键词，则自动归集。
有了这个操作，邮件所属就清晰了。
划个重点
1.要删的文件暂时先留着。桌面设置「临时文件夹」。
2.重要文件扫描备份。推荐「扫描宝」「扫描全能王」和「Scanner Pro」。
3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。
4.重要的物品注明保存位置。推荐在笔记软件里记录，比如印象笔记。
5.定期备份。一是通过坚果云备份特定文件夹，二是通过硬盘自动备份整个电脑文件。推荐西部数据硬盘。
6.文件标签管理法。***报告 #时间 #相关人。推荐搜索工具「Everything」。
7.微信好友添加后及时备注。
8.电子邮件自动归档。工具「QQ邮箱」。
我是尾巴
我是个很笨的人，很多东西都记不住。
但后来发现，笨也是个好事，因为这样，我会去借助工具来把一系列琐事归集整理。反而腾出大脑容量去做其他事。
这样看来，做一个笨人也挺好的，哈哈。
