实用办公APP推荐分享

简介


1、云同步,支持电脑、手机客户端(ios,Android)、微信;

2、支持分享,协调工作;

3、分类:网盘存储类、笔记类、提醒类、其他类


APP推荐分享


坚果云



个人办公团队协作综合分析3 个角度来介绍坚果云这一服务

1  个人办公

在如果您有多个设备(电脑、手机、平板),并希望随时随地通过任意设备访问自己的文件,那么仅需在每个设备安装坚果云客户端并登陆同一账号,坚果云会自动帮您将指定文件夹(同步文件夹)同步到所有设备中。并且在任何一个设备中创建、修改文件,也会实时同步到其他设备。即使您的其他电脑处于关机或无网络连接状态也没有关系,坚果云会在连接网络后立即将文件同步到最新状态。


坚果云客户端同时支持以下平台:Windows(Windows XP以上系统)、Mac OS X(Mac OS X 10.8+)、Linux (Ubuntu/Debian/Fedora等Linux发行版)、iPhone/iPad(iOS 8.0+)、Android(4.2+)

比如我们在我们的电脑上建立了一个同步文件夹「华发城运&坚果云」用于存放工作中常用到的资料。在文件夹中新建、修改文件,都将自动同步到云端,无论在家里、路上都能随时查看里边的文件。

2 协同办公

邀请小伙伴与自己使用坚果云同步同一个文件夹,伙伴可以将该同步文件夹实时同步到自己的电脑,也可通过坚果云网页版访问,轻松实现文档统一管理, 协同办公和集中备份的需求。

除此之外,您还可以设置伙伴对同步文件夹的访问权限:

可读写:伙伴可以查看、创建、修改、删除文件夹中的任意文件,他做的操作也会同步到您的电脑。

只读:您在文件夹中的操作会自动同步到伙伴的电脑,但伙伴不能在同步文件夹中创建、修改、删除任何文件。

只写:伙伴不能访问同步文件夹中的任何文件,只能通过网页给您提交文件。

坚果云支持多人团队对一个文件夹进行修改,并且这种修改也是实时性的。简单来说,就是当一个成员对某文档进行修改之后,这个文档就会自动同步到所有成员的电脑本地文件夹中。

自动同步能很大程度上避免团队处理文档的混乱导致冗余的工作量

比如 B 同事在自己的电脑上修改了团队协作的报告,修改的内容将会自动同步无需单独汇总,一是避免在复制粘贴中出现低级错误且节约时间;二是避免文件版本众多导致混乱的情况;三是整个团队可以实时看到整个报告的整体进展

为什么坚果云内文件版本会出现会混乱呢?

在坚果云上,一旦某个人在修改文档,该文档就会被锁定,只能查看不能修改。当编辑者编辑完之后,所有成员的电脑自动同步最新版本的文档,然后后来的编辑者就一定会在最新的版本上进行修改。

 再也不怕文件丢失!

坚果云会将我们的文档的历史版本保存在它的云服务器上,我们可以在坚果云找回文档的历史版本。不用担心成员不小心的误操作以及勒索病毒对我们电脑本地文件的恶意加密。

另外,通过端脑客户端,坚果云还支持历史文件和当前文件的对比

举个例子,运营管理中心正在协同编制6月份经营月报,团队成员可以很清楚的看到其他成员更新的具体细节,这会促使我们更快地完成整个报告。

 如何与微信、QQ连通?

我们经常会在QQ、微信中收到一些文件,可以利用坚果云 App 直接将这些文件用手机存入坚果云

然后点击收到的文件,比如一个 Word 文档,我们选择用「Microsoft Word」打开,然后点击右上角「共享」→「作为附件共享」-「文档」→「上传到坚果云」,将文件传到指定文件夹,便于后续编辑与分享。


这样团队文件就会出现在团队的坚果云文件夹中,后续可以进行方便的管理和修改。

3 综合分析(其他)

这部分将总体的概括坚果云值得推荐的特点

坚果云智能增量同步

当您在修改任意文件时,坚果云会通过智能分析,找出当前的文件和上一个版本之间修改的部分,在同步时只上传两个版本的差异部分,从而大大加快文件的同步速度、降低流量的消耗。对于某些类型的文件, 例如文档,数据库存档记录,邮件存档等, 该技术最高能将同步速度提高上百倍。另,压缩文件(常见的压缩文件除了压缩包以外,还包括jpg,png和tiff,各种视频文件等。)和加密过的文件(不包括加密过的Office文件),不支持增量同步;移动端坚果云App应用不支持增量同步。


同步稳定快速

在中国我们无法正常时刻访问「Dropbox」和「Google Drive」等云服务,虽然能访问微软的「One Drive」和苹果的「iCloud」,但是这两者的稳定性和速度一直饱受诟病。坚果云同步速度基本能达到2MB/s,而且在我多年的使用过程中从未出现过同步错误的情况。坚果云是国内当之无愧最可靠的云盘。

数据安全性

关于安全性,前面已经提到坚果云的历史文件特性不惧怕误操作和勒索病毒。不过更容易忽视的是坚果云对数据隐私的保护。它对数据的加密原理是:将我们的文件分割为多段在设备和云端进行传输,然后通过特定的算法还原整体文件。非商业机构「Qualys SSL Labs」对多种云服务的加密方式进行了评测,坚果云的安全评级是A级,而百度云的评级是C级

同步文件夹选择灵活

我们可以将电脑中任意多个已存在的文件夹设置为同步文件夹,这显得非常灵活,我们无需特意搬动文件。但还是建议尽量能够把多个同步文件夹放在统一目录下管理,这样能在管理文件的时候更加一目了然。

收费情况

坚果云免费版提供一个月 1 GB 的上传流量和 3 GB 的下载流量。一般来说,应对日常工作绰绰有余的。与办公无关的电影之类的文件不应该存储在坚果云,百度云服务更适合这些文件。

所以我建议大家先用免费版,它完全能满足轻量需求,有了重度办公需求之后(或者土豪)可选择专业版,专业版一年收费为人民币 199.9 元。


Dropbox

坚果云对标的产品,国内不能使用!很优秀,提及一下,希望以后能够用得上。


Evernote(国际版)


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滴答清单【滴答清单使用说明】

滴答清单 是一款帮助记录工作、任务,规划时间的应用,是TickTick 的中国服务器版本,易用、轻量、功能完整,支持 Web、iOS、Android、Chrome、Firefox、微信,还可以在你的网络日历中订阅滴答清单。

客户端添加任务

支持自然语言,直接设定好时间,如今天下午四点,7月2日下午3点;

设置简单,可以直接设置好时间、紧急程度、标签、所属清单等;

完成任务,点击复选框打“√”即可,界面友好

邮件转发—工作更省心

你正在办公室查看同事刚发来的邮件,邮件里提到的问题需要花些时间,但当前不便立即处理,怎么办?只需转发到 todo@mail.dida365.com (每个账户有特定的接收邮箱), 即可保存邮件内容到收集箱,方便晚点再处理。

保存微信消息设定任务

收到领导任务,直接转微信聊天框,便捷创建任务

梳理、检查待办事项简单

微信能直接查看“今天”、“明天”和“所有任务”,如上图所示

可以按清单、紧急程度、标签进行筛选检索,便于梳理出工作的轻重缓急,按想要的逻辑梳理事项

分享简单,协调工作


Processon(在线网站)【Processon-免费在线作图】


这是一款专业的在线协作绘图工具。它可以在线画流程图、思维导图、UI原型图、UML、网络拓扑图、组织结构图等等,和其他产品比起来有一个很明显的优势就是不用下载客户端。所以,不管是Mac还是Windows,只要有浏览器随时随地都能使用,真心点赞!

在线编辑,支持图形、模板丰富



在线编辑,不管是Mac还是Windows,只要有浏览器随时随地都能使用。

支持流程图、思维导图、原型图、网络拓扑图和UML等多种类型的绘制,并且模板丰富。思维导图也好、逻辑图也罢,都是帮助我们从抽象中来,到具象中去的方法,ProcessOn 会把这些方法加强,相信这种加强对常常需要“离散—总结—再离散”自己思维的伙伴来说,是有价值的。它为思维视觉化提供了更多可能。

简单易用,轻松绘制

对比Visio、XMind、Mindmanager等传统制图软件,Processon主打简单易用,没有多余的设置,整个绘制桌面简洁,但能满足大部分常规绘图的需求。

保存简单,分享便捷

绘制好的文件可以保存为各种常见格式,如PDF、图片等,并且支持在线分享,操作简单

~他山之石~


场景设定

7:00:滴答清单查看待办事项,清楚当天做什么,轻重缓急如何,最近有什么重点工作;

9:00:收到新任务,邮件/微信快捷录入滴答清单,以免忘记,如有明确时间要求的,当下设定好提醒时间;

9:30:打开坚果云同步文件夹,处理工作团队协同工作,了解其他同事负责部分进展情况;

10:00:滴答清单提醒开会,准时参会;

12:30:发现一篇有意思的文章,随手保存到Evernote;

14:00:工作需要,打开Processon绘制流程图,完成后进行分享;

17:30:滴答清单检查当天任务完成情况,做相应调整,预览第二天计划;

20:00:领导需要某个文件,电脑不在身边,手机打开坚果云,发送出去。

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