图卡笔记15:怎样归纳整理信息?

怎样归纳整理信息?

为什么要进行信息的分类呢?

首先,我们的大脑一次性接收到的信息量有限,很难去识别长段、复杂的信息;其次,大脑有自动归类重组相近事物的能力,这就意味着同类的事物更利于大脑记忆存储。

根据大脑的这些特性,麦肯锡创建了一个通用的信息分类法则,即MECE五种分类法:

1. 二分法:
简单理解就是把信息分成A类和非A类,比如男和女、成年人和非成年人、专业和业余等等,这种分类方式在日常生活中较为常见。

2. 过程法:
就是按照事情发展的时间、流程、程序来对信息进行逐项分类。特别适用于对项目进展或项目阶段的汇报。当然,日常用到的日程表、解决问题的各步骤、阅读进度等等都可以采用这种分类方式进行规整。

3. 要素法:
这种分类方式旨在说明事物的各方面特征。例如公司部门组织图、描述对方优点等等,生活中也很常用。

4. 公式法:
按照公式设定的要素来进行分类,只要公式能够成立,这样的分类也就符合MECE法则。

5. 矩阵法:
这种分类方式对于擅长时间管理的人而言,一点都不会陌生。当我们晨起或者到了办公室时,都会习惯先规划一天的事项或工作安排,这时候往往会用四象限来整理:① 重要且紧急;② 重要不紧急;③ 不重要但紧急;④ 不重要也不紧急。这个方法是让我们列出所有事项,同时又能清楚先后的执行次序。

MECE法则的五种分类法,强调要保证各要素之间不交叉,也不要遗漏,也就是“相互独立,完全穷尽”。不重复,也不遗漏,才能保证信息的清晰完整。

特定场景的分类模型

李忠秋老师给出了两个工作中常用的分类模型,一个是在考虑市场战略时采用,叫3C模型,按照公司、顾客和竞争对手三个要素进行战略归类,防止出现战略考虑不到位、定位偏差、资金亏损等情况;另一个是在做市场营销决策时采用的4P结构模型,将产品、价格、渠道和营销全方位考虑,可以防止制定决策时出现考虑不周全带来营销短路的局面。

当然,除了这两个模型,我们平时还可以多积累一些好的信息整合模型,根据需求来有效运用。

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