只有在人类生活的主要领域，即人们训练自身反应、学习控制自身环境的过程中寻求自由的原则，才能得出有用的自由定义。
——沃尔特·李普曼
这些并非主观或纯粹理论性的建议，当我们想控制并稳定某些事情，令其发挥建设性作用时，大家都会这么做。如果你打算为朋友做顿饭，但到家时发现厨房一团糟，你会怎样处理？首先要确认摆放不到位的所有东西（收集）；决定保留什么，扔掉什么（理清）；把东西归位——放回冰箱、扔进垃圾箱，或放进水池（整理）；然后核对你的食谱，以及已有的食材和厨具（回顾），然后把黄油放进锅里融化，开始做饭（行动）。
这几个步骤的原理很简单。可能你没有察觉到，不过这确实就是我们习以为常的处理事情的方法。但是根据我的经验，大多数人在这5个阶段中，都还有很大的效率提升空间。我们对工作流程的管理包括了5个环节，并且管理的效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环。因此，除非所有环节都紧密结合，并按统一标准加以管理，否则，其最终效果将难以保证。
在生活和工作大背景下，大多数人都在管理工作的过程中效率严重低下，不过，在这个新世界带来的种种压力面前，这些不足之处正变得没那么突出。就在你阅读本书的时候，唾手可得的信息和不断发生的变化，使你的生活和工作变得更加复杂。只需打理杂乱的厨房，就能起到缓解作用！随着压力的增加，小疏漏会变成大问题。错过电子邮件、不履行承诺或是避免做决定都会扩大后果的影响力。由于相关待办事项数量不减，新任务的增加速度亦无放缓，如果不能掌握工作流程控制方法的话，无异于自讨苦吃。
大多数人在收集阶段存在着诸多纰漏。他们的大多数行动承诺只是想想罢了。人们的大脑会记录各种事务，包括必须做、应该做和想要做的事情，其数量之多超过了他们在其他任何地方所做的记录。
许多人收集了大量信息，但未能真正理清其中的内涵，也没能对于采取何种针对性行动（如果必要的话）做出决定。随处可见的随机清单，会议记录，以及贴在冰箱上、显示在电脑屏幕上或数字设备“任务”功能项下含糊的项目清单，实际上，这些清单上的待办事项并未付诸行动，并且会使人们变得麻木。这些清单本身制造的压力往往超过它们所能缓解的压力。
另一些人虽然及时做出了妥善的决定，但因未能有效组织整理相关成果，从而使其决定丧失了预想价值。他们确定应将某事告知老板，但这个决定只停留在他们的大脑深处，无法在适当的情形下以可靠的形式加以施展。
还有一些人虽然拥有良好的管理系统，但却未能持续回顾相关内容，以使其发挥作用。他们可能拥有各种有效的清单、计划和备忘录（通过收集、理清和组织生成），但未能及时对其进行更新或充分利用。许多人并不能持续跟进所要处理的重大事项，不能及时更新待办事项和截止日期，难免变成最后一分钟焦虑的受害人。
