作为一名职场人士,每个人可能都经历过这样的情形,周例会上老板让大家就开会的某一个主题展开进行讨论,比如本次新产品的市场推进方案,大家在会议上倒是都各抒己见,说的头头是道,每个人都觉得自己的想法不错,领导看大家都讨论的相当精彩,然后说会后请大家就本次会议讨论的主题各自提交一份完整的方案,一听到让提交方案,所有人都陷入了沉默。
我想,你也一定碰到过这种情形,大部分人沉默的原因是发现会后领导让自己提交方案,但自己打开电脑时大脑一片空白,无法准确的把自己在会议上的讨论内容形成一份完整的书面表达。
很多人把这个归咎于自己不善表达,其实是因为自己原本就不知道应该讲什么,会议上大家你一句我一句,都是零散的不成体系的想法,并没有形成一个完整的具有逻辑关系的提案。
那么在这样的一个情况下,如何做才能将会议讨论要点与自己的想法完美结合,形成一个完整的可操作性方案呢?
高田贵久的这本《精准表达》将告诉你,如何让你在短时间内做出一份完美的提案并通过领导及合作方的审核。在书中高田贵久通过逻辑思考能力,验证假说能力,会议设计能力以及商务文本制作能力四个方面,教你如何让策划方案成功通过的技巧,掌握这些技巧说不定你从此就可以摆脱领导的“魔爪”,翻身一跃成为甲方爸爸了呢。
高田贵久毕业于日本京都大学法学部,法学专业毕业的他让他比其他人早早具备了严密的逻辑思考能力和良好的表达能力。加之他在Arthur •D.Little和BCG(波士顿咨询公司)等知名咨询公司多年的职业咨询顾问经历,让他获得了杰出的提案能力,因为为各大知名企业提交过无数的方案,因此总结出了很多实用的让方案快速得到认可的技巧。
这本书的一个亮点在于他通过一个虚构的完整商务故事贯穿于其中,每章都通过故事,解说,总结三个部分组成,以真实的商务现场环境为背景,详细介绍了一个方案从产生到通过每一步所存在的问题及解决方法。
那么接下来我们来看一下到底如何做才能制作出一份打动人心的方案。
01 打磨你提交方案的技术
为什么要打磨你提交方案的技术呢?因为不论是在公司,学校,还是家庭生活中,几乎我们所有人每天都要在各种情境下提交各种方案。掌握这种出色提交方案能力的人自然能让事情按照自己的所想去进行。
比如在公司中如果你能提交一份让领导和客户满意的方案,你就能得到升职加薪的机会,进而就可以慢慢过上自己想要的生活。再比如在生活中,如果你能为家人们提交一次满意的出行之旅方案,我想你的家人一定会非常感激你为他们所做出的付出,那么你一定会得到更加美满的家庭生活以及内心情感满足。
反之如果你不具备这样的提案能力,那么你将会面临诸多损失。所以提案能力是每个人都必须具备的基本能力。
但是并不是说你具备了这样的基本能力,就能万无一失。当你提出一个方案,最重要的在于这个方案是否能通过然后产生相应的价值。
那么如何才能让你的方案得到领导认可呢?
回到我们前文所说的,领导让你就会议讨论主题出一个方案,你明明听懂了大家的讨论,脑子里也塞满了各种信息和想法,但你就是无法提笔做出一份完整的方案。
为什么呢?因为你缺少书面沟通能力。
高田贵久在《精准表达》中指出,所谓书面沟通能力包括两点,一是指能对事物进行合理的思考,二是指向对方进行进行妥当的表达。当合理思考及妥当表达二者兼备时,你的方案才有可能得到通过,二者缺一不可。
那么接下来看一下合理思考以及妥当表达都必须具备哪些条件呢?
02 合理思考所必须的条件
1、组织语言时的逻辑思考能力
逻辑是我们经常提到的一个词,尤其是在商务场合中。有人说不一定什么时候都要讲逻辑,有时候不用说那么多,对方也能听懂所说的话,就是我们常说的心有灵犀一点就通。但这里有个前提就是,这个和你心有灵犀的人可能你们已经认识很长时间并且通过长时间的相处和合作等培养出了一定的默契度,所以才不用你讲一堆具备逻辑的话。
但商务场合就不一样了,双方都是第一次见面并且都是具备不同背景以及价值观的人,如果不能通过一套行之有效的逻辑思考方法让对方在特定的时间和场景下认可你,那么就有可能会失去很好的商务合作机会。我想这不是公司乐以见到的事情吧。
高田贵久在《精准表达》中提出,逻辑思考能力包括横向逻辑和纵向逻辑,当你按照横向或者纵向两种组织方法将语言有效组织起来,就可认定是有逻辑的状态。其实所谓的横向逻辑和纵向逻辑对应的就是我们物理学中说到的并联和串联状态。再通俗地讲横向逻辑是并排连接的状态,代表的是总分关系,没有遗漏和重复。纵向逻辑是竖直连接的状态,代表的是因果关系。
当你在实际谈判或者沟通中出现对方反问自己,
“真是这样的吗?”
说明在此次的沟通中纵向逻辑组织的并不好,也就是因果关系薄弱,说明你的论据不充分,不足以支撑自己提出的论点。
而当对方提出“只是这样吗?”
说明横向逻辑组织的不好,未能合理把握整体思路,出现了遗漏和重复。放到方案中来讲就是考虑不全面,一个完整合格的方案既要覆盖范围广,又不能出现无意义的观点重复。否则客户只能认为你没有站在他们的角度考虑全面,没有认真了解他们的情况而敷衍的做出一份方案,也就是我们俗称的应付。
但有一点必须明确,无论你采用了哪种逻辑思考方法,最终逻辑合理与否是由对方判断的,而不是你自己。因为真正懂逻辑的人是能让任何人都听懂自己的意思。就像我们常说的,当你觉得别人什么都不懂自己很厉害的时候,恰恰说明可能是你什么都还不太懂。
我们都知道,在商务场合中最重要的是说服对方,让对方从心底里认可自己,所以逻辑思考能力是基础而并非目的。具备基本的逻辑思考能力后还需要同时具备另一项能力,即
2、验证假说能力
所谓验证假说能力是指在提交方案之前,你首先要自己预想客户可能会问到的问题,然后事先准备好答案打消客户的疑问。同时你需要自身论点明确,论据充足,也就是你必须告诉客户你是根据什么得出这个建议或者结论的。
高田贵久在《精准表达》中提到,验证假说能力的获得需要通过5个步骤,分别是
理解目的
确认讨论的立场和明确对方的要求。讨论的立场包括两种,要求对方做判断和只想让对方倾听。我们不排除有只需要让对方倾听的时候,比如你心情不好时候可能就只想要有个人能听你讲话就好。但在日常职场以及商务沟通中,大多数的交流沟通都是要求对方做出判断的。想想看,上司是不是希望你对他的指示做出执行说明,比如是否可操作,如何去操作等等。
把握论点
所谓论点就是影响到对方最终判断结果的判断项目。换句话说你得明确对方关心的点在哪里,顺着对方关心的点去说,你的方案自然容易得到客户认可。
构筑假说
构建假说的三个步骤,牢记论点、时刻想着答案是什么、广泛阅读大量信息。
虽为假说,但必须牢记假说不能无凭无据,凭空出现,要基于你的假说能自我得到验证。
实施验证
实施验证需要正确的逻辑和坚实的证据。也就是上面我们说到的,不能无凭无据,凭空出现。尽管验证很难,但是一旦成功了就能终止争论,推动方案进一步往下执行。
提取启发
所谓的提取启发就是我们经常说的总结自己的方案要点。这个过程中需要注意的是,
正确理解目的和论点
把握论点的核心
不要设计无法验证的方案
03 妥当表达所必须的条件
在上文我们反复提到一份合格的方案不只是逻辑合理就可以了,还必须有相应的材料支撑表达。也就是说你需要选择一个合适的载体把自己的方案呈现出来,高田贵久在《精准表达》中讲到,妥善表达所必须的条件有两个,分别是会议设计的能力和制作商务文本的能力。
会议设计的能力
一说到会议职场的每一个人都很熟悉,因为每个公司都会涉及到会议。但似乎工作中繁琐无聊的会议已经让大家对会议产生了一定的抵触。之所以出现这样的情况是因为没有好好设计会议。一个设计合理的会议是非常有助于方案的通过。那么在设计一场会议时应该注意什么呢?
高田贵久在《精准表达》中指出两点,分别是会议设计的着陆点和着陆形式,所谓着陆点就是会议的定位,对于参会人员来说,提前明确会议主题定位非常重要。如果参会者因为不知道会议主题,讨论一定会偏离预想,这样自然会导致方案的可执行性大打折扣。
除了要明确主题之外,还需要注意会议的着陆形式,其实通俗讲就是会议的设计风格。如果设计出对方喜欢的会议风格,自然有助于方案的通过。因为顺着对方的理解方式及思考模式设计出来的东西更容易获得对方理解。
制作商务文本的能力
商务场合中恰当的把自己的想法以更加丰富吸引人的方式呈现出来是十分有必要的。所以制作商务文本的能力也是必须要掌握的,这是确保你在职场精进的基本功。只有掌握好了基本功,才能更好的吸收和运用“高阶功法”。具体练就方法包括5个步骤,分别是,
文字信息,图表,幻灯片,资料包,材料,熟练掌握这5步法,就能制作出一份合格的商业文本了。
其实《精准表达》这本书看似在教你如何在最短时间内制作出一份打动人心的方案,更重要的是教你如何更好的去表达自己。无论你是求职学生,职场新人,还是商务精英,甚至是管理层,我们每个人都需要去更精准的表达自己。因为只有你能清楚准确的表达出自己所思所想,别人才能更好的理解你,认识你。那么我想你自然能很快的获得职场精进之道。