很多人都会用清单类应用,希望清单能帮助自己提升效率,实现梦想。我也是一个清单的爱好者,大约 10 年前便由 Remember the milk 入坑,期间辗转了 OmniFocus、Wunderlist、Todoist 等许多应用。但我一直不觉得效率有明显的改善,清单里的过期任务也越攒越多。这让我很困扰,使用清单,究竟会收获什么?
目前主流的清单类应用的工作流程,是快速记录、筛选排序、选择完成。这类应用,首先在「快速记录」上会花很大功夫,希望让用户充分享受到「所有闪现的灵感和需求, 都能一一记下来」的成功。它们在完成任务上也会做很多激励措施,很多应用在我们完成当天所有任务后,会蹦出诸如「恭喜」、「好棒」的字样来暗示我们今天的效率是多么的出色。Todoist 更是引入了「Karma」的积分系统,在我们录入或者完成任务时会增加分数,过期任务过多则会扣分,以此来表示并激励我们的生产力。于是,很多用户(包括我自己),会陷入疯狂收集(恨不得给 XX 发条短信的小事也要记上一笔)——尽力完成的循环中,以「显得」自己有着旺盛的生产力。
但清单忽略了一个本质问题:完成的更多,不等于效率越高,更不等于离梦想越近。清单无法回避如下几个弊端,而它们,决定了清单在某种程度上是效率的对立面。
- 选择障碍。直觉上我们会本能的觉得选择越多幸福指数越高。但据研究显示,当一个人对一件事拥有 6 个以上的选项时,就会出现过载的情况。选项越多,我们会更无所适从,并对最终选择的结果越不满意。于是对应到清单上,当我们好不容易梳理好今天要干的事情决定大干一场的时候,发现清单上赫然罗列着 50 多个任务。我们于是又会纠结于任务的选择,浪费更多的时间。
- 复杂度偏差。当我们面前放着两个任务可供选择,一个需要花费 13 分钟,一个需要花费 3 个小时,本能会驱使我们选择优先完成只需要花费 13 分钟的任务,以便在把任务从清单划去的行为中获取「瞬间快感」。这也意味着,一些需要花费很长时间的任务——如花 3 天编写一个新员工手册——将会拖延很久很久才会完成。
- 优先级难题。时间管理的四象限法我相信大家都不陌生。大多数清单应用也具备优先级设置的功能,使我们可以实践四象限法。但这里首先便给我们设置了一个优先级的选择难题,并且最后往往因为上下文、环境等叠加因素造成优先级选择的偏差和失效。如为汽车加油,放在今天可能是一个 C 级的任务,但是如果拖到了明天,也许就变成了一个 A++;又如大公司里,产品经理为了自己的需求能全部实现,将所有的优先级全部设置为最高。这样的优先级只是徒增选择负担。而在之后的任务执行阶段,我们又会因为本能,优先去选择那些「紧急不重要」的事情,而忽略「重要不紧急」的部分,以此来获取更多的瞬间快感。而那些重要的事情,也许也会拖延很久。
- 焦虑和挫败感。清单本意是希望由任务完成的愉悦,来激励用户继续完成下一个任务。但每天总有几个任务会因为这样那样的原因完成不了(总之我个人是如此),一段时间下来过期任务能攒上相当可观的数量。出于清单应用的本职工作,它们更注重于坚持不懈的将已过期列表放在显眼处,提醒着我们「效率太低,请快速解决」。不幸的是,由于蔡格尼克记忆效应,我们对未完成任务的焦虑远大于完成任务的瞬间快感。于是,伴随着过期任务的逐渐增多,我的焦虑与挫败感也直线上升。最终只能在某个时间点狼狈的更换一个清单应用使用,来躲避那些不愿回忆的挫败感。
这几大问题由于清单的工作方式,在使用过程中始终存在。最近,我转而实践如下的方法:
- 减少记录。因为对我最重要的事情,即便不记在某种 Todolist 里,我也能天然的记得清清楚楚。这样会有相当一部分事情被遗忘,而在我看来合情合理,遗忘=不重要。这个信息爆炸的时代里,我们用自己的大脑天赋做了一层很好的筛选。当然我们可以用一些更有仪式感的行为,来激励自己向目标的努力。如把目标当成锁屏界面,打印出来挂在大门上等等。
- 使用日历,而不是 Todolist。有一篇很标题党的文章,富豪不使用 To-do Lists,告诉我们富豪使用的都是日历。对于我们工作中紧急的任务、有时间点的任务,我会选择在日历中标记出来。日历有很完善的提醒功能,能帮我组织、合并碎片时间以预留出大片完整时间,从而投入去做重要的事情。
- 不主观判断任务重要性。列出人生目标,那些有助于实现目标的任务,就是重要的任务。就我自身而言,优先级只有两种,目标相关的任务、与目标无关的任务。每天的时间,应该更多去处理与目标相关的任务。
- 定期回顾。每天、每周、每月,我都会回顾我的任务完成情况。一个马马虎虎的周期,虽然仍会带来一定挫折感,但重要的是这次我可以思考改善的方法,避免下一次错误。而一个完成度高的周期,会带来满满的成就感,激励我去完成下一个周期。
至少,我不再苦恼于那些选择困难、不再焦虑于那越来越长的过期任务列表。用更多的时间,专注于当下的目标。
(首发于目标笔记)